Oppstart PowerOffice

I denne hjelpesenterartikkelen forklarer vi hva låsedato er i PowerOffice, og hvordan låsedato kan settes manuelt eller automatisk, sånn at bokføringspliktig kan lukke regnskapsperiodene. Det er ikke mulig å bokføre på, eller tidligere enn, låsedato. Ved opprettelse av klient settes låsedato i regnskapet til dagen før konverteringsdato (konverteringsdato er første dato klienten kan bokføre i PowerOffice). Systemet setter låsedato automatisk når mva-melding sendes til Skatteetaten. Låsedato kan endres manuelt og da vil en tekstboks be om begrunnelse for manuell endring. Det er også lagt til en historikk over endringene av låsedato for kontrollhensyn. I tillegg er det mulighet til å hindre korrigering og reversering av bilag som har posteringsdato i lukket periode. Låsedato ligger på menypunktet Meny > Innstillinger > Låsedato

Låsedato

Trykk på kalender for å velge ny låsedato eller skriv inn dato manuelt. Trykk «Ok» for å bekrefte.

Angi årsak til manuell endring av låsedato (påkrevd), og trykk «Ok».

Om det ikke skal være tillatt å korrigere/reversere bilag som har posteringer i lukket periode, må hake slås på for dette.

Historikk

Hver gang låsedato endres eller det er endring i innstilling for å forby korrigering/reversering av bilag med postering i lukket periode, loggføres dette under låsedatoens historikk. Er det mye tekst i årsak til endring, så kan du holde musepeker over teksten for å få fram tooltip som viser hele teksten.

I de tilfeller systemet flytter låsedato grunnet en brukers handlinger, blir det angitt systemgenererte tekster som årsak til endringen. Dette kan være endring av konverteringsdato, import av åpningsbalanse og innsending av mva-melding.

Settes låsedato manuelt tilbake i tid, vil brukeren som varsles på kategori "Innstillinger" i systemvarslene motta et varsel om at noen har endret låsedato.

Lovkrav i bokføringsstandarden

Norsk bokføringsstandard NBS 1, Sikring av regnskapsmateriale, kap 8.1

Bokføringspliktige som oppbevarer bokførte opplysninger elektronisk som grunnlag for
utarbeidelse av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, skal lukke
regnskapsperiodene.

NB: Klienter som ikke sender inn mva-melding, må manuelt låse regnskapet ved periodeslutt, for ivareta krav om elektronisk oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering. Hvis dette ikke er ivaretatt, må pliktige spesifikasjoner skrives ut ved periodeslutt.

Hver gang låsedato endres, loggføres dette under låsedatoens "Historikk" med tidsstempel og hvem som utførte handlingen. Bruker som endrer låsedato må også angi årsak til endringen som også loggføres i historikken. I tillegg går det ut varsel når en tidligere låst periode åpnes manuelt (låsedato settes tilbake i tid). Dette sikrer at kravene for elektronisk oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering er ivaretatt.