Følg

Opprett kontakter

For fortløpende opprettelse av kontakter og der det ikke er ønskelig å benytte fil-import for opprettelse av eksisterende fra gammelt system, kan kontaktene opprettes manuelt.

Åpne meny og velg «Kontakter».

Det er mulig å opprette fire typer kontakter. Leverandører, kunder, ansatte og udefinert. En udefinert kontakt (hverken leverandør, kunde eller ansatt) får ikke tildelt kontaktnummer og vil kun være synlig og søkbar under «Alle kontakter».

Opprett udefinert kontakt, kunde og/eller leverandør

Trykk «Legg til kontakt/kunde/leverandør» avhengig av hvilken fane som er valgt.

  • Kontakt

Angi om kontakten er et firma eller person.

Skriv inn navn eller organisasjonsnummer på kontakt. Det gjøres et automatisk søk mot Eniro for innhenting av tilgjengelig firmainformasjon på valgt firma. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov.

Hvis ønskelig kan kontakten knyttes til en kontaktgruppe for bedre orden. Fins ikke kontaktgruppe fra før, kan denne opprettes direkte fra kontaktkortet ved å trykke på nedtrekksmenyen og velge «Legg til».

Sett hake for om kontakten er en kunde og/eller leverandør. Settes ingen hake her, opprettes kontakten som udefinert.

  • Adresser

Adresse fylles automatisk inn hvis det fins informasjon om dette i Eniro. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. Er leveringsadresse en annen enn postadresse, fjern hake for «Samme som postadresse» og fyll inn dette.

  • Salg (kunde)

Er det angitt flere kunde reskontroserier, velg nummerserien aktuell kunde skal ligge i.

Kundenummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Overstyr om kontakt har vært kunde tidligere enn opprettelsesdato.

Legg inn standard selger hvis ønskelig. Denne personen vil bli foreslått som selger ved fakturering.

Angi ønsket fakturalayout (profileringsmal) på kunden.

Velg faktura leveringsmåte: EHF, e-post eller utskrift. 

Er kontakten definert som kunde når kontaktinformasjon søkes opp, gjøres det samtidig et søk mot Elma-registeret for å sjekke om kunden kan motta faktura som EHF. Dette vil i så fall bli foreslått som faktura leveringsmåte.

Skal faktura leveres per e-post, legg inn e-postadresse denne skal sendes til og eventuell kopi.  Det er ikke mulig å legge inn flere e-postadresser i samme felt.

Angi betalingsbetingelse på kunde.

Velg valuta kunde skal faktureres i. Er kunden fritatt for mva settes det hake for dette.

Skal kunde ha en fast rabatt, kan denne angis her.

Benyttes factoring vil hake for dette stå i her. Er det noen kunder som likevel ikke skal faktureres gjennom factoring, fjernes haken for dette. Benyttes ikke factoring, vises ikke dette alternativet.

  • Purringer (kunde)

Er funksjonalitet for purring og inkasso aktivert, er det mulig å gjøre avvik fra oppsettet for hver enkelt kunde.

Fjernes hake for send purringer vil det ikke være mulig å sende automatiske påminnelser eller purringer til aktuell kunde.

Er automatisk påminnelse via e-post uten gebyr aktivert, kan denne slås av for aktuell kunde ved å sette hake for å ikke sende disse.

Sett i hake om kunde ikke skal ha purregebyr og/eller forsinkelsesrenter.

Videre kan leveringsmåten for purring og inkassovarsel endres på aktuell kunde. E-postadresse settes automatisk til samme adresse som faktura-epostadresse. Hvis ikke dette er angitt, hentes e-post fra de generelle kontaktopplysningene. Denne kan også kan overstyres.

  • Kjøp (leverandør)

Er det angitt flere leverandør reskontroserier, velg nummerserien aktuell leverandør skal ligge i.

Leverandørnummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Overstyr om kontakt har vært leverandør tidligere enn opprettelsesdato.

Velg valuta leverandøren fakturerer i.

Hvis faktura til leverandør ikke skal utbetales, fjernes haken for dette. Det er likevel mulig å velge utbetaling av faktura ved bokføring.

Velg standardkonto for kontering av faktura fra denne leverandøren. Denne kontoen vil bli foreslått på konteringslinje ved mottak av faktura.

Skal faktura fra gitt leverandør godkjennes av en standard godkjenner, kan denne legges inn her. Brukeren vil bli foreslått som godkjenner når faktura skal sendes til godkjenning.

Sett hake om faktura fra leverandør skal sendes direkte til godkjenning. Faktura vil ikke gå innom bilagsføringen for behandling, men direkte til standard godkjenner. Standardkonto og standard godkjenner må være angitt. Dette bør kun aktiveres på leverandører som leverer faktura som EHF eller tolkes fullstendig i bilagsmottaket, der mottatte fakturaer skal konteres mot samme standardkonto hver gang. Anbefaler at kontroller er aktivert i fakturagodkjenningen hvis denne funksjonen skal benyttes.

  • Bankkontoer (kunde og leverandør)

Skal kontaktens bankkontonummer legges inn, trykk «Legg til bankkonto». Velg land og fyll inn bankkontonummer eller IBAN samt BIC/Swift. Trykk «Ok». Det kan legges til flere bankkontoer hvis ønskelig.

  • Kontaktpersoner (kunde og leverandør)

Hvis kontaktperson er fylt inn under punktet «kontakt», vil denne allerede være opprettet her. Det kan også følge med kontaktpersoner i informasjon hentet fra Eniro. Ønskes flere kontaktpersoner, trykk «Legg til kontaktperson». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok». Personen øverst i denne listen er den som alltid vil stå som kontaktens kontaktperson under «Kontakt».

Fullfør opprettelsen av kontakten ved å trykke «Ok».

Opprett ansatt

Velg fanen «Ansatte» og trykk «Legg til ansatt».

  • Ansatt

Skriv inn navnet på den ansatte. Det gjøres et automatisk søk mot Eniro for innhenting av tilgjengelig informasjon. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov.

Er det angitt flere ansatt reskontroserier, velg nummerserien aktuell ansatt skal ligge i.

Ansattnummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Hvis ønskelig kan den ansatte knyttes til en kontaktgruppe for bedre orden. Fins ikke kontaktgruppe fra før, kan denne opprettes direkte fra kontaktkortet ved å trykke på nedtrekksmenyen og velge «Legg til».

Sett hake for om den ansatte også er en kunde. Gjøres dette kommer tre nye punkter frem i kontaktkortet, se forøvrig «Salg (kunde)», «Purringer (kunde)» og «Kontaktpersoner (kunde og leverandør)» lenger opp i denne artikkelen.

  • Adresser

Adresse fylles automatisk inn hvis det fins informasjon om dette i Eniro. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. Er leveringsadresse en annen enn postadresse, fjern hake for «Samme som postadresse» og fyll inn dette.

Skal utlegg til den ansatte utbetales fra Go, må adresse være angitt.

  • Stilling

Legg inn relevant stillingsinformasjon. Avdeling, leder og lokasjon må være opprettet i Go fra før.

  • Timeregistrering

Kun tilgjengelig for de som abonnerer på timeregistrering.

Sett hake hvis den ansatte skal godkjenne egne timelister. Hvis ikke, angi hvem som skal godkjenne disse. Fyll inn den ansattes timepris.

 

  • Normaltid

Kun tilgjengelig for de som abonnerer på timeregistrering.

Har den ansatte avvikende normaltid fra angitt oppsett i timeinnstillingene, legges stillingsprosenten av normaltiden inn her.

  • Bankkontoer

Skal den ansattes bankkontonummer legges inn, trykk «Legg til bankkonto». Velg land og fyll inn bankkontonummer eller IBAN samt BIC/Swift. Trykk «Ok». Det kan legges til flere bankkontoer hvis ønskelig.

Fullfør opprettelsen av den ansatte ved å trykke «Ok».

Oversikt kontakter

Ønskes visning av mer kontaktinformasjon i oversikten er det mulig å aktivere flere kolonner med informasjon. Trykk på nedtrekksmeny som fins på høyre side av alle kolonner og velg «Kolonner». Huk av for den informasjonen som ønskes med i oversikten.

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

logg på hvis du vil legge inn en kommentar.