Regnskap

For fortløpende opprettelse av kontakter kan kontaktene opprettes manuelt. Alternativt kan det benyttes fil-import for å importere kontakter fra eksisterende liste i gammelt system, .

Det er mulig å opprette fire typer kontakter. Leverandører, kunder, ansatte og udefinert. En udefinert kontakt (hverken leverandør, kunde eller ansatt) får ikke tildelt kontaktnummer og vil kun være synlig og søkbar under «Alle kontakter».

Opprett kunde og/eller leverandør (og udefinert kontakt)

Meny > Kontakter

Trykk «Legg til kontakt/kunde/leverandør» avhengig av hvilken fane som er valgt.

• Kontakt

Angi om kontakten er et firma eller person.

Skriv inn navn eller organisasjonsnummer på kontakt. Det gjøres et automatisk søk mot Proff.no & Brønnøysundregisteret for innhenting av tilgjengelig firmainformasjon på valgt firma. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. For kunder som er personer, kjøres søket mot 1881.

Hvis ønskelig kan kontakten knyttes til en kontaktgruppe for bedre orden. Fins ikke kontaktgruppe fra før, kan denne opprettes direkte fra kontaktkortet ved å trykke på nedtrekksmenyen og velge «Legg til».

Sett hake for om kontakten er en kunde og/eller leverandør. Settes ingen hake her, opprettes kontakten som udefinert.

• Adresser

Adresse fylles automatisk inn hvis det fins informasjon om dette hos våre leverandører for søketjenester. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. Det kan registreres flere leveringsadresser.

• Salg (kunde)

Er det angitt flere kunde reskontroserier, velg nummerserien aktuell kunde skal ligge i.

Kundenummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Ekstern kode er kundens kundenummer fra et eventuelt eksternt system. 

Et kundekort får tildelt ekstern kode (kundenummer), hvis det importeres eksempelvis en fakturajournal der kundenummeret i eksternt system ligger utenfor reskontro nummerserie angitt i Go. Ved neste import vil Go finne det eksterne kundenummeret og lese transaksjonen inn på korrekt kundenummer i Go.

Overstyr om kontakt har vært kunde tidligere enn opprettelsesdato.

Benyttes factoring vil hake for dette stå i her. Er det noen kunder som likevel ikke skal faktureres gjennom factoring, fjernes haken for dette. Benyttes ikke factoring, vises ikke dette alternativet.

Legg inn standard selger hvis ønskelig. Denne personen vil bli foreslått som selger ved fakturering.

Knytt avdeling til kunde hvis ønskelig. Angitt avdeling vil bli automatisk satt ved fakturering av kunden. 

Angi betalingsbetingelse og eventuell leveringsbetingelse på kunden.

Velg valuta kunde skal faktureres i.

Er kunden fritatt for mva settes det hake for dette. Go vil da benytte alternativ salgskonto med tilknyttet mva-kode på produktene som faktureres en slik kunde.

Skal kunde ha en fast rabatt, kan denne angis her.

Har kunden egen prisavtale, så legges prisen inn her.

• Faktura (kunde)

Angi ønsket fakturalayout (profileringsmal) på kunden.

Velg faktura leveringsmåte: EHF, e-post eller utskrift. 

Er kontakten definert som kunde når kontaktinformasjon søkes opp, gjøres det samtidig et søk mot Elma-registeret for å sjekke om kunden kan motta faktura som EHF. Dette vil i så fall bli foreslått som faktura leveringsmåte.

Skal faktura leveres per e-post, legg inn e-postadresse denne skal sendes til og eventuell kopi. Det er ikke mulig å legge inn flere e-postadresser i samme felt.

• Purringer (kunde)

Er funksjonalitet for purring aktivert, er det mulig å gjøre avvik fra oppsettet for hver enkelt kunde.

Hake for «Overfør til inkassobyrå» må stå i for at forfalte faktura/purringer utstedt til kunde, skal kunne overføres til inkassobyrå. Alternativet er kun synlig ved aktivert integrasjon mot inkassoselskap.

Hake for «Send purringer» må stå i på kundekort for at purringer skal kunne genereres på kunde.

Er automatisk påminnelse via e-post uten gebyr aktivert, kan denne slås av for aktuell kunde ved å sette hake for å ikke sende disse.

Sett i hake om kunde ikke skal ha purregebyr og/eller forsinkelsesrenter.

Videre kan leveringsmåten for purring og inkassovarsel endres på aktuell kunde. E-postadresse settes automatisk til samme adresse som faktura e-postadresse. Hvis ikke dette er angitt, hentes e-post fra de generelle kontaktopplysningene. Denne kan også kan overstyres.

• Kjøp (leverandør)

Er det angitt flere leverandør reskontroserier, velg nummerserien aktuell leverandør skal ligge i.

Leverandørnummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Ekstern kode er leverandørens kundenummer fra et eventuelt eksternt system. 

Et leverandørkort får tildelt ekstern kode (leverandørnummer), hvis det importeres eksempelvis en fakturajournal der leverandørnummeret i eksternt system ligger utenfor reskontro nummerserie angitt i Go. Ved neste import vil Go finne det eksterne leverandørnummeret og lese transaksjonen inn på korrekt leverandørnummer i Go.

Overstyr om kontakt har vært leverandør tidligere enn opprettelsesdato.

Velg valuta leverandøren fakturerer i.

Hvis faktura til leverandør ikke skal utbetales, fjernes haken for dette. Det er likevel mulig å velge utbetaling av faktura ved bokføring.

Velg standardkonto for kontering av faktura fra denne leverandøren. Denne kontoen vil bli foreslått på konteringslinje ved mottak av faktura.

EHF-kontering: Her kan EHF-konteringen overstyres det som er valgt på overordnet nivå (Firmainnstillinger).

EHF-kontering

Standardkonto

• Faktura konteres etter angitt standardkonto på leverandørkort og standardkontoens angitte mva-kode.

Grupper på mva sats

• Faktura konteres etter angitt standardkonto og deles opp per mva-sats angitt i faktura. Mva-kode i konteringen vil bli standard mva-kode i henhold til mva-satsen.

Eksempel: 25% mva vil få mva-kode 1, uavhengig hvilken mva-kode som er knyttet til angitt standardkonto.

Grupper på produkt

• Faktura konteres første gang etter angitt standardkonto og deles opp med én konteringslinje per fakturerte produkt med antall fakturert. Hvis konteringslinjene angis med et produkt (lenkes mot et produkt i klientens produktliste) og/eller en annen kostnadskonto enn standardkonto, vil Go huske dette (faktura må posteres) til neste gang det mottas faktura fra samme leverandør som fakturerer samme produkt (kontering og/eller kobling til klientens produkt i produktlisten vil da foreslås automatisk).

Skal faktura fra gitt leverandør godkjennes av en standard godkjenner, kan denne legges inn her. Brukeren vil bli foreslått som godkjenner når faktura skal sendes til godkjenning. Feltet er kun synlig når godkjenning er satt opp på klienten.

Sett hake om faktura fra leverandør skal sendes automatisk til godkjenning. Faktura vil ikke gå innom bilagsføringen for behandling, men direkte til standard godkjenner. Standardkonto og standard godkjenner må være angitt. Dette bør kun aktiveres på leverandører som leverer faktura som EHF eller tolkes fullstendig i bilagsmottaket, der mottatte fakturaer skal konteres mot samme standardkonto hver gang. Anbefaler at kontrollør er aktivert i fakturagodkjenningen hvis denne funksjonen skal benyttes.

Skulle det komme «falske» fakturaer inn på klienten fra en useriøs leverandør, er det mulig å svarteliste leverandøren for fremtiden. Faktura som mottas fra svartelistet leverandør (valideres på org.nr), vil få en rød melding på seg i bilagsbildet. Angi en eventuell årsak til at leverandøren er svartelistet. Funksjonen må være aktivert i finansinnstillingene for å være synlig på leverandørkortet. 

Les mer om svartelisting av leverandører her.

• Bankkontoer (kunde og leverandør)

Skal kontaktens bankkontonummer legges inn, trykk «Legg til bankkonto». Velg land og fyll inn bankkontonummer eller IBAN samt BIC/Swift. Trykk «Ok». Det kan legges til flere bankkontoer hvis ønskelig. Dersom det legges til en konto merket med land "USA" dukker det opp en ekstra rute for bankkode. Bankkoden til USA er FW (FedWire) + Wire routing number eks. FW123456789. Dette nummeret finner man som oftest på en faktura eller lignende.

• Kontaktpersoner (kunde og leverandør)

Hvis kontaktperson er fylt inn under punktet «kontakt», vil denne allerede være opprettet her. Det kan også følge med kontaktpersoner i informasjon hentet fra Proff.no & Brønnøysundregisteret. Ønskes flere kontaktpersoner, trykk «Legg til kontaktperson». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok». Personen øverst i denne listen er den som alltid vil stå som kontaktens kontaktperson under «Kontakt».

Les mer om PEP og RCA her.

• Aksjonærer (kunde og leverandør)

Dette vil vanligvis være utfylt med informasjon hentet fra Proff.no & Brønnøysundregistere ved opprettelse av kontaktkort. For å legge til aksjonærer, trykk «Legg til aksjonær». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok».

Les mer om PEP og RCA her.

• Rettighetshavere (kunde og leverandør)

For å legge til rettighetshavere, trykk «Legg til reel rettighetshaver». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok». Les mer om rettighetshavere her.

• Dokumenter

Her er det mulig å laste opp og behandle dokumenter som er relevant for denne kontakten. Les mer om hvordan dokumenter opprettes og redigeres og hvordan disse kan behandles.

• Notater

Her er det mulig å skrive notater som er relatert til denne kontakten. Skriv inn ønsket notat og trykk  «Legg til» for å lagre notatet på kontaktkortet. Hold musepeker over et lagret notat for å redigere notatet (trykk på symbol for penn) eller slette det (trykk på symbol for søppelkasse). 

Fullfør opprettelsen av kontakten ved å trykke «Ok».

Opprett ansatt

Velg fanen «Ansatte» og trykk «Legg til ansatt».

• Ansatt

Skriv inn navnet på den ansatte. Det gjøres et automatisk søk mot 1881 for innhenting av tilgjengelig informasjon. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov.

Er det angitt flere ansatt reskontroserier, velg nummerserien aktuell ansatt skal ligge i.

Ansattnummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Hvis ønskelig kan den ansatte knyttes til en kontaktgruppe for bedre orden. Fins ikke kontaktgruppe fra før, kan denne opprettes direkte fra kontaktkortet ved å trykke på nedtrekksmenyen og velge «Legg til».

Sett hake for om den ansatte også er en kunde eller leverandør. Gjøres dette kommer nye punkter frem i kontaktkortet, se forøvrig «Salg (kunde)», «Purringer (kunde)» og «Kontaktpersoner (kunde og leverandør)» lenger opp i denne artikkelen.

• Adresser

Adresse fylles automatisk inn hvis det fins informasjon om dette hos 1881. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. 

Skal utlegg til den ansatte utbetales fra Go, må adresse være angitt.

• Stilling

Legg inn relevant stillingsinformasjon. Avdeling, leder og lokasjon må være opprettet i Go fra før.

• Timeregistrering

Kun tilgjengelig for de som abonnerer på timeregistrering.

Sett hake hvis den ansatte skal godkjenne egne timelister. Hvis ikke, angi hvem som skal godkjenne disse. 

Hvis standard timeart avviker fra timeinnstillinger, så endres dette her. Her kan man også sette timepris som benyttes ved prisfastsetting (se denne artikkelen for prishiearki), samt kostpris som fastsettes på timetransaksjonen. Merk at kostpris ikke er relatert til lønnsmodulen, men kan settes opp slik man ønsker for å reflektere estimert lønnskostnad (med alle ønskelige påslag) i timeregnskapet.

Både timepris og kostpris settes opp i en tabell som gjelder fra og med angitt dato. Dette kan man utnytte for å oppnå en glidende overgang mellom endringer i satser, ved at man på forhånd angir fra hvilken dato endringen inntreffer. Da slipper man rekalkulering av satser i etterkant av endringen. Inaktive/tidligere satser kan vises ved å hake av for "Inkluder inaktive".

• Normaltid

Kun tilgjengelig for de som abonnerer på timeregistrering.

Har den ansatte avvikende normaltid fra angitt oppsett i timeinnstillingene, legges stillingsprosenten av normaltiden inn her. 

• Fleksitid

Denne menyen benyttes ved bruk av timeregistrering.Her legges det inn opparbeidet fleksitidssaldo ved begynnelsen av et år eller ved overgang til bruk av Go. 

• Arbeidsforhold

Denne menyen benyttes kun i forbindelse med GO lønn. 

• Lønn

Denne menyen benyttes kun i forbindelse med GO lønn. 

• Skattekort

Denne menyen er kun tilgjengelig ved bruk av GO lønn. Les mer her.

• Bankkontoer

Skal den ansattes bankkontonummer legges inn, trykk «Legg til bankkonto». Velg land og fyll inn bankkontonummer eller IBAN samt BIC/Swift. Trykk «Ok». Det kan legges til flere bankkontoer hvis ønskelig.

Fullfør opprettelsen av den ansatte ved å trykke «Ok».

Oversikt kontakter

Ønskes visning av mer kontaktinformasjon i oversikten er det mulig å aktivere flere kolonner med informasjon. Trykk på nedtrekksmeny som fins på høyre side av alle kolonner og velg «Kolonner». Huk av for den informasjonen som ønskes med i oversikten.