Dokumenter

Her gir vi en oversikt over dokumentsenteret i PowerOffice. Vi viser hvordan mappestrukturen bygges opp, hvordan du begrenser tilgangen til de ulike mappene, samt hvilken rolle i rollestyringen som er nødvendig for å få tilgang til dokumentene.

På Web og i app
På alle klienter finnes det et dokumentlagringssted (Meny --> Dokumenter). Her kan brukere med tilgang til klienten lagre både felles og egne dokumenter. Dokumentsenteret er tilgjengelig både på web-versjonen og i PowerOffice appen. Det er også greit å være kjent med at i tillegg til dokumentlagring på menypunktet Dokumenter, finnes det også mulighet for å lagre dukumenter på alle kontaktkort (kunder, leverandører, ansatte), på alle prosjekter og på alle produkter. Det er ingen kobling mellom de ulike stedene hvor det lagres dokumenter. For regnsskapsbyrå som benytter Quality-modulen finnes det der en mulighet for å lagre dokumenter på hvert enkelt oppdrag i Quality. Det er i utgangspunktet ikke noen  begrensning på lagringskapasiteten for dokumentlagring i PowerOffice. Vi vil likevel gjøre vurderinger i enkelttilfeller hvis vi opplever at unormalt store mengder data lagres i PowerOffice (over 100 Gb). Dette gjelder summen av alle dokumentene i dokumentsenteret, på kontaktkortene, på prosjektene og på produktene.

Mappestruktur
Dokumentsenteret bygges opp med en mappestruktur som gjør det mer oversiktlig, se bildet: Mappestrukturen deles opp i hovedmappene "Delte dokumenter", "Maler" og "Mine dokumenter", og disse kan ikke endres. I utgangspunktet har alle brukere tilgang til delte dokumenter og maler. Mine dokumenter er det kun brukeren selv som ser. Under hver hovedmappe kan du opprette så mange undermapper som ønskelig ved å bruke knappen "Ny mappe".

Begrense tilgang til delte dokumenter
Når det opprettes undermapper under delte dokumenter kan hver enkelt undermappe tilgangsbegrenses. Slå på haken for "Begrens tilgang til mappen". Du vil da få mulighet for å begrense tilgangen etter rollene fra rollestyringen. Det kan gis "Full tilgang", "Ingen tilgang" eller "Lesetilgang".

Se også denne filmen om hvordan du avgrenser tilgang til de ulike mappene i dokumentsenteret.

Maler
Maler er et nyttig hjelpeverktøy for å enklere å kunne opprette dokumenter ut fra en mal. Malene inneholder gjerne flettekoder som gjør at opplysninger fylles ut automatisk. Eksempler på nyttige maler kan være arbeidsavtaler, kundebrev og leveringsbetingelser til et prosjekt. Malene kan være i hvilket som helst redigerbart format. For å opprette nye dokumenter ut fra en mal benyttes funksjonen "Opprett fra mal". Denne knappen finnes alle steder i PowerOffice hvor det kan lagres dokumenter: Dokumentsenteret, på kontaktkort, prosjekter og produkter samt i  Quality. 

Mine dokumenter
Dokumenter som lagres under "Mine dokumenter" er det kun brukeren selv som har tilgang til. 

Rollestyring og dokumentsenteret
Man kan gi ulike brukerroller ulik tilgang til dokumentsenteret. Alternativene er:

• Grønn hake: Full tilgang til alt. Gjelder ikke mapper i "Delte dokumenter" der tilgangen er begrenset til ulike roller.
• Blått øye: Lesetilgang til alt. Gjelder ikke mapper i "Delte dokumenter" der tilgangen er begrenset til ulike roller.
• Kun kryss for "Administrer mapper": Tilgang til å administrere mapper, ellers lesetilgang
• Kun kryss for "Admininstrer delte dokumenter": Tilgang til å administrere dokumenter, ellers lesetilgang
• Rødt kryss: Ingen tilgang til "Delte dokumenter" og "Maler", men har likevel tilgang til "Mine dokumenter".