Regnskap

OBS: første del av denne artikkelen omhandler bilagsgodkjenning. For informasjon angående godkjenning av reiseregninger og utlegg, se lenger ned under avsnittet "oppsett av godkjenner for bilagstype reiseregning og godkjenning". Dette følger en annen flyt.

Skal rutine for bilagsgodkjenning praktiseres på klienten, må dette settes opp.

Meny > Innstillinger > Godkjenning

Velg det oppsettet som passer bedriftens rutine for bilagsgodkjenning.

Velges ingen godkjenning, posteres faktura direkte etter kontering. Velges ett nivå må faktura godkjennes av en bruker (eks daglig leder) før postering. Hukes det av for to nivåer må faktura først godkjennes av en bruker (eks mellomleder) før den går videre til personen som er angitt på nivå to (eks daglig leder). Hukes det av for "Kontrollør" (eks regnskapsfører) går alle typer bilag til denne personen før postering, uavhengig av valgt godkjenningsmetode.

Sett også antall dager en faktura skal ligge til godkjenning hos bruker før den automatisk blir avvist. Hvis avvist, går faktura tilbake til bilagsføring, ev. appen hvis bilaget er en reiseregning.

Aktivèr antall nivåer bilagene skal godkjennes på. Antall nivåer som aktiveres vil gjelde for alle typer bilag som kan eller skal sendes til godkjenning. Brukere som angis på de ulike nivåene, vil hovedsakelig være den som mottar bilaget for godkjenning.

Hovedregelen er at alle bilag kan posteres direkte fra bilagsføringen så lenge kontrollør ikke er aktivert.

Ingen godkjenning

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, vil mottaker godkjenne bilag på ett nivå, det vil si at bilaget posteres eller går til kontrollør (hvis dette er aktivert), når mottaker godkjenner bilaget. Foreslått godkjenner er blank.

• Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på ett nivå og sendes til angitt godkjenner automatisk.
• Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
• Unntak 3: Foreslått godkjenner for leverandørfaktura og leverandørkreditnota vil hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins.

Ett nivå

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, vil mottaker godkjenne bilag på ett nivå, det vil si at bilaget posteres eller går til kontrollør (hvis dette er aktivert), når mottaker godkjenner bilaget. Foreslått godkjenner vil være eventuell angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

• Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på ett nivå og sendes til angitt godkjenner automatisk.
• Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
• Unntak 3: Leverandørfaktura og leverandørkreditnota MÅ sendes til godkjenning for ett nivå. Foreslått godkjenner hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins. Hvis ikke angitt foreslås angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

To nivå

Det er likevel mulig å sende bilag til godkjenning fra bilagsføringen. Velges dette, må bilaget godkjennes på begge nivåer før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert). Det vil ikke være mulig å angi mottaker som godkjenner når bilaget godkjennes fra nivå en. Mottaker etter godkjenning fra nivå en vil alltid være den brukeren som er angitt på nivå to i godkjenningsinnstillingene.

• Unntak 1: Reiseregninger som kommer inn fra app skal alltid godkjennes på to nivå før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert) og sendes til angitt første nivås godkjenner automatisk før denne godkjennes og overføres videre til angitt andre nivås mottaker for godkjenning.
• Unntak 2: Godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg er satt opp etter egne regler. Foreslått godkjenner hvis utlegg sendes til godkjenning, hentes fra disse reglene.
• Unntak 3: Leverandørfaktura og leverandørkreditnota MÅ sendes til godkjenning for begge nivåer før postering eller kontroll (hvis dette er aktivert). Foreslått godkjenner for første nivå hentes fra leverandørkortets standardgodkjenner hvis dette fins. Hvis ikke angitt foreslås angitt bruker på ett nivå i godkjenningsinnstillingene.

Kontrollør

Er kontrollør aktivert, skal alle bilag innom dette nivået for godkjenning før postering.

Oppsett av godkjenner for bilagstype reiseregning og utlegg

Første og andre nivå's godkjenner følger et annet oppsett av godkjennere for bilagstypene reiseregning og utlegg. Dette oppsettet defineres på den enkeltes ansattkort i fanekortet godkjennere.

Angi godkjenner(e). Utlegg og reiseregning kan fint ha ulike godkjennere om det er ønskelig. Godkjennere som er foreslått av systemet (angitt i kursiv), vil være følgende:

Første godkjenner (nivå 1)

1. Angitt leder på ansattkort i fanekort ansatt. Er ikke denne angitt eller lederen ikke er en bruker, vil pkt 2 bli godkjenner.
2. Angitt avdelings avdelingsleder på ansattkort. Er ikke avdeling angitt, angitt avdeling mangler avdelingsleder eller avdelingsleder ikke er en bruker, vil pkt 3 bli godkjenner.
3. Angitt standard godkjenner i reiseregningsinnstillingene. Er ikke denne angitt (navn står i kursiv), vil pkt 4 bli godkjenner.
4. Angitt 1 nivå's godkjenner i godkjenningsinnstillingene. Er ikke denne angitt, vil pkt 5 bli godkjenner.
5. Abonnementsadministrator.

For at en bruker skal komme med i listen over mulige valgbare godkjennere, må brukeren ha rettighet til godkjenning i rollestyringen, i tillegg til å enten: 

- være knyttet mot et ansattekort, eller

- være administrator og definert som abonnements-administrator under Meny > Innstillinger > Abonnement > Abonnementsdetaljer. 

Andre godkjenner (nivå 2)

1. Angitt leders leder på ansattkort. Er ikke leder angitt, eller lederen ikke er en bruker, vil pkt 3 bli godkjenner. Er ikke leders leder angitt, vil pkt 2 bli godkjenner.
2. Angitt leders avdelings avdelingsleder på ansattkort. Er ikke leder angitt med avdeling eller den angitte avdelingen på leder mangler avdelingsleder, vil pkt 3 bli godkjenner.
3. Angitt 2 nivå’s godkjenner i godkjenningsinnstillingene.

Kontrollør

1. Angitt bruker som kontrollør i godkjenningsinnstillingene.

Oversikt over bilag som ligger til godkjenning hos de ulike brukerne, finnes i oversikten bilagsflyt. Herfra er det mulig å omdirigere fakturaer til andre personer.