Faktura

Se også denne video som beskriver hvordan du sender en repeterende faktura

Ved behov for å sende samme faktura over flere perioder kan repeterende faktura velges. Typiske eksempler kan være abonnementer/lisenser/husleie med faste intervaller. 

Fakturainnstillinger må settes opp i forkant av faktureringen. Hvis fakturaperiode ønskes som beskrivelse på faktura, settes dette opp her.

Repeterende fakturaer sendes daglig kl 02:00. Repeterende fakturaer opprettet etter kl 02:00 vil bli sendt umiddelbart hvis fakturadato er i dag.

Meny > Fakturaer

Trykk på fanen «Repeterende» og knappen «Ny repeterende faktura».

Angi «Neste fakturadato». Dette vil bli faktura- og posteringsdato på den første fakturaen som blir opprettet når den repeterende fakturaen er aktivert.

Hvis faktura ønskes sendt til kunde et gitt antall dager på forhånd før fakturadato, angis dette antallet under "Dager på forhånd". Hvis fakturaperiode er angitt til å settes på faktura, vil denne følge fakturadato og fram til neste fakturadato. For at funksjonaliteten skal fungere optimalt, anbefaler vi at faktura er satt til å sendes automatisk, ikke lagre og bekreft.

Eksempel: Husleiefaktura skal faktureres med fakturadato den første hver måned med 0 dager forfall. For at kunde skal få noen dager å betale denne på, settes dager på forhånd til 10. Når neste fakturadato står til 01.05 vil faktura bli produsert og sendt til kunde den 20.04, med posteringsdato i regnskapet den 01.05. Faktura har fakturadato 01.05 med forfall samme dag. Periodebeskrivelsen vil være mai måned.

Legg inn hvor ofte faktura skal repeteres dvs. hvor ofte denne skal repeteres over hvert tidsintervall. F.eks 1 og måned angis, vil fakturaen bli repetert èn gang hver måned. Hvis 6 og måned angis, vil fakturaen bli repetert hver 6 måned, altså to ganger per år.

Hvis repteringsintervallet er satt til èn gang per måned, er det mulig å unnlate måneder i året fra repeterende fakturering. Klikk på knapp under «Unntak» og velg hvilke(n) måned(er) som skal unnlates fra repetering. Flere måneder kan altså velges. Når det er utelatt måneder fra reptering, vil blå lampe lyse i knappen.

Det er også mulig å kjøre unntaket kun èn gang ved å sette hake for dette. Dette kan foreslås fast i fakturainnstillingene for repeterende fakturaer.

Eksempel 1: I barnehager er det vanlig å gi barnas foreldre betalingsfri måned i forbindelse med sommerferie. Da kan eksempelvis juli måned unnlates fra repetering. Faktura som skulle vært produsert med fakturadato i juli, vil da bli hoppet over og ikke generert. Når faktura for juni er produsert, vil neste fakturadato bli satt til august. Dette vil skje hvert år så lenge den repterende fakturaen er aktiv.

Eksempel 2: Aktører som selger abonnement (eks treningsstudioer), er det hos enkelte tillatt å fryse abonnementsperioden hvis abonnenten ikke ønsker å benytte tjenesten en gitt periode. Dersom dette er en engangshendelse for eksempelvis februar og mars, unnlates disse månedene fra repetering der det samtidig settes i hake for å kjøre unntaket fra repetisjon kun èn gang. PowerOffice vil da unnlate å produsere faktura med fakturadato for førstkommende februar og mars måned. Når faktura for januar er produsert, vil neste fakturadato bli satt til april måned, samtidig som unntakene fjernes.

Velg så hvor mange ganger faktura skal repeteres, eventuelt sett inn sluttdato. Eksempel på dette kan være kontrakt for 1 år med månedlig fakturering. Sett da inn at faktura skal repeteres 12 ganger eventuelt sett sluttdato et år frem i tid. NB! Det kjøres ikke faktura på sluttdato.

Definer om repeterende faktura skal lagres som utkast (lagres som ordreutkast og kan slås sammen med andre ordreutkast hvis ønskelig, før fakturering), lagres som bekreftet (faktura må sendes manuelt til kunde fra fane Bekreftet) eller sendes automatisk (faktura sendes til kunde på fakturadato, ev antall dager på forhånd hvis angitt, og legger seg i fane Ubetalt). Hvis en faktura skal sendes automatisk, må kunden's fakturaleveringsmåte på kundens kontaktkort være satt til E-post, Avtalegiro, eFaktura eller EHF. 

Hvordan resten av faktura settes opp, se kapittelet om Lag faktura/Lag kreditnota. Når fakturaen er blitt som ønsket, trykk "Aktiver" nederst i skjermbildet.