Faktura

I denne hjelpesenterartikkelen vil vi vise fakturainnstillingene i PowerOffice og hvordan de kan settes opp. Fakturainnstillingene er delt opp i syv faner, Generelt, Leveringsmåte, Avrunding, Gebyr, KID, Repeterende og Salgskonto. Nedenfor vil vi gå gjennom hvert av fanene i egne avsnitt. Det er hensiktsmessig å definere fakturainnstillingene før du starter med fakturering fra klienten. Fakturainnstillingene finner du i menypunktet Meny > Innstillinger > Fakturainnstillinger. 

• Generelt

Selger: Legg inn selger som skal komme som standard ved fakturering på kundekortet. Dette kan overstyres på kundekort og ved opprettelse av ny faktura. 

Nummerserier: Tilbudsnummer, ordrenummer, fakturanummer og kreditnotanummer kan overstyres her. Forhåndsutfylt nummerserie starter på følgende; tilbudsnummer 1, ordrenummer 1, fakturanummer 10000 og kreditnotanummer settes på samme serie som fakturanummer. Hvis nummerserie(r) på tilbud, ordre, faktura og kreditnota skal videreføres fra gammelt system, legges neste nummer inn i innstillingene i Generelt-fanen.

OBS - Skal det aktiveres eFaktura på klienten så er det viktig å sjekke siste faktura nr som er brukt/sendt i forrige system. Sett så "neste fakturanummer" i Go høyere enn siste brukte faktura nr. Nets stopper faktura pga duplikat kontroll hvis samme faktura nr er brukt tidligere uavhengig av system.

• Leveringsmåte

Se også denne video om hvordan du setter opp ulike leveringsmåter for utgående faktura

Faktura til kunde kan leveres på tre standardmåter i PowerOffice; e-post, EHF og utskrift (papir). Valget som settes i innstillingen Leveringsmåte vil komme som standard på kundekortet ved opprettelse av ny kunde. Leveringsmåten kan overstyres på kundekortet. Og dersom kunden kan motta EHF-faktura, vil dette automatisk bli foreslått ved opprettelse av faktura.

Er en e-postadresse angitt på "Faktura kopi til e-post", vil en kopi av alle genererte utgående fakturaer sendes til denne e-postadressen.

Settes hake i for «Send eFaktura til privatpersoner», aktiveres faktura leveringsmåte eFaktura på klienten. Alle kunder (privatpersoner) som har angitt at de ønsker eFaktura i sin nettbank vil da kunne motta faktura som eFaktura. Merk: Funksjonaliteten gir en merkostnad per sendte eFaktura.

Settes hake i for «Send Avtalegiro til privatpersoner», aktiveres faktura leveringsmåte AvtaleGiro på klienten. Alle kunder (privatpersoner) som har angitt at de ønsker AvtaleGiro i sin nettbank vil da kunne motta faktura som AvtaleGiro. Les mer om AvtaleGiro her.

• Avrunding

Angi hvilken type beløpsavrunding som ønskes på utgående fakturaer. De tre valgene er ingen, nærmeste 50 øre eller nærmeste krone.

• Gebyr

Sett fakturagebyr på utgående fakturaer for de ulike leveringsalternativene hvis dette skal benyttes. Fakturagebyret bokføres mot samme konto(er) som produktet/produktene føres mot.

• KID

KID-nummer (kundeidentifikasjonsnummer) er et nummer som brukes ved regningsbetaling i Norge for å identifisere betalingen. Skal KID benyttes på utgående faktura, må OCR-avtale med Nets være opprettet. Dette kan gjøres med Nets direkte eller gjennom din banks egne skjema eller nettbank. AvtaleID fra OCR-avtalen med Nets må være lagt inn i bankkontoinnstillingene. Du må også angi om KID skal bygges opp med kundenummer {CustomerNo} og/eller fakturanummer {InvoiceNo}, angi modulus 10 eller 11, og antall siffer som skal hentes fra kundenummeret og/eller fra fakturanummeret til KID-nummeret. Det blir beregnet et kontrollsifferet som IKKE er inkludert i antallet.

Standardoppsettet i PowerOffice er modulus 10 med 11 siffer i KID-lengde. Det vil utgjøre kundenummer (5 siffer), fakturanummer (5 siffer) og kontrollsiffer (1 siffer).

Se også denne filmen om hvordan kid bygges opp.

Les mer om KID-oppsett ved bruk av avtalegiro.

• Repeterende

Repeterende fakturaer sendes daglig fra kl 02.00. Repeterende fakturaer som er satt opp med automatisk utsending vil bli generert og sendt til kunde på dette tidspunktet. Andre repeterende fakturaer vil bli opprettet som bekreftet og må genereres og sendes manuelt.

Ta vekk haken "Vis fakturaperiode som beskrivelse på faktura" hvis fakturaperiode ikke ønskes på faktura.

Fakturaperiode vil vise periode fremover i tid, det vil si fra fakturadato og frem til neste fakturering. Sett hake hvis unntak fra repetering kun ønskes kjørt èn gang. PowerOffice vil da foreslå dette hvis unntak settes opp på nye repeterende fakturaer, men kan overstyres på den enkelte faktura.

Sett på haken "Send som eFaktura hvis mulig" dersom repeterende faktura skal sendes som eFaktura til privatpersoner.

• Salgskonto

Hvis ønskelig, sett opp standard salgskonto og alternativ salgskonto. Disse vil bli foreslått som salgskontoer ved opprettelse av nytt produkt eller ny produktgruppe. Hvis klienten ikke er mva-pliktig eller er fritatt for mva vil systemet benytte alternativ salgskonto.

Trykk på "Ok" for å lagre endringer.