Følg

Opprett bilagsgodkjenning

Skal rutine for bilagsgodkjenning praktiseres på klienten, må dette settes opp.

Åpne meny og velg «Innstillinger».

Meny_innstillinger.png

Gå på «Godkjenning» under kategorien kjøp.

Velg det oppsettet som passer bedriftens rutine for bilagsgodkjenning.

Velges ingen godkjenning, posteres faktura direkte etter kontering. Velges ett nivå må faktura godkjennes av en bruker (eks daglig leder) før postering. Hukes det av for to nivåer må faktura først godkjennes av en bruker (eks mellomleder) før den går videre til personen som er angitt på nivå to (eks daglig leder). Hukes det av for "Kontroller" (eks regnskapsfører) går alle typer bilag til denne personen før postering, uavhengig av valgt godkjenningsmetode.

Sett også antall dager en faktura skal ligge til godkjenning hos bruker før den automatisk blir avvist. Hvis avvist, går faktura tilbake til bilagsføring, ev. appen hvis bilaget er en reiseregning.

Godkjenningsinnstilligner_faktura.png

Aktivèr antall nivåer bilagene skal godkjennes på. Antall nivåer som aktiveres vil gjelde for alle typer bilag som kan eller skal sendes til godkjenning. Brukere som angis på de ulike nivåene, vil hovedsakelig være den som mottar bilaget for godkjenning.

Hovedregelen er at alle bilag kan posteres direkte fra bilagsføringen så lenge kontroller ikke er aktivert.

Ingen godkjenning

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, vil mottaker godkjenne bilag på ett nivå, det vil si at bilaget posteres eller går til kontroller (hvis dette er aktivert), når mottaker godkjenner bilaget. Foreslått godkjenner er blank.

  • Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på ett nivå og sendes til angitt godkjenner automatisk.
  • Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
  • Unntak 3: Foreslått godkjenner for leverandørfaktura og leverandørkreditnota vil hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins.

Ett nivå

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, vil mottaker godkjenne bilag på ett nivå, det vil si at bilaget posteres eller går til kontroller (hvis dette er aktivert), når mottaker godkjenner bilaget. Foreslått godkjenner vil være eventuell angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

  • Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på ett nivå og sendes til angitt godkjenner automatisk.
  • Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
  • Unntak 3: Leverandørfaktura og leverandørkreditnota MÅ sendes til godkjenning for ett nivå. Foreslått godkjenner hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins. Hvis ikke angitt foreslås angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

To nivå

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, må bilaget godkjennes på begge nivåer før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert). Det vil ikke være mulig å angi mottaker som godkjenner når bilaget godkjennes fra nivå en. Mottaker etter godkjenning fra nivå en vil alltid være den brukeren som er angitt på nivå to i godkjenningsinnstillingene.

  • Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på to nivå før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert) og sendes til angitt første nivås godkjenner automatisk før denne godkjennes og overføres videre til angitt andre nivås mottaker for godkjenning.
  • Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
  • Unntak 3: Leverandørfaktura og leverandørkreditnota MÅ sendes til godkjenning for begge nivåer før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert). Foreslått godkjenner for første nivå hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins. Hvis ikke angitt foreslås angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

Kontroller

Er kontroller aktivert, skal alle bilag innom dette nivået for godkjenning før postering.

Unntak for alle nivåer: Reiseregninger med lønnsinnberetningspliktige refusjoner der lønnsystem er satt til Huldt & Lillevik i reiseregningsinnstillingene, vil ikke bli postert av siste godkjenner, men bli lagt som godkjent i rapporten reiseregninger, klar til eksport.

Oppsett av godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg

Første og andre nivå's godkjenner følger en annet oppsett av godkjennere for bilagstypene reiseregning og utlegg som defineres på den enkeltes ansattkort i fanen stilling.

Godkjenningsinnstilligner_reiseregninger.png

Første nivå godkjenner:

  1. Angitt leder på ansattkort. Er ikke denne angitt, vil pkt 2 bli godkjenner.
  2. Angitt avdelings avdelingsleder på ansattkort. Er ikke avdeling angitt eller angitt avdeling mangler avdelingsleder, vil pkt 3 bli godkjenner.Avdeling_avdelngsleder.png
  3. Angitt standard godkjenner i reiseregningsinnstillingene. Er ikke denne angitt (navn står i kursiv), vil pkt 4 bli godkjenner.Reiseregning_standardgodkjenner.png
  4. Angitt 1 nivå's godkjenner i godkjenningsinnstillingene. Er ikke denne angitt, vil pkt 5 bli godkjenner.
  5. Abonnementsadministrator.

For at en bruker skal komme med i listen over mulige valgbare godkjennere, må brukeren enten: 

- Være knyttet mot et ansattekort, eller

- Brukeren må være administrator og definert som abonnements-administrator under Meny --> Innstillinger --> Abonnement: Abonnementsdetaljer. 

Andre nivå godkjenner:

  1. Angitt 2 godkjenner på ansattkort. Er ikke denne angitt, vil pkt 2 bli godkjenner.
  2. Angitt leders leder på ansattkort. Er ikke leder angitt, vil pkt 4 bli godkjenner. Er ikke leders leder angitt, vil pkt 3 bli godkjenner.
  3. Angitt leders avdelings avdelingsleder på ansattkort. Er ikke leder angitt med avdeling eller den angitte avdelingen på leder mangler avdselingsleder, vil pkt 4 bli godkjenner.
  4. Angitt 2 nivå’s godkjenner i godkjenningsinnstillingene.

Kontroller:

  1. Angitt bruker som kontroller i godkjenningsinnstillingene.

Oversikt over bilag som ligger til godkjenning hos de ulike brukerne, finnes i oversikten bilagsflyt. Herfra er det mulig å omdirigere fakturaer til andre personer.

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 1 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

2 Kommentarer

  • 5
    Avatar
    Tom Arne Andreassen

    Funksjonen "kontroller" bør kanskje ikke låses til en bestemt person? Den bør kanskje heller kobles til en rolle, f.eks. "regnskapsfører"? Alternativt at man kan velge om bilag skal kontrolleres av "person" eller "rolle"? Eller også at man kan legge til flere koontrollører? Ved låsing til bestemt person kan den være syk eller fraværende av andre grunner for kortere eller lengre tidsrom...

  • 0
    Avatar
    Torstein Iversen

    Er det muligheter for å få prosjektleder som standard godkjenner?

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.