Timeføring

Fakturaforslag

I denne artikkelen vil vi gi informasjon om fakturering av timer, fastpris og viderefakturering av kostnader fra bilagsføringen. Dette gjøres via fakturaforslag som du enkelt finner ved å gå på:

Meny > Salg > Fakturaforslag

Mer detaljert informasjon om viderefakturering av kostnader kan leses i artikkelen viderefakturering av prosjektkostnader.

Alle føringer som gjøres i timeregistreringen og bilag som merkes med prosjekt på kostnader vil automatisk oppdateres i fakturaforslagslisten.

Listen består av 4 faner som inneholder følgende:

  • Oversikt: widgeter som viser hvor mye som ligger til fakturering
  • Kunder: Viser timeføringer som BARE er tilknyttet kunde, viser IKKE timeføringer som har tilknytning til oppdrag eller prosjekt
  • Prosjekt: Viser timeføringer som er tilknyttet prosjekter
  • Oppdrag: Viser timeføringer som er tilknyttet oppdrag

Nærmere beskrivelse av de ulike fanenes innhold kommer lenger ned i artikkelen

 

 

Tilgangsstyring

Det er mulig å tilpasse visning av faner for forskjellige brukere slik at de bare ser den informasjonen som de har behov for. Dette kan tilgangsstyres ved å gå til:

Meny > Firma > Brukere > Roller

Det er fire kategorier som kan tilgangsstyres:

  • Kunder
  • Alle prosjekter
  • Egne prosjekter
  • Oppdrag

Full tilgang:

Hvis en bruker får tilgang til alle kategoriene så vil denne brukeren også se alle fanene i fakturaforslaget.

 

 

Begrenset tilgang:

Har en bruker begrenset tilgang så vil denne brukeren bare ha tilgang til noen faner. Som vist i bildet nedenfor vil brukeren bare ha tilgang til kundefanen og oppdragsfanen. Prosjektfanen er ikke gitt tilgang til og dermed kan ikke denne brukeren fakturere på prosjekt.

 

 

 

Oversikt

Fanen "Oversikt" viser informasjon om fakturering av enten Kunder, Prosjekt eller Oppdrag.

Widgeter viser her beløp som ligger til fakturering og fordeling av denne på timer, stykk. fastpris og kostnader. Nøkkeltall for de ulike fanene er tilgangsstyrt og bruker vil bare kunne se de nøkkeltallene som er relevant for tildelt tilgang.

 

 

Felles for lister i de ulike fanene

Datofilteret i alle listene vil som standard vise dato fra 01.01 inneværende år og frem til dags dato. Timeføringer som er eldre enn dette vil da ikke vises, og dato lenger bak i tid må da settes.

Hver enkelt bruker kan tilpasse hvilke kolonner de ønsker skal vises i listen. Ved å trykke på den svarte kolonneheaderen vil det komme frem en dialog. Gå til "kolonner" og legg til eller fjern kolonner etter eget ønske.

 

 

Hvis et gult symbol vises i listen er dette et varsel som indikerer at det finnes timer som ikke er godkjent. Ved å trykke på symbolet vil en komme inn i rapporten "Timetransaksjoner" som da vil vise timene som ikke er godkjent.

Trykker bruker på den fakturerbare tiden i fakturaforslaget vil brukeren komme direkte inn i timetransaksjoner. Fra denne rapporten er det mulig, hvis en har tilgang til denne, å redigere eller oppdatere timeføringer før faktureringen gjennomføres. Dette er nyttig hvis det er ført feil, eller noen timeføringer mangler.

Det samme gjelder hvis en trykker på fakturerbar stykk, da kommer en direkte til rapporten stykktransaksjoner og kan redigere eller endre på føringer i fra denne rapporten.

Alle tekster og beløp i listen med blå farge indikerer at det kan drilles videre nedover til annen informasjon som gir flere detaljer.

 

Kunder

Fanen "Kunde" viser alle føringer som er gjort mot kunde. Her kan føringene kontrolleres og det kan herfra lages et utkast som går over til fakturamodulen for videre fakturering.

For brukerne som bare skal føre timer og fakturere på prosjekt og oppdrag/område så kan denne listen også brukes som en avviksfane hvor det er lett å se om det finnes føringer som ikke er påsatt prosjekt eller oppdrag/område.

Listen kan filtreres på flere måter for å lettere kunne minimere informasjonen som vises, samt vise kun det som er relevant for faktureringen som skal foretas.

Tilgjengelige filter er:

  • Dato 
  • Kunde  
  • Avdeling  
  • Kontaktgruppe 

I tillegg er det også mulig å fjerne og granulere informasjonen ytterligere ved å ta bort haker på disse alternativene før det faktureres:

  • Fakturerbar tid
  • Fakturerbar stykk
  • Ikke-godkjente føringer

Prosjekt

Under fanen "Prosjekt" vil all prosjektrelatert fakturering legge seg. Det vil si at bare føringer som har fått satt prosjekt enten i timeføringen eller bilagsføringen (kostnader) vil vises i listen over fakturerbare beløp.

Listen kan filtreres på flere måter og filtrene er tilpasset de prosjektrelaterte føringene som kommer inn her. Tilgjengelige filter er:

  • Dato
  • Kunde
  • Prosjektleder
  • Prosjekt
  • Kontaktgruppe
  • Avdeling
  • Prosjektkategori

I tillegg er det også mulig å fjerne og granulere informasjonen ytterligere ved å ta bort haker på disse alternativene før det faktureres:

  • Fakturerbar tid
  • Fakturerbare stykk
  • Ikke-godkjente føringer
  • Fastpris
  • Kostnader

Oppdrag

Under fanen "Oppdrag" vil all oppdragsrelatert fakturering legge seg. Det vil si at bare føringer som har fått satt oppdrag eller område i timeføringen vil vises i listen over fakturerbare beløp.

Listen kan filtreres på flere måter og filtrene er tilpasset de prosjektrelaterte føringene som kommer inn her. Tilgjengelige filter er:

  • Dato
  • Kunde
  • Avdeling
  • Oppdragsansvarlig
  • Kontaktgruppe

I tillegg er det også mulig å fjerne og granulere informasjonen ytterligere ved å ta bort haker på disse alternativene før det faktureres:

  • Fakturerbar tid
  • Fakturerbare stykk
  • Ikke-godkjente føringer
  • Fastpris

 

Lag fakturautkast

For å lage et fakturautkast fra fakturaforslaget må en eller flere linjer i lista merkes. Holdes shift-knappen nede samtidig som en velger linjer, kan en selv velge hvilke føringer som skal være med i fakturautkastet. Når linjer er valgt må det trykkes på den grønne knappen nede i bildet "Lag fakturautkast". Det vil da komme frem en dialog som viser totalbeløpet som er merket til fakturering. Det kan legges til en egen fakturatekst, det kan velges om de merkede linjene skal slås sammen med allerede eksisterende fakturautkast eller om det skal vises overskrifter og delsummer.

Videre trykkes det enten "Oppretter" - da vil det lages et fakturautkast som legger seg i menypunktet Salg > Faktura. Det vil også komme en grønn melding øverst til høyre i bildet med en link direkte til det opprettede fakturautkastet.  Eller det kan trykkes på "Avbryt" da forsvinner dialogen og bruker havnet tilbake til fakturaforslaget og kan deretter lage nytt utkast.

 

 

 

 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse