Oppstart PowerOffice

I denne artikkelen viser vi hvordan du endrer på firmainnstillinger etter at klienten er opprettet i PowerOffice. Firmainnstillinger finner du via Meny > Innstillinger > Firmainnstillinger. Alle feltene

Firma

Her fyll du inn informasjon om klienten. Det er viktig at dette er utfylt korrekt siden mye av informasjonen herfra settes på alle dokumenter som genereres fra klienten, herunder tilbud/ordre/fakturaer/påminnelser etc.

Bransje er her oppgitt på hovedkategori.

Benytter klienten et regnskapsbyrå som er partner av Poweroffice, skal det stå en partnerkode i feltet «Partner» som knytter klienten til regnskapsbyråets portefølje. Kontakt din regnskapsfører for å få denne oppgitt dersom koden mangler.

Adresse

Her fyller du inn klientens adresse. Dersom leveringsadresse er ulik postadresse, fjernes haken fra «Samme som postadresse» og leveringsadresse legges inn. Det er viktig at dette er korrekt utfylt siden adressen settes på alle dokumenter som genereres fra klienten, herunder tilbud/ordre/faktura/påminnelser etc.

Fakturamottak (EHF og e-post)

Det er to måter å motta elektroniske faktura på, via EHF og e-post. Vi anbefaler at begge metodene tas i bruk. Vi beskriver begge måtene under bildet. Se også denne videoen som viser hvordan du definerer ulike måter for å motta faktura til PowerOffice. I tillegg til EHF og e-post, kan bilag også lastes direkte opp i bilagsføringen eller sendes inn via vår mobil-app.

Motta faktura og purringer som EHF

For å motta EHF må firmaet være registrert i ELMA-registeret. I PowerOffice er det svært enkelt å registrere seg som mottaker av EHF. Huk av for «Motta faktura og purringer som EHF» og fyll inn kontaktperson, telefon og e-post. Virksomheten blir da automatisk registrert i ELMA-registeret og er umiddelbart klar for å kunne motta EHF-faktura (angitt kontaktperson vil motta en e-post som bekrefter registreringen). Vi anbefaler våre brukere å benytte seg av EHF til faktura og purringer.

Kontroller først at virksomheten ikke allerede er registrert i ELMA-registeret som mottaker i et annet regnskapssystem. Er firmaet tidligere registrert vil du ikke få slått på registreringen i PowerOffice. Vurder da å si opp det andre regnskapssystemet i ELMA når du går over til PowerOffice. Det vil komme feilmelding hvis virksomheten allerede er registrert via et annet system. Sjekk hos Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (anskaffelser.no) om din virksomhet allerede er registrert i ELMA. 

EHF kontering

EHF blir automatisk kontert i bilagsføringen og følger innstillingen som er satt på klienten (hoved) eller på hver enkelt leverandør. Det kan velges mellom tre innstillinger.

- Standardkonto: Bilag konteres etter angitt standardkonto på leverandørkort og standardkontoens angitte MVA-kode.

- Spesifiser per MVA-sats: Bilaget konteres med standardkonto, men deles opp per MVA-sats angitt i faktura. Eksempel: 25% MVA vil få MVA-kode 1, uavhengig hvilken MVA-kode som er knyttet til angitt standardkonto.

 - Spesifiser per produkt: Bilaget konteres med standardkonto, men deles opp med en konteringslinje per fakturerte produkt. Ved endring av hovedbokskonto på en eller flere konteringslinjer/produktlinjer vil kontoen lenkes til leverandørens produktnummer fra inngående faktura og lenkingen huskes til neste mottak av faktura fra samme leverandør. De ulike mottatte produktene kan så lenkes til produktnummer i klientens produktliste. Denne lenkingen vil også huskes til neste mottak av faktura fra samme leverandør. (Fakturaen må posteres for at dette skal bli lagret). 

Motta faktura og purringer på E-post
For å kunne motta elektroniske fakturaer og bilag på e-post, settes haken på for «Motta fakturaer og purringer på e-post». Fyll deretter inn ønsket brukernavn av e-posten i feltet «Faktura e-post». Vanligvis benyttes virksomhetens navn, en forkortelse eller virksomhetens organisasjonsnummer som for alle selskap etterfølges av @faktura.poweroffice.net.

Valgt epost-adresse for inngående faktura må være unik og kan ikke være benyttet av andre tidligere. Bilagene som sendes til denne adressen må være i PDF-format. NB: Informer alle nødvendige forretningsforbindelser om nytt bilagsmottak!

Altinn

Legg til datasystem-id og passord for kommunikasjon mot Altinn. Dette er nødvendig for å sende inn og motta a-meldinger, inntektsmeldinger og skattekort. 

Les mer på Altinn sine sider om hvordan man oppretter datasystem-ID og passord i Altinn: www.altinn.no. Gå til Profil --> Avanserte Innstillinger, og scroll ned til "Registrer datasystem". Legg til Poweroffice Go.

Bank

Angi bedriftens bankkontonummer som benyttes til inn- og utbetalinger (driftskonto). Bankkontoer må først opprettes via Meny > Innstillinger > Bankkontoer eller via "Legg til" i nedtrekksmenyen (ny meny åpnes).

Skal betalingene ettergodkjennes i nettbanken kan selskapet kan velge om det skal benyttes BankID eller passord ved godkjenning av betalinger i PowerOffice. Dette gjøres ved å velge/ikke velge "Bruk BankID for å godkjenne alle betalinger". Valget er ikke relevant dersom det benyttes Regnskaps godkjent betaling for da er BankID alltid et krav.

Kontakter

Viktige kontaktpersoner i virksomheten kan opprettes her. Benyttes for å registrere opplysninger om selskapets kontaktpersoner: Legg inn navn, telefon, e-post, fødselsår og personens rolle i selskapet.

Sikkerhet

Ta i bruk denne innstillingen for å sikre at alle brukere som skal ha tilgang til denne klienten, må ha aktivert tofaktorautentisering (2FA). Brukere uten tofaktorautentisering aktivert vil ikke få tilgang til klienten. Vi anbefaler på det sterkeste at kravet er aktivert for klienten. Det sikrer dataene dine på en mye tryggere måte. 

Trykk "Ok" for å lagre endringer som er gjort. Trykk "Avbryt" for å gå tilbake uten lagring av dine endringer.