Lønn

Arbeidsforhold

Før du går igang med å opprette et arbeidsforhold må selve kontaktkortet på den ansatte opprettes. Dette kan opprettes manuelt, eller ved å importere ved hjelp av standardimport. 

Deretter må arbeidsforholdet registreres:

1. For kunder som har GO lønn som første lønnssystem:

Opprett arbeidsforhold via meny-kontakter-ansatte. Velg ansatt for å redigere kontakt. Velg «arbeidsforhold» og trykk «Legg til nytt arbeidsforhold».

Legg inn relevant informasjon. Informasjon under «generelt» og «lønn» rapporteres via innsending av a-melding til Altinn.

ArbeidsforholdsID genereres automatisk av systemet ved å trykke OK.

 

2. For kunder som skal overføre ansatte til GO Lønn

Arbeidsforhold kan legges inn manuelt eller ved å importere arbeidsforholdene fra sist innsendte A02-melding fra forrige lønnssystem. Vi anbefaler å importere arbeidsforhold fra siste innsendte a-melding.

Go takler import av både zippet og utpakket A02-fil fra Altinn. Dersom A02-meldingen inneholder arbeidsforhold med sluttdato som du ikke ønsker å ha med inn i Go, så kan du redigere bort disse ansatte i fila før du importerer den til Go. 

NB! Noen få lønnssystemer (eks. Nettlønn) tar ikke med Arbeidsforholds ID i A02-meldingen. Når du importerer en A02-melding uten ArbeidsforholdsID, så vil hvert enkelt arbeidsforhold få tildelt en autogenerert arbeidsforholds ID fra Go. 

 

2.1 Importer arbeidsforholdene fra a-melding

For å importere arbeidsforhold fra siste A02-melding velg meny import:

Det er svært viktig at man tar en grundig sjekk av de importerte verdiene.

Ta ut rapporten «Arbeidsforhold» fra Go og sammenlign denne med A07-avstemmingsinfo som du kan bestille fra Altinn. Sjekk at all informasjon er identisk med A07 rapporten. Sjekk spesielt datoer for "Siste lønnsendring" og "Siste stillings %-endring", samt hvilket virksomhetsnummer det tidligere er innrapportert på og arbeidsforholds ID. Her finner du en oversikt over hva som blir importert fra A02-meldinga.

Send inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn knappen for sjekk av at alle arbeidsforholdene er korrekt lagt inn før første lønnskjøring:

 

2.2 Manuell oppretting av eksisterende arbeidsforhold

Ved opprettelse av eksisterende arbeidsforhold manuelt er det viktig at all informasjon legges inn identisk med det som tidligere er meldt inn via a-meldingen til Altinn fra annet lønnssystem. 

Sjekk også informasjon under arbeidsforhold - lønn.

Send inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn knappen for sjekk av at alle arbeidsforholdene er korrekt lagt inn før første lønnskjøring:

Arbeidsforhold-ID må være det samme som i gammelt lønnssystem. Dersom man ikke fyller ut noe arbeidsforholdsID, vil Go tildele en ID automatisk. Da vil A03-tilbakemeldingen melde feil pga manglende rapportering av de arbeidsforholdene som ligger med gamle ID'er i gammelt lønnssystem. Dersom man havner i en slik situasjon, så kan man avslutte de gamle arbeidsforholdene i gammelt lønnssystem per siste dato i perioden før innrapportering fra Go Lønn

 

 

3. Endre arbeidsforhold fra juridisk organisasjonsnummer til virksomhetsnummer i GO

Fra januar 2020 er det obligatorisk å bruke organisasjonsnummer for virksomhet/underenhet (virksomhetsnummer) når du sender a-melding med arbeidsforhold. Les mer om dette på Skatteetaten.no .

NB: Det er to alternativer for hvordan denne overgangen kan gjøres. Sjekk av A07 for sist innrapporterte måned vil gi deg svar for hvilket alternativ du kan bruke. Bruk av feil alternativ vil medføre feil i rapporteringen din. Se punkt 3.1 og 3.2 lengre ned i artikkelen.

Merk! Du må ikke sende inn arbeidsforhold både på virksomhet ( JUR-VIRK) og hovedenhet  (JUR-JUR) i samme måned. Endringen i rapportering fra hovedenhet til underenhet skal skje fra en måned til den neste.

 

Legg til virksomhet med virksomhetsnummer under innstillinger – lønn – lønnsinnstillinger - virksomhet.

mceclip3.png

NB: At virksomhetsnummer legges til under innstillingene her påvirker ikke arbeidsforhold som er opprettet før dette. Se punkt 3.1 og 3.2.

 

3.1 Hvis alle aktive arbeidsforhold i GO idag innrapporteres på juridisk organisasjonsnummer.

mceclip0.png

Rapporter ferdig lønn for siste måned det er rapportert med JUR-JUR. Det er ikke nødvendig å sette sluttdato på arbeidsforholdet som er registrert mot JUR-JUR hvis alle arbeidsforhold har vært rapportert inn med JUR-JUR. 

Før det kjøres lønn på neste måned endres "virksomhet" inne på alle eksisterende arbeidsforhold til JUR-VIRK:

mceclip1.png

Man skal IKKE sette sluttdato på JUR-JUR og ny startdato på JUR-VIRK.

En slik endring fra en måned til den neste går greit så lenge man bare har 1 underenhet i Enhetsregisteret (inkl. opphørte). 

Det vil også fungere HVIS man setter sluttdato på JUR-JUR og ny startdato (dagen etter) på JUR-VIRK. Men dette er ikke nødvendig. Skal helst unngås!

 

Tips: Skal du korrigere lønn tilbake i tid, så benytt lønnskjøringstypen "korreksjon" da denne kun sender inn inntektsinformasjon registrert i lønnsutkastet. Denne lønnskjøringstypen rapporterer ikke inn arbeidsforhold.mceclip2.png

 

3.2 Dersom du i tidligere har innrapportert på JUR-JUR og JUR-VIRK, og skal endre til virksomhetsnummer i Go:

Hvis man i måned 1 har sine ansatte/arbeidsforhold fordelt på JUR-JUR og JUR-VIRK, så er det ikke bare å endre alle arbeidsforhold til JUR-VIRK og rapporter på måneden etter. Da vil man få F108 for de som var rapportert på JUR-JUR måneden før.

Derfor må man sette sluttdato for ansatte/arbeidsforhold som var rapportert på JUR-JUR og rapportere det i måned 1. Sjekk A07 at alle ansatte som er rapportert med JUR-JUR når har fått sluttdato i måned 1. JUR-VIRK endrer man ikke på.

Når sluttdato er registrert i Altinn kan det inn på arbeidsforholdet til den ansatte endres fra JUR-JUR til JUR-VIRK. Fjern sluttdatoen. Sett startdato på arbeidsforholdene du flytter fra JUR-JUR til  JUR-VIRK til dagen etter du har satt sluttdato på arbeidsforhold som tidligere er oppgitt på JUR-JUR.

Send så inn kun arbeidsforhold fra "Altinnknappen" under "Meny / Kontakter / Ansatte" for å sjekke mot Altinn at alt ok før du kjører første lønn for måned 2. Det er viktig å sende inn for påfølgende måned (ikke samme måned som du avsluttet JUR-JUR).

mceclip4.png

Merk! Du må ikke sende inn arbeidsforhold både på JUR-VIRK og JUR-JUR i samme måned. Endringen i rapportering fra hovedenhet til underenhet skal skje fra en måned til den neste.

Les for øvrig mer om innrapportering av arbeidsforhold og bruk av arbeidsforholdsID i i veiledningen til a-meldingen.

 

Tips: Skal du korrigere lønn tilbake i tid, så benytt lønnskjøringstypen "korreksjon" da denne kun sender inn inntektsinformasjon registrert i lønnsutkastet. Denne lønnskjøringstypen rapporterer ikke inn arbeidsforhold.

 

4. Arbeidsforhold skal avsluttes

Hvis en arbeidsforholdsID skal avsluttes; sett inn sluttdato.

Kjør lønn eller send inn arbeidsforhold via Altinn knapp.

Når a-meldingsretur er ok, hak av for «arbeidsforholdet er avsluttet og ferdig rapportert».

 

5. Arbeidsforhold er avsluttet og ferdig rapportert

Dersom man ikke setter hake for at "Arbeidsforholdet er avsluttet og ferdig rapportert", så vil den ansatte komme med som Utelatt på påfølgende lønnskjøringer. 

Arbeidsforholdet som er satt med sluttdato vil fortsatt bli rapportert inn til A-ordningen ved godkjenning av lønn.

Ved å sette på hake for «arbeidsforholdet er avsluttet og ferdig rapportert» vil den ansatte ikke komme opp i utkast til lønn. Den ansatte vil heller ikke bli rapportert med neste a-melding når haken er på.

Haken kan slåes av igjen slik at man kan foreta utbetaling av opptjente feriepenger/evt etterbetalinger med samme arbeidsforholdsopplysninger som tidligere. Er det kun utbetaling av feriepenger så vil ansatte med feriepenger tilgode komme opp i lønnskjøringstypen "feriepenger" selv om haken for "avsluttet og ferdig rapportert" er satt på.

 

6. Faste lønnslinjer

Det anbefales å avvente registrering av Faste lønnslinjer - dette gjøres enklest fra første lønnskjøring.

Dersom man abonnerer på Timeregistrering trenger man ikke å opprette fast lønnslinje for Timelønn - denne lønnslinja vil bli automatisk opprettet når man velger å ta med Timeføringer i en lønnskjøring. 

Vær obs på at alle lønnslinjer som ligger som Faste lønnslinjer vil komme med uten forskuddstrekk når man velger lønnskjøringstypen Feriepenger. Faste lønnslinjer som man ønsker å trekke skatt av må da overstyres til å trekke skatt (prosenttrekk/tabelltrekk).

 

 

 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse