Dokumenter

Alle steder hvor det kan lagres dokumenter i PowerOffice (dokumentsenter, kontakter, produkter, prosjekter og Quality) finner du knappene "Nytt dokument", "Last opp" og "Alternativer". I denne artikkelen forklarer vi nærmere hvordan et dokument opprettes eller lastes opp. Videre får du nyttige tips til hvordan du redigerer eller legger til notat på et dokument. Og vi ser på ulike kjekke funksjoner som hvordan du tagger, filtrerer og søker i dokumenter. 

Opprett nytt dokument
Ved hjelp av knappen «Nytt dokument» kan du opprette nye dokumenter direkte i dokumentsenteret. Se bildet: Når du trykker på knappen få du fire valg:

• Dokument fra mal. Gir deg mulighet å velge et dokument fra mappen «Maler» som det opprettes en kopi av.
• Word online dokument
• Excel online arbeidsbok
• PowerPoint online presentasjon

Merk at du kan endre defaultnavnet til dokumentet du oppretter ved å klikke på tittelen når du redigerer det.

Last opp dokumenter
Ved å trykke på "Last opp" får du muligheten til å laste opp dokumenter. Marker på venstre side hvilken dokumentmappe dokumentet skal lagres i og trykk "Last opp". Merk at det er også mulig å bruke "dra og slipp"-funksjon for å overføre dokumenter til PowerOffice. Se bildet nedenfor:

Alternativer-knappen i dokumentsenteret
Ved å trykke på knappen "Alternativer" dukker det opp en rekke alternativer for videre behandling av dokumentene. Se bildet under. Endel av alternativene avhenger av type dokument.

• • Ny versjon
  • Opprett pdf
  • Rediger i Word Online
  • Opprett zip-fil
  • Sendt til signering (avhengig av at det er satt opp integrasjon med Signant)
  • Flytt til bilagsføring
  • Kopier til bilagsføring
  • Send med e-post 
  • Dupliser
  • Endre navn
  • Egenskaper (gir deg mulighet for å tagge dokumentet med år og periode, samt endre navn)
  • Last ned
  • Last ned som Zip-fil
  • Slett

De ulike funksjonene under Alternativ-knappen er beskrevet nærmere i denne artikkelen

Redigering av dokumenter
For å redigere et dokument kan du enten markere dokumentet og velge "Rediger i ..." via knappen "Alternativer", eller du kan klikke rett på dokumentnavnet.

• Dersom du velger "Rediger i..." vil dokumentet åpnes i en ny fane i redigerbar tilstand. Ved endringer i dokumentet lagres det automatisk, og du kan lukke fanen når du er ferdig med å redigere.
• Dersom du klikker rett på dokumentnavnet vil dokumentet åpnes, men ikke i redigerbar tilstand for alle formater. Dersom dokumentet ikke er redigerbart kan du trykke på knappen "Rediger i nettleser" over dokumentet.

Søk etter dokument
I søkefeltet "Søk i alle dokumenter..." til venstre kan du søke blant alle dokument i alle mapper som du har tilgang til. I søkefeltet «Søk» til høyre kan du søke blant alle dokument i den valgte mappen.

Sortering av dokumenter ved hjelp av egenskaper og filter ved hjelp av trakten
I alle dokumensentre i PowerOffice kan du tagge dokumentene med "År" og "Periode". Trykk på knappen "Alternativer" -> "Egenskaper". Her setter du hvilket år og periode dokumentet skal tagges med. Ved hjelp av trakten oppe til høyre i dokumentsenteret kan du dermed søke på denne taggingen, og du kan filtrere dokumentene fra hverandre. Se bildet under:
Når et filter er satt vises dette ved at trakt-ikonet får en blå strek til venstre for trakten. Dokumentene i listen begrenses da til de dokumentene som har de valgte egenskapene/taggingen. Det er også svært nyttig å hente frem kolonnene for år og periode i dokumentlisten, se neste avsnitt.

Kolonner i dokumentsenteret
Som i de fleste andre tabeller i PowerOffice kan du også i dokumentsenteret velge hvilke kolonner du vil se. Trykk på en av nedtrekksmenyene i den svarte overskriftslinjen, og på "kolonner". Velg hvilke kolonner du vil se. De aller fleste tabellene i PowerOffice har mange "skjulte kolonner" som det kan være svært nyttig å hente frem. Du kan også angi sortering av tabellen ved å klikke på kolonnenavnene. Merk at det kolonnevalget du gjør idag er for din bruker. Slik at hvis andre brukere vil se de samme kolonnene, så må også de hente frem kolonnene. Merk også at PowerOffice husker dine kolonnevalg til neste gang du går inn på den samme listen/rapporten.

Historikk-kolonnen
En av de mest nyttige kollonnene i dokumentsenteret er historikk-kolonnen. Denne viser historikken til det enkelte dokumentent, og viser alt som er skjedd siden dokumentet første gang ble opprettet. Historikken gir dermed en god dokumentasjon på hva som er gjort tidligere. Hvis f eks et dokument inkuderes i en e-post, så vil historikken oppdateres med en link til sendte e-post. I linken vil du finne versjonen av dokumentet som ble inkludert i e-posten, og dette kan senere brukes som dokumentasjon e-posten faktisk er sendt. Historikken vil også ta med alle versjonsendringer av dokumentet. Versjonsendringer finner du forøvrig også som egen kolonne som kan hentes fram vha kolonnevelgeren (se forrige avsnitt). 

Flytte et dokument
Dersom du ønsker å flytte dokument til en annen mappe, kan du gjøre dette ved å ta tak i det aktuelle dokumentet (klikk og hold) og dra dette over til den ønskede mappen og slippe det der.

Legg til et notat på et dokument
Du kan legge til et notat på et dokument. Dette gjør du ved å markere raden med det aktuelle dokumentet og klikke på det notatikonet som dukker opp helt til venstre i raden. 
Dersom det allerede fins et notat til dokumentet vil dette ikonet være synlig hel tiden. Du kan se tidligere notat ved å klikke på ikonet.