Oppstart PowerOffice

I denne artikkelen beskriver vi hvordan du kan opprette kunder og leverandører på en klient i PowerOffice. Kontakter er en samlebetegnelse på kunder, leverandører og ansatte. Alle kontakter ligger under meny > kontakter. Vi går også igjennom alle undermenyene som finnes på hvert kontaktkort. Antallet tilgjengelige undermenyer vil variere avhengig av hva slags type kontakt det er snakk om.

 

Hvordan opprette kunde eller leverandør

Trykk «Legg til kontakt/kunde/leverandør» avhengig av hvilken fane som er valgt. Slik ser hovedbildet for kontakter ut:

• Kontakt

Angi først om kontakten er et firma eller person.

Skriv inn navn eller organisasjonsnummer på kontakt. Det gjøres et automatisk søk mot Proff.no & Brønnøysundregisteret for innhenting av tilgjengelig firmainformasjon på valgt firma. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. For kunder som er personer, kjøres søket mot 1881.

Sett hake for om kontakten er en kunde og/eller leverandør. 

• Adresser

Adresse fylles automatisk inn hvis det fins informasjon om dette hos våre leverandører for søketjenester. Fyll eventuelt inn manglende felter ved behov. Det kan registreres flere leveringsadresser.

Slik ser undermenyen "adresser" på salgskortet ut:

• Salg (kundekort)

Er det angitt flere kunde-reskontroserier, velg nummerserien aktuell kunde skal ligge i.

Kundenummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Ekstern kode er kundens kundenummer fra et eventuelt eksternt system. 

Et kundekort får tildelt ekstern kode (kundenummer), hvis det importeres eksempelvis en fakturajournal der kundenummeret i eksternt system ligger utenfor reskontro nummerserie angitt i PowerOffice. Ved neste import vil PowerOffice finne det eksterne kundenummeret og lese transaksjonen inn på korrekt kundenummer i PowerOffice.

Overstyr om kontakt har vært kunde tidligere enn opprettelsesdato.

Benyttes factoring vil hake for dette stå i her. Er det noen kunder som likevel ikke skal faktureres gjennom factoring, fjernes haken for dette. Benyttes ikke factoring, vises ikke dette alternativet.

Legg inn standard selger hvis ønskelig. Denne personen vil bli foreslått som selger ved fakturering.

Knytt avdeling til kunde hvis ønskelig. Angitt avdeling vil bli automatisk satt ved fakturering av kunden. 

Angi betalingsbetingelse og eventuell leveringsbetingelse på kunden.

Velg valuta kunde skal faktureres i.

Er kunden fritatt for MVA settes det hake for dette. PowerOffice vil da benytte alternativ salgskonto med tilknyttet MVA-kode på produktene som faktureres en slik kunde.

Skal kunde ha en fast rabatt, kan denne angis her.

Har kunden egen prisavtale, så legges prisen inn her.

Slik ser undermenyen "salg" på kundekortet ut:

• Faktura (kundekort)

Angi ønsket utseende for faktura til kunden. Dette kalles også for en "profileringsmal".

Velg også ønsket faktura leveringsmåte.

Er kontakten definert som kunde når kontaktinformasjon søkes opp, gjøres det samtidig et søk mot Elma-registeret for å sjekke om kunden kan motta faktura som EHF. Dette vil i så fall bli foreslått som faktura leveringsmåte.

Skal faktura leveres per e-post, legg inn e-postadresse denne skal sendes til og eventuell kopi. Her kan det legges til flere mottakere på kopi.

• Purringer (kundekort)

Er funksjonalitet for purring aktivert, er det mulig å gjøre avvik fra oppsettet for hver enkelt kunde.

Hake for «Overfør til inkassobyrå» må stå i for at forfalte faktura/purringer utstedt til kunde, skal kunne overføres til inkassobyrå. Alternativet er kun synlig ved aktivert integrasjon mot inkassoselskap.

Hake for «Send purringer» må stå i på kundekort for at purringer skal kunne genereres på kunde.

Er automatisk påminnelse via e-post uten gebyr aktivert, kan denne slås av for aktuell kunde ved å sette hake for å ikke sende disse.

Sett i hake om kunde ikke skal ha purregebyr og/eller forsinkelsesrenter.

Videre kan leveringsmåten for purring og inkassovarsel endres på aktuell kunde. E-postadresse settes automatisk til samme adresse som faktura e-postadresse. Hvis ikke dette er angitt, hentes e-post fra de generelle kontaktopplysningene. Denne kan også kan overstyres.

• Kjøp (leverandørkort)

Er det angitt flere leverandør-reskontroserier, velg nummerserien aktuell leverandør skal ligge i.

Leverandørnummer tildeles automatisk fra valgt nummerserie (neste ledige nummer), men kan overstyres.

Ekstern kode er leverandørens kundenummer fra et eventuelt eksternt system. 

Et leverandørkort får tildelt ekstern kode (leverandørnummer), hvis det importeres eksempelvis en fakturajournal der leverandørnummeret i eksternt system ligger utenfor reskontro nummerserie angitt i PowerOffice. Ved neste import vil PowerOffice finne det eksterne leverandørnummeret og lese transaksjonen inn på korrekt leverandørnummer i PowerOffice.

Overstyr om kontakt har vært leverandør tidligere enn opprettelsesdato.

Velg valuta leverandøren fakturerer i.

Hvis faktura til leverandør ikke skal utbetales, fjernes haken for dette. Det er likevel mulig å velge utbetaling av faktura ved bokføring.

Velg standardkonto for kontering av faktura fra denne leverandøren. Denne kontoen vil bli foreslått på konteringslinje ved mottak av faktura.

EHF-kontering: Her kan EHF-konteringen overstyres det som er valgt på overordnet nivå (Firmainnstillinger).

Er godkjenner for nivå 1 satt for bilagstype leverandørfaktura i godkjenningsinnstillingene, vil denne brukeren være arvet inn som godkjenner (Godkjennes av) på leverandørkortet. Skal faktura fra gitt leverandør godkjennes av en annen godkjenner, overstyres dette til en annen bruker. Brukeren vil bli foreslått som godkjenner når faktura skal sendes til godkjenning fra bilagsføringen. Feltet er kun synlig når godkjenning er aktivert for bilagstypen leverandørfaktura (påkrevd eller valgfri) på klienten.

Sett hake om faktura fra leverandør skal sendes automatisk til godkjenning. Haken vil standard være slått på om "Send faktura automatisk til godkjenning fra nye leverandører" er aktivert i godkjenningsinnstillingene. Når hake står på, vil faktura gå direkte til angitt godkjenner på leverandørkortet når bilaget ankommer bilagsmottaket via e-post eller EHF.

Skulle det komme «falske» fakturaer inn på klienten fra en useriøs leverandør, er det mulig å svarteliste leverandøren for fremtiden. Faktura som mottas fra svartelistet leverandør (valideres på org.nr), vil få en rød melding på seg i bilagsbildet. Angi en eventuell årsak til at leverandøren er svartelistet. Funksjonen må være aktivert i finansinnstillingene for å være synlig på leverandørkortet. 

Les mer om svartelisting av leverandører her.

• Bankkontoer (kunde og leverandør)

Skal kontaktens bankkontonummer legges inn, trykk «Legg til bankkonto». Velg land og fyll inn bankkontonummer eller IBAN samt BIC/Swift. Trykk «Ok». Det kan legges til flere bankkontoer hvis ønskelig. Dersom det legges til en konto merket med land "USA" dukker det opp en ekstra rute for bankkode. Bankkoden til USA er FW (FedWire) + Wire routing number eks. FW123456789. Dette nummeret finner man som oftest på en faktura eller lignende.

• Kontaktpersoner (kunde og leverandør)

Hvis kontaktperson er fylt inn under punktet «kontakt», vil denne allerede være opprettet her. Det kan også følge med kontaktpersoner i informasjon hentet fra Proff.no & Brønnøysundregisteret. Ønskes flere kontaktpersoner, trykk «Legg til kontaktperson». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok». Personen øverst i denne listen er den som alltid vil stå som kontaktens kontaktperson under «Kontakt».

Les mer om PEP og RCA her.

• Aksjonærer (kunde og leverandør)

Dette vil vanligvis være utfylt med informasjon hentet fra Proff.no & Brønnøysundregistere ved opprettelse av kontaktkort. For å legge til aksjonærer, trykk «Legg til aksjonær». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok».

Les mer om PEP og RCA her.

• Rettighetshavere (kunde og leverandør)

For å legge til rettighetshavere, trykk «Legg til reel rettighetshaver». Fyll inn relevant informasjon og trykk «Ok». Les mer om rettighetshavere her.

• Dokumenter

Her er det mulig å laste opp og behandle dokumenter som er relevant for denne kontakten. Les mer om hvordan dokumenter opprettes og redigeres og hvordan disse kan behandles.

• Notater

Her er det mulig å skrive notater som er relatert til denne kontakten. Skriv inn ønsket notat og trykk  «Legg til» for å lagre notatet på kontaktkortet. Hold musepeker over et lagret notat for å redigere notatet (trykk på symbol for penn) eller slette det (trykk på symbol for søppelkasse). 

Fullfør opprettelsen av kontakten ved å trykke «Ok».