Profileringsmaler i PowerOffice
I denne hjelpesenterartikkelen viser vi deg hvordan du tilpasser profileringsmalene til din klient i PowerOffice. Vi viser også hvordan du får satt på din firmalogo på utgående dokumenter. Profileringsmaler behandles i wordformat som kan redigeres og kopieres eller du kan legge til en egendefinert mal. Flettekodene kan plasseres i wordmalen der det passer best for ditt firma. Vi anbefaler at profileringsmalene blir justert dersom for eksempel e-postadressen eller web-adressen til ditt firma er lang. Nederst i hjelpesenterartikkelen ligger eksempler på alle typene profileringsmaler (blanketter) som følger nye PowerOffice-klienter, samt profileringsmal med girodel.
Se også denne video som viser hvordan du tilpasser profileringsmalene i PowerOffice
Generelt om profileringsmaler
Profileringsmaler i PowerOffice finner du på menypunktet Meny > Innstillinger > Profileringsmaler. De fleste klienter vil kun ha bruk for èn profileringsmal (ett sett med blanketter), men det kan legges til flere hvis ønskelig (for eksempel hvis fakturering skal gjøres på et annet språk enn norsk). Dersom standard profileringsmal passer ditt firma, trenger du kun å legge inn din firmalogo.
Opprettes et nytt malsett er det viktig at det nye malsettet blir lagt til som mal på alle de blankettene som skal brukes (tilbud, faktura, purring, inkassovarsel osv). Eksisterende profileringsmal kan også kopieres, for så å lage en ny spesialtilpasset mal ut fra denne. Skal egendefinert profileringsmal benyttes eller eksisterende endres, må flettekodene være korrekte. Tilgjengelige flettekoder ligger i denne pdf-oversikten.
Redigering av profileringsmal
I de fleste tilfeller er det kun aktuelt å redigere et eksisterende maloppsett. Trykk på profileringsmalens navn. Dialogboksen som åpnes har 9 faner; generelt, regionale innstillinger, tilbud, bekreftelse, plukkliste, følgeseddel, faktura, kreditnota, og purring. Under menypunktet purring er det samlet fem profileringsmaler.
- Generelt - inkludert opplasting av logo
I dette menyvalget angir du navn på profileringsmalen. Det er dette navnet som vises de plassene du kan velge profileringsmal, for eksempel i opprettelse av utgående faktura.
Firmalogo legges til ved å trykke «Velg fil», og deretter laste opp bildefil av firmalogo (bildefiler i png-format fungerer best, men andre filtyper kan også benyttes). Skalèr logo slik at den får en naturlig størrelse på blankettene. Kontrollèr utseende ved å lage en forhåndsvisning av faktura.
Klienter som ikke ønsker egen logo på dokumentene kan slette filnavnet i logofeltet. Da vil det ikke bli generert "Firmalogo her" på blankettene.
- Regionale innstillinger
Profileringsmalens regionale innstillinger angis her. Det er tre innstillinger; språk, datoformat og tallformat.
- Profileringsmalens språk kan settes til støttede språk på klienten. Vær oppmerksom på at det kun er systemgenererte tekster i profileringsmalen som oversettes.
- Tilgjengelige datoformater er;
- DD.MM.YYYY
- MM/DD/YYYY
- YYY-MM-DD
- Tallformatet angir hvilket tusenskilletegn som skal benyttes (mellomrom, komma eller punktum).
- Tilbud/Bekreftelse/Plukkliste/Følgeseddel/Faktura/Kreditnota
Skal annen profileringsmal enn standard benyttes lastes denne opp ved å trykke «Velg fil» og laste opp ønsket profilleringsmal. Det er mulig å inspisere malen i et tekstbehandlingsprogram (eks Word) ved å trykke på filnavnet. Det er samme fremgangsmåte for endring for alle profileringsmalene.
Rediger fakturamal
Det er mulig å redigere eksisterende fakturamal i et tekstbehandlingsprogram (eks Word) ved å trykke på filnavnet/ linken i menyen "Rediger profileringsmal > Faktura". Når dokumentet er åpnet i word, trykk på "Aktiver redigering". Velg deretter "Oppsett > Vis rutenett" fordi wordarket/malen består av tabeller. Dobbelklikk i wordarket for å aktivere teksten. Gjør dine ønskede tilpasninger ved å legge inn flettekoder/tekst. Lagre den nye malen lokalt på din maskin. Erstatt så den opprinnelige malen ved å trykke "Velg fil" i menyen "Rediger profileringsmal > Faktura" og bekreft med "Ok" i dialogboksen. Gå deretter til forhåndsvisning av et fakturautkast for å se om resultatet ble som ønsket. Skal noe endres må prosessen gjøres på nytt. Det er samme fremgangsmåte for endring for alle profileringsmalene.
Det er mulighet for å legge inn fast tekst på valgt profilmal uten å redigere selve malen. Benyttes standard profileringsmal vil denne teksten legge seg under dokumentinformasjonen.
- Purring/reiseregning
Skal annen profileringsmal enn standard benyttes lastes denne opp ved å trykke «Velg fil» og laste opp ønsket profilleringsmal. Det er mulig å inspisere malen i et tekstbehandlingsprogram (eks Word) ved å trykke på filnavnet. Det er samme fremgangsmåte for endring for alle profileringsmalene.
Eksempler på standard profileringsmal
Nedenfor viser vi standard maloppsett ((Standard Theme, Standard Theme English, Standard Theme foreign currency with VAT) som følger nyopprettede klienter. På eldre klienter der disse mangler, må profileringsmal(ene) opprettes manuelt. I tillegg har vi lagt ved eksempel på "Fakturablankett med girodel". Klikk på hver tekst som er link for å laste ned eksempelfilen.
Standard Theme
Maloppsettet for Standard Theme er med norsk tekst og uten IBAN og BIC/SWIFT i betalingsopplysningene.
Purring
Standard Theme English
Maloppsettet for Standard Theme English er med engelsk tekst og med IBAN og BIC/SWIFT i betalingsopplysningene. Husk å sette regionale innstillinger til engelsk for å få systemgenererte tekster på samme språk som maloppsettet.
Purring
Standard Theme foreign currency with VAT
Maloppsettet for Standard Theme foreign currency with VAT er det samme som Standard Theme English, men mal for faktura og kreditnota har tillegg for opplysninger om mva i norske kroner. Dette maloppsettet benyttes ved innenlands handel i fremmed valuta.
Fakturablankett med girodel
Last ned eksempel her: InvoiceTemplate med Giro.docx
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse