Oppstart PowerOffice

I denne artikkelen gir vi en kortfattet innføring i hvordan rollestyringen i PowerOffice fungerer, og hvor du finner rollestyringen. Vi beskriver også de fire standard rollene som finnes på alle nyopprettede klienter. Vi beskriver også hvordan administrator rollen skiller seg fra de øvrige rollene, og påpeker noe viktige aspekter ved rollestyringen som det er viktig å være klar over.

Brukere som skal ha tilgang til en klient i PowerOffice må tildeles en rolle. Rollen er med på å begrense tilgangen til ulike områder og funksjonalitet. Det er hensiktsmessig å definere rollen brukeren skal ha før vedkommende blir invitert inn på klienten.

Du finner rollestyringen under Meny - Brukere - Roller

Standard rolleoppsett

Alle nye PowerOffice klienter er på forhånd satt opp med fire standard roller:

• Daglig leder
• Regnskapsfører
• Revisor
• Standard

Ønskes det flere roller kan det enkelt legges til. I de fleste klientene er det nødvendig å opprette egne roller, eventuelt å redigere en av standard rollene.

Her er et bilde-eksempel som viser hvordan tilgang til "anleggsmidler" er rollestyrt: Daglig leder og revisor har lesetilgang, regnskapsfører har full tilgang og standard rollen har ingen tilgang.

Administratorer

I tillegg til de fire standard rollene finnes det en Administrator rolle.

Administrator rollen har tilgang til alt på klienten, og denne rollen kan heller ikke endres. For de andre rollene kan det på hver kategori velges mellom tre typer tilganger: Ingen tilgang, Lesetilgang eller Full tilgang.

Den brukeren som oppretter en ny klient i PowerOffice, vil automatisk bli tildelt administratorrettigheter. Administrator har full tilgang til alt.

Underkategorier

Tilgangene kan også begrenses på underkategori. Hvis en bruker for eksempel skal ha full tilgang til innstillingene i PowerOffice, med unntak av logger og e-post, gis full tilgang til kategorien. Kategorien åpnes og tilgangen til disse to underkategoriene fjernes. Kategorien får da status «Egendefinert».

Det er ikke mulig å kun gi lesetilgang til enkelte underkategorier. Dersom det gis lesetilgang til en kategori, vil brukeren ha lesetilgang til alle underkategoriene. Hvis det deretter settes hake på en underkategori, vil brukeren få full tilgang til denne, men samtidig miste lesetilgangen til de andre underkategoriene.

Når det gjelder tilgang til Rapporter, Mobil og Innstilinger vil det ikke gis noen tilgang om det kun gis lesetilgang. På disse punktene må det enten gis Full tilgang eller Ingen tilgang. 

Mange av tilgangene henger sammen, avhengig av hvilken type oppgave som skal utføres i PowerOffice. En ansatt som skal fakturere, bør også ha tilgang til kontakter, produkter og prosjekter for å kunne utføre løpende vedlikehold av registrene under faktureringen.

Vær oppmerksom på følgende

Vær oppmerksom på kategorien «Brukere og roller». Hvis en bruker har full tilgang til underkategorien «Administrer roller» kan vedkommende tilegne seg selv tilganger den ikke skal ha. Har en bruker full tilgang til «Administrer brukere» kan de invitere andre brukere med en av de tilgjengelige rollene (unntatt administrator). En bruker kan da invitere seg selv på nytt (på en annen e-post adresse) med en rolle som har flere tilganger enn brukeren skal ha.

Her et et bilde som viser menypunktet "administrer brukere":