Regnskap

I denne artikkelen vil vi vise hvordan du kan importere saldobalanse og importere åpne poster reskontro ved oppstarten i PowerOffice. I punktene nedenfor forklarer vi konverteringsdato som markerer oppstart på bokføringen og kravene ved import av saldobalanse og reskontro (filtype, kolonnenavn, valideringer og avstemming mellom importfilene). Saldobalanse og reskontroer importeres i hver sin fil og i hvert sitt steg. Reskontrotypene er kunder, leverandører og ansatte. Import av inngående saldo finner du på menypunktet Meny > Innstillinger > Inngående saldo

Når saldobalanse og åpne poster kunder, leverandører og eventuelt ansatte er avstemt i gammelt regnskapssystem, må disse eksporteres ut for kunne å lage import-fil til Go.

NB: Det er per i dag ikke mulig å importere en saldobalanse med avdeling- og/eller prosjekttilknytning (avdeling/prosjekt-regnskap). Dette kan eventuelt omposteres per konto etter import ved bruk av bilagstype årsavslutning.

Forarbeid
Når saldobalanse og åpne poster kunder og leverandører er avstemt i gammelt regnskapssystem, må disse eksporteres ut for å kunne lage import-fil til PowerOffice. Saldobalansen kan importeres flere ganger så denne trenger ikke være endelig ved første gangs import. Det må derimot åpne poster kunder, leverandører og eventuelt ansatte være da disse ikke kan overskrives med ny import.

Skal foreløpig saldobalanse importeres før åpne poster er klar, må hovedbokskontoene som skal reskontroføres kunde, leverandør og evt. ansatte gis en annen midlertidig hovedbokskonto (eks 1500 til 1501,  2400 til 2401 og 2910 til 2911). Dette fordi det ved import gjøres en validering mot sum reskontroført hovedbokskonto som skal stemme med sum åpen postliste.

Saldobalanse og åpne poster kan importeres i en excel-fil i vårt standardformat (slik som beskrevet nedenfor), eller i filer som du eksporterer fra Duett eller Agro.

• KONVERTERINGSDATO

Sett ønsket konverteringsdato. Denne bør være mellom to mva-perioder for å slippe å rapportere periode fra to systemer (mva-melding for samme periode fra to systemer må i så fall konsolideres og rapporteres manuelt). Konverteringsdato blir første dag i angitt måned. Inngående saldo importeres på dagen før konverteringsdato.

Når åpne poster kunder, leverandører og/eller ansatte importeres vil konverteringsdato bli låst for endring.

• IMPORTER SALDOBALANSE

Eksporter ut saldobalanse fra gammelt regnskapssystem. 

Mva-kontoer må være avstemt og tømt mot 2740 på forhånd. Anbefaler å ikke importere systemkontoer for mva fra gammelt system (2700-2739) selv om disse står med nullsaldo. Disse kan avvike fra Go sine systemkontoer for mva og da oppstår risiko for at kontotekst ikke stemmer med kontoens funksjonalitet i Go.

Konto kan ikke være listet i importfilen mer enn én gang, som betyr at det per i dag ikke mulig å importere en saldobalanse med avdeling- og/eller prosjekttilknytning (avdeling/prosjekt-regnskap). Dette kan eventuelt omposteres per konto etter import ved bruk av bilagstype årsavslutning.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for å lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Filen må lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres saldo i fremmed valuta på en konto, må både valutakode, valutabeløp og beløp i bokføringsvaluta være angitt. Valutakurs på konverteringsdato benyttes ikke for å beregne saldoer ved import.

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Ved import av saldobalanse er det ikke tillatt å skrive over mva-kode på eksisterende konto med posteringer der mva-koden er låst til kontoen. Når klient opprettes i Go med kontoplan fra klientveileder, låses angitt mva-kode til alle salgskontoer (3000-3999). Er det gjort posteringer mot kontoer med låst mva-kode før denne importen leses inn, må mva-kode samsvare med det som allerede er angitt på konto i kontoplanen. Skal mva-kode erstattes med en annen, må lås oppheves på gjeldende konto(er) før import. Systemet tillater ikke tusenskilletegn på talldata.

Importer fil

Gå på fanen «Saldobalanse» og trykk «Importer». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres saldoer i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabeløp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom debet og kredit.

Eksisterende kontoplan blir ikke erstattet, men eksisterende kontoer overskrives med informasjon fra importfil.

• IMPORTER ÅPNE POSTER KUNDER

Eksporter ut åpne poster kunder fra gammelt regnskapssystem.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for å lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Filen må lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, må både valutakode, valutabeløp og beløp i bokføringsvaluta være angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass på:

Avstem kundenumre i fil mot kundenumre i Go før innlesing (hvis opprettet).

• Er det opprettet ekstern kode på kunder i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten.

Bilagsnummer (VoucherNo) må være unikt for hver åpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Mangler fakturanummer leses posten inn som en manuell post.

Det er kun faktura og kreditnota som skal ha fakturanummer. Fjern eventuelt fakturanummer på andre bilagstyper. Disse vil da leses inn som manuelle poster.

Fakturanumrene må være unike. 

Det er ikke tillatt med bokstaver i fakturanummer.

Anbefales at adresseinformasjon angis hvis kunde ikke fins fra før.

Er KID benyttet bør også disse være med i importen. Er KID-nummeret over en viss lengde og/eller inneholder ledende nuller, bør kolonnen for KID i importfilen være formattert til tekst for at ikke Excel skal gjøre tallene om til eksponentielle tall og/eller fjerne ledende nuller.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn på talldata.

Importer fil

Gå på fanen «Åpne poster kunder» og trykk «Importer åpne poster Kunder». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabeløp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom åpne poster og regnskap (saldobalanse).

• IMPORTER ÅPNE POSTER LEVERANDØRER

Eksporter ut åpne poster leverandører fra gammelt regnskapssystem.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for å lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Filen må lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, må både valutakode, valutabeløp og beløp i bokføringsvaluta være angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass på:

Avstem leverandørnumre i fil mot leverandørnumre i Go før innlesing (hvis opprettet).

• Er det opprettet ekstern kode på leverandører i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten

Bilagsnummer (VoucherNo) må være unikt for hver åpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Mangler fakturanummer leses posten inn som en manuell post.

Det kan ikke være samme fakturanummer innenfor samme leverandør

Er KID benyttet bør også disse være med i importen. Er KID-nummeret over en viss lengde og/eller inneholder ledende nuller, bør kolonnen for KID i importfilen være formattert til tekst for at ikke Excel skal gjøre tallene om til eksponentielle tall og/eller fjerne ledende nuller.

Fins ikke leverandør fra før i Go, anbefales det på det sterkeste at organisasjonsnummer er med i filen. Dette for å unngå dublett når det mottas fakturaer fra gjeldende leverandør i bilagsmottaket. Go leser organisasjonsnummer fra faktura og leter etter dette blant eksisterende leverandører. Fins ikke nummeret, opprettes leverandøren automatisk. Er leverandøren allerede opprettet uten organisasjonsnummer vil det oppstå dublett.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn på talldata.

Importer fil 

Gå på fanen «Åpne poster leverandører» og trykk «Importer åpne poster Leverandører». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabeløp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom åpne poster og regnskap (saldobalanse).

• IMPORTER ÅPNE POSTER ANSATTE

Eksporter ut åpne poster ansatte fra gammelt regnskapssystem hvis systemet har støtte for dette.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for å lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Filen må lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, må både valutakode, valutabeløp og beløp i bokføringsvaluta være angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass på:

Avstem ansattnumre i fil mot ansattnumre i Go før innlesing (hvis opprettet).

• Er det opprettet ekstern kode på ansatt i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten

Bilagsnummer (VoucherNo) må være unikt for hver åpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Postene blir lest inn som manuelle poster.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn på talldata.

Importer fil 

Gå på fanen «Åpne poster ansatte» og trykk «Importer åpne poster Ansatte». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabeløp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom åpne poster og regnskap (saldobalanse).

Trykk «Ok» for å postere åpningsbalansen.