Faktura

Meny > Fakturaer

Oppsett i fakturainnstillinger bør gjøres i forkant av faktureringen.

I dette bildet utføres all fakturering/kreditering til kunder. En ordre/faktura/kreditnota kan ha 5 ulike statuser.

Utkast: Alle påbegynte, ikke fakturerte ordrer lagres her.

Bekreftet: Bekreftede ordrer lagres her, f.eks. repeterende fakturaer som ikke sendes ut automatisk og manuelle fakturaer som skal bulk faktureres (faktureres ut samtidig).

Repeterende: Det er mulighet for å sende samme faktura med fastsatte mellomrom. Det er valg mellom automatisk utsending eller klargjøre fakturaforslag for utsending (ordren må bekreftes for at faktura skal genereres/posteres og sendes ut). Les mer om repeterende faktura her.

Ubetalt: Alle fakturerte og utsendte fakturaer lagres automatisk under Ubetalt.

Betalt: Alle fakturaer som innbetales, flyttes fra oversikten Ubetalt til Betalt ved matching på reskontro.

Hvordan lage faktura/kreditnota

Trykk "Ny ordre" for å opprette et ordreutkast. Skal ordren være en kreditnota, settes det minus foran antall på varelinjen(e).

Ordrehode

Legg inn ønsket informasjon i ordrehode.

Kunde: Kunden som skal faktureres. I kundefeltet kan det søkes både på navn og nummer. Dette forutsetter at kunden er registrert i kontaktregisteret som kunde. Mangler ønsket kunde, kan den legges til via "Legg til kunde". Nærmere informasjon om hvordan kontaktregister opprettes finnes i artikkel oppretting av kontakter.

Deres referanse: Kundens kontaktperson. Hentes automatisk fra kundekort hvis angitt. Fins flere kontaktpersoner, velg blant disse i dropliste, eventuelt legg til ny kontaktperson fra droplisten. Feltet har søkefunksjon.

Dette feltet kan også angis med fritekst.

Leveringsadresse: Adressen som fakturerte varer skal leveres til. Primær leveringsadresse hentes automatisk fra kundekortet. Fins flere leveringsadresser, velg blant disse i dropliste, eventuelt legg til ny leveringsadresse fra droplisten. Er ikke leveringsadresse angitt på kundekort, vil postadresse bli ansett som leveringadresse. Feltet har søkefunksjon.

Leveringsdato: Estimert dato varene ankommer kundens lager. Ved fakturering vil denne bli satt med samme dato som fakturadato hvis den ikke overstyres.

Prosjekt: Prosjektet en faktura ønskes knyttet til. Hentes automatisk fra kundekort hvis angitt. Hvis ikke angitt, må prosjekt søkes opp. Velg blant alternativer i søk, eventuelt legg til nytt prosjekt fra resultatlisten. Nærmere informasjon hvordan prosjekter opprettes finnes i artikkel for oppretting av prosjekter.

Hentes prosjekt automatisk fra kundekort, hvor ordre unntaksvis skal faktureres kunden uten prosjekt, søk opp "Ingen prosjekt" og velg dette. Faktura vil posteres uten prosjekt.

Avdeling: Avdelingen en faktura ønskes knyttet til. Hentes automatisk fra kundekort hvis angitt. Hvis ikke angitt, velg blant disse i dropliste, eventuelt legg til ny avdeling fra droplisten. Feltet har søkefunksjon. Næremere informasjon hvordan avdelinger opprettes finnes i artikkel for Hvordan avdelinger opprettes finnes i artikkel for oppretting av avdelinger.

Hentes avdeling automatisk fra kundekort, hvor ordre unntaksvis skal faktureres kunden uten avdeling, velg "Ingen prosjekt" fra dropliste. Faktura vil posteres uten avdeling.

Vår referanse: Selger. Den som oppretter ordren blir automatisk satt som selger om ikke annet er angitt på kundekortet. Kan overstyres med andre ansatte på klienten.

Betalingsbetingelser: Hentes automatisk fra betalingsbetingelser fra kundekort. Mulig å velge blandt andre opprettede betalingsbetingelser fra dropliste. Er ikke ønsket betalingsbetingelse opprettet, må dette defineres først via Betalingsbetingelser.

Bestillingsnummer: Legg inn eventuelt bestillingsnummer. Er ordren angitt med prosjekt, og bestillingsnummer er lagt inn på prosjektet, vil dette automatisk komme fram. Kan overstyres.

Kontraktsnummer: Legg inn eventuelt kontraktsnummer. Er ordren angitt med prosjekt, og kontraktsnummer er lagt inn på prosjektet, vil dette automatisk komme fram. Kan overstyres.

Profileringsmal: Hentes automatisk inn fra kundekortet. Kan overstyres til andre profileringsmaler i dropliste.

Valuta: Hentes automatisk inn fra kundekortet. Kan overstyres til annen tilgjengelig valuta. Mangler ønsket valuta, må denne først tilgjengeliggjøres via Valuta.

Valutakurs: Angis automatisk. Får kursen til fakturadato hvis denne er mottatt i Go. Dagens kurs mottas ca kl 16.00. Kan overstyres.

Leveringsbetingelser: Hentes automatisk inn fra kundekortet. Kan overstyres i dropliste. Er ikke ønsket leveringsbetingelse opprettet, må dette defineres først via leveringsbetingelser.

Varelinjekolonner

Produkt: Søkes opp på enten produktnummer eller produktnavn. Dette forutsetter at produktet eksisterer i klientens produktregister. Manglende produkt kan legges til produktregisteret ved å trykke "Legg til"-knappen i bunn av dropliste.

Beskrivelse: Hentes automatisk fra valgt produkts produktkort og viser dets navn og beskrivelse. Teksten kan overskrives. Hvis produkt ikke angis, er det mulig å legge inn en egendfinert fritekst i dette feltet. Linjen blir da en fritekstlinje.

Prosjekt: Prosjektet en varelinje ønskes knyttet til. Arves automatisk fra ordrehode hvis angitt. Kan overstyres til et annet prosjekt.

Ligger arv fra ordrehodet i dette feltet, og det ikke ønskes knyttet til prosjekt, søk etter "Ingen prosjekt" og velg dette. Varelinjen posteres uten prosjekt.

Avdeling: Avdelingen en varelinje ønskes knyttet til. Arves automatisk fra ordrehode hvis angitt. Kan overstyres til et annen avdeling.

Ligger arv fra ordrehodet i dette feltet, og det ikke ønskes knyttet til avdelingen, velg "Ingen avdeling" fra dropliste. Varelinjen posteres uten avdeling.

Selger: Vår referanse. Arves automatisk fra ordrehode. Kan overstyres til et annen selger/ansatt.

Antall: Antall enheter som skal faktureres. Kan angis med inntil 4 desimaler.

Enhet: Enheten som produktet selges i. Hentes fra produktets produktkort. Kan overstyres.

Tilgjengelig: Viser antall tilgjengelige enheter på lager. Forutsetter at produktet er angitt som lagervare.

Kostpris: Viser produktets kostpris. Hentes fra produktets produktkort. Kan overstyres.

Pris: Viser produktets netto enhetspris (netto utsalgspris per enhet). Hentes fra produktets produktkort. Kan overstyres.

Pris inkl. mva: Viser produktets enhetspris inklusiv merverdiavgift (brutto utsalgspris per enhet). Kan overstyres.

Rabatt %: Viser varelinjens rabatt i prosent. Hentes automatisk fra kundekort hvis angitt. Kan overstyres.

MVA: Viser varelinjens mva-sats. Hentes fra produktets benyttede salgskontos mva-kode. Hvis varelinjen skal faktureres som uttak, angis mva-spesifikasjon ved å klikke på tag'en i feltet. 

Sum ekskl. mva: Viser varelinjens netto totalsum etter rabatt (netto utsalgspris per enhet x antall enheter). Skal varelinjen periodiseres, gjøres det i dette feltet ved å trykke på pil-ikonet. Ler mer om periodisering av faktura her.

Std. salgskonto: Bytter mellom produktets angitte standard salgskonto og alternative salgskonto. Standard er hake på (standard salgskonto benyttes). Er klient ikke mva-registrert og/eller kunde fritatt for mva, er hake av som standard (alternativ salgskonto benyttes). Kan overstyres.

Sum mva: Viser varelinjens totalt beregnede merverdiavgift etter rabatt.

Sum inkl. mva: Viser varelinjens totale utsalgspris inklusiv mva etter rabatt.

Bruttofortjeneste: Viser varelinjens beregnede bruttofortjeneste i kroner etter rabatt.

Bruttofortjeneste i %: Viser varelinjens beregnede bruttofortjeneste i prosent etter rabatt.

Generelt

Flere ordrelinjer legges til via knappen "Legg til rad". Knappen har også en dropliste for å legge inn andre typer rader:

• Legg til tekst: Oppretter en rad for å angi fritekst
• Legg til delsum: Oppretter en rad for delsum som summerer kolonner med totalbeløp for ovenstående varelinjer. Summerer også antall på varelinjer angitt med enhet t (timer).
• Legg til sum timer: Summerer antall for ovenstående varelinjer angitt med enhet t (timer).

De ulike radene kan flyttes i ønsket rekkefølge ved bruk av drag and drop funksjon.

Hvis det er behov for å sende et vedlegg med fakturaen, kan dette legges ved.

Merk: Skal faktura sendes med leveringsmåte EHF, anbefales det at alle eventuelle vedlegg er i PDF format. 

Når ordren er ferdig kan det velges "Forhåndsvisning" for å sjekke om fakturadokument til kunde blir som ønsket. Er denne OK, trykk "Send" hvis ordren skal faktureres umiddelbart. Legg inn fakturadato og en eventuell alternativ leveringsmåte enn det som hentes fra kundekortet. Fakturaen/kreditnotaen vil bli generert, postert og sendt til kunden. Den genererte fakturaen legger seg så under "Ubetalt".

Ved å trykke "Bekreft" kan ordrebekreftelse sendes til kunden hvis ønskelig. Ordren lagres da som bekreftet i oversikten "Bekreftet". Faktura genereres og sendes til kunde herfra. Dette benyttes gjerne ved bulkfakturering.

Via Brukere -> Roller -> Faktura settes tilganger som brukere skal ha ved fakturering. Her kan det gjøres begrensninger slik at en bruker bare kan lage ordre (bekrefte), men ikke generere og sende faktura/kreditnota til kunde. Brukeren får da ikke tilgang til knappen "Send" og må trykke "Bekreft". 

Faktura/kreditnota må da genereres og sendes til kunden via oversikten "Bekreft" av en bruker som har tilgang til dette.