Lønn

Før du går igang med å opprette et arbeidsforhold må selve kontaktkortet på den ansatte opprettes. Kontaktkort kan opprettes manuelt, eller ved å importere ved hjelp av standardimport. 

Deretter må arbeidsforholdet registreres:

1. For kunder som har PowerOffice lønn som første lønnssystem:

Opprett arbeidsforhold via Meny > Kontakter > Ansatte. Velg ansatt for å redigere kontakt. Velg «arbeidsforhold» og trykk «Legg til nytt arbeidsforhold».

Legg inn relevant informasjon. Informasjon under «generelt» og «lønn» rapporteres via innsending av a-melding til Altinn.

ArbeidsforholdsID genereres automatisk av systemet ved å trykke OK.

 

2. For kunder som skal overføre ansatte til PowerOffice Lønn

Arbeidsforhold kan legges inn manuelt eller ved å importere arbeidsforholdene fra sist innsendte A02-melding fra forrige lønnssystem. Vi anbefaler å importere arbeidsforhold fra siste innsendte a-melding.

PowerOffice takler import av både zippet og utpakket A02-fil fra Altinn. Dersom A02-meldingen inneholder arbeidsforhold med sluttdato som du ikke ønsker å ha med inn i PowerOffice, så kan du redigere bort disse ansatte i fila før du importerer den til PowerOffice. 

NB! Noen få lønnssystemer (eks. Nettlønn) tar ikke med Arbeidsforholds ID i A02-meldingen. Når du importerer en A02-melding uten ArbeidsforholdsID, så vil hvert enkelt arbeidsforhold få tildelt en autogenerert arbeidsforholds ID fra PowerOffice. 

 

2.1 Importer arbeidsforholdene fra a-melding

For å importere arbeidsforhold fra siste A02-melding velg Meny > Import:

Det er svært viktig at man tar en grundig sjekk av de importerte verdiene.

Ta ut rapporten «Arbeidsforhold» fra PowerOffice og sammenlign denne med A07-avstemmingsinfo som du kan bestille fra Altinn. Sjekk at all informasjon er identisk med A07-rapporten. Sjekk spesielt datoer for "Siste lønnsendring" og "Siste stillings %-endring", samt hvilket virksomhetsnummer det tidligere er innrapportert på og arbeidsforholds ID. Her finner du en oversikt over hva som blir importert fra A02-meldinga.

Send inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn knappen for sjekk av at alle arbeidsforholdene er korrekt lagt inn før første lønnskjøring:

2.1.1 Importer arbeidsforholdene fra en Visma.net fil:

 

• Benytt samme fremgangsmåte som for import av A02, men velg i stedet "Visma.net" under meny - import arbeidsforhold.
• Importerer man ansatte uten yrkeskode og stillingstype, slik som et par av de ansatte i filen, blir disse opprettet med arbeidsforhold typen "Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold"
• Hvis man importerer en A02, og arbeidsforhold id ikke samsvarer med den som ligger på arbeidsforholdet til den ansatte, vil arbeidsforholdet bli oppdatert dersom den ansatte kun har et arbeidsforhold og dette arbeidsforholdet er skapt gjennom en visma .net xml import. Med andre ord vil det være mulig å beholde arbeidsforhold id gjennom å først importere visma .net xml import og importere a02 etterpå. Da overskrives arbeidsforhold IDen.

• Merk at dette er ikke nødvendig hvis man bruker alternativ 2 https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/arbeidsgiver/a-meldingen/veiledning/arbeidsforholdet/spesielle-forhold/bytte-lonnssystem/ og de må være obs på å ikke rapportere arbeidsforhold mellom en visma .net xml import og en a02 import hvis de skal beholde arbeidsforhold id.

 

2.2 Manuell oppretting av eksisterende arbeidsforhold

Ved opprettelse av eksisterende arbeidsforhold manuelt er det viktig at all informasjon legges inn identisk med det som tidligere er meldt inn via a-meldingen til Altinn fra annet lønnssystem. 

Sjekk også informasjon under arbeidsforhold - lønn.

Send inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn knappen for sjekk av at alle arbeidsforholdene er korrekt lagt inn før første lønnskjøring:

Arbeidsforhold-ID må være det samme som i gammelt lønnssystem. Dersom man ikke fyller ut noe arbeidsforholdsID, vil PowerOffice tildele en ID automatisk. Da vil A03-tilbakemeldingen melde feil pga manglende rapportering av de arbeidsforholdene som ligger med gamle ID'er i gammelt lønnssystem. Dersom man havner i en slik situasjon, så kan man avslutte de gamle arbeidsforholdene i gammelt lønnssystem per siste dato i perioden før innrapportering fra PowerOffice Lønn

 

 

3. Endre arbeidsforhold fra juridisk organisasjonsnummer til virksomhetsnummer i PowerOffice

NB: At virksomhetsnummer legges til under innstillingene her påvirker ikke arbeidsforhold som er opprettet før dette. Se punkt 3.1 og 3.2.

 

3.1 Hvis alle aktive arbeidsforhold i PowerOffice i dag innrapporteres på juridisk organisasjonsnummer.

Rapporter ferdig lønn for siste måned det er rapportert med JUR-JUR. Det er ikke nødvendig å sette sluttdato på arbeidsforholdet som er registrert mot JUR-JUR hvis alle arbeidsforhold har vært rapportert inn med JUR-JUR. 

Før det kjøres lønn på neste måned endres "virksomhet" inne på alle eksisterende arbeidsforhold til JUR-VIRK:

Man skal IKKE sette sluttdato på JUR-JUR og ny startdato på JUR-VIRK.

En slik endring fra en måned til den neste går greit så lenge man bare har 1 underenhet i Enhetsregisteret (inkl. opphørte). 

Det vil også fungere HVIS man setter sluttdato på JUR-JUR og ny startdato (dagen etter) på JUR-VIRK. Men dette er ikke nødvendig. Skal helst unngås!

 

Tips: Skal du korrigere lønn tilbake i tid, så benytt lønnskjøringstypen "korreksjon" da denne kun sender inn inntektsinformasjon registrert i lønnsutkastet. Denne lønnskjøringstypen rapporterer ikke inn arbeidsforhold.

 

3.2 Dersom du i tidligere har innrapportert på JUR-JUR og JUR-VIRK, og skal endre til virksomhetsnummer i PowerOffice:

Hvis man i måned 1 har sine ansatte/arbeidsforhold fordelt på JUR-JUR og JUR-VIRK, så er det ikke bare å endre alle arbeidsforhold til JUR-VIRK og rapporter på måneden etter. Da vil man få F108 for de som var rapportert på JUR-JUR måneden før.

Derfor må man sette sluttdato for ansatte/arbeidsforhold som var rapportert på JUR-JUR og rapportere det i måned 1. Sjekk A07 at alle ansatte som er rapportert med JUR-JUR når har fått sluttdato i måned 1. JUR-VIRK endrer man ikke på.

Når sluttdato er registrert i Altinn kan det inn på arbeidsforholdet til den ansatte endres fra JUR-JUR til JUR-VIRK. Fjern sluttdatoen. Sett startdato på arbeidsforholdene du flytter fra JUR-JUR til  JUR-VIRK til dagen etter du har satt sluttdato på arbeidsforhold som tidligere er oppgitt på JUR-JUR.

Send så inn kun arbeidsforhold fra "Altinnknappen" under Meny > Kontakter > Ansatte for å sjekke mot Altinn at alt ok før du kjører første lønn for måned 2. Det er viktig å sende inn for påfølgende måned (ikke samme måned som du avsluttet JUR-JUR).

Merk! Du må ikke sende inn arbeidsforhold både på JUR-VIRK og JUR-JUR i samme måned. Endringen i rapportering fra hovedenhet til underenhet skal skje fra en måned til den neste.

Les for øvrig mer om innrapportering av arbeidsforhold og bruk av arbeidsforholdsID i i veiledningen til a-meldingen.

 

Tips: Skal du korrigere lønn tilbake i tid, så benytt lønnskjøringstypen "korreksjon" da denne kun sender inn inntektsinformasjon registrert i lønnsutkastet. Denne lønnskjøringstypen rapporterer ikke inn arbeidsforhold.

 

4. Arbeidsforhold skal avsluttes

Les mer om avslutning av arbeidsforhold her.

 

5. Kopiering av arbeidsforhold

Skal det opprettes nytt arbeidsforhold på en ansatt, så kan du kopier et eksisterende arbeidsforhold på den ansatte.

Marker det arbeidsforholdet som skal kopieres og trykk "kopier"

All informasjon under fanene Generelt, Lønn og Faste lønnslinjer kopieres. Arbeidsforholds ID genereres når det nye arbeidsforholdet lagres. Tilpass informasjonen på det nye arbeidsforholdet og trykk OK.

Sjekk at haken for "standard" står på riktig arbeidsforhold.

 

6. Faste lønnslinjer

Det anbefales å avvente registrering av Faste lønnslinjer - dette gjøres enklest fra første lønnskjøring.

Dersom man abonnerer på Timeregistrering trenger man ikke å opprette fast lønnslinje for Timelønn - denne lønnslinja vil bli automatisk opprettet når man velger å ta med Timeføringer i en lønnskjøring. 

Vær obs på at alle lønnslinjer som ligger som Faste lønnslinjer vil komme med uten forskuddstrekk når man velger lønnskjøringstypen Feriepenger. Faste lønnslinjer som man ønsker å trekke skatt av må da overstyres til å trekke skatt (prosenttrekk/tabelltrekk).