Oppstart PowerOffice

De ulike brukerne som skal ha tilgang til klienten må tildeles ulike roller, - med begrenset tilgang til ulike områder og funksjonalitet. Det kan det være hensiktsmessig å definere rollen brukeren skal ha før vedkommende blir invitert inn på klienten.

Meny > Brukere > Roller

En PowerOffice-klient er på forhånd satt opp med fire roller i tilegg til Administrator-rollen; Daglig leder, Regnskapsfører, Revisor og Standard. Ønskes det flere roller kan det enkelt legges til. I de fleste selskapene er det nødvendig å både opprette egne roller og å redigere standard-rollene.

Aministratorrollen har tilgang til alt. For de andre rollene kan det på hver kategori velges mellom 3 typer tilganger: Ingen tilgang, Lesetilgang eller Full tilgang.

Tilgangene kan også begrenses på underkategori. Hvis en bruker for eksempel skal ha full tilgang til innstillingene i PowerOffice, med unntak av logger og e-post, gis full tilgang til kategorien. Kategorien åpnes og tilgangen til disse to underkategoriene fjernes. Kategorien får da status «Egendefinert».

Det er ikke mulig å kun gi lesetilgang til enkelte underkategorier. Dersom det gis lesetilgang til en kategori, vil brukeren ha lesetilgang til alle underkategoriene. Hvis det deretter settes hake på en underkategori, vil brukeren få full tilgang til denne, men samtidig miste lesetilgangen til de andre underkategoriene.

Når det gjelder tilgang til Rapporter, Mobil og Innstilinger vil det ikke gis noen tilgang om det kun gis lesetilgang. På disse punktene må det enten gis Full tilgang eller Ingen tilgang. 

Mange av tilgangene henger sammen, avhengig av hvilken type oppgave som skal utføres i PowerOffice. En ansatt som skal fakturere, bør også ha tilgang til kontakter, produkter og prosjekter for å kunne utføre løpende vedlikehold av registrene under faktureringen.

Vær oppmerksom på kategorien «Brukere og roller». Hvis en bruker har full tilgang til underkategorien «Administrer roller» kan vedkommende tilegne seg selv tilganger den ikke skal ha. Har en bruker full tilgang til «Administrer brukere» kan de invitere andre brukere med en av de tilgjengelige rollene (unntatt administrator). En bruker kan da invitere seg selv på nytt (på en annen e-post adresse) med en rolle som har flere tilganger enn brukeren skal ha. 

Den bruker som oppretter en ny klient i PowerOffice, vil automatisk bli tildelt administratorrettigheter. Administrator har full tilgang til alt.