Dokumentsenter

SØK ETTER DOKUMENT

I søkefeltet «Søk i alle dokumenter...» til venstre kan du søke blant alle dokument i alle mapper som du har tilgang til. I søkefeltet «Søk» til høyre kan du søke blant alle dokument i den valgte mappen.

 

FILTER

Ved klikk på ikonet  til høyre over valgt mappe kan du angi filter på egenskapene år og periode. Når et filter er satt vises dette ved at ikonet endres til  og at dokumentene i listen begrenses til de dokumentene som har valgte egenskaper.

 

KOLONNER

Når du peker på en kolonne dukker det opp en pilspiss som peker ned til høyre for kolonnenavnet. Ved klikk på denne kan du angi sortering, velge flere eller færre kolonner eller tilbakestille til de kolonnene som opprinnelig var valgt inn. Du kan også angi sortering ved å klikke på kolonnenavnene.

 

FLYTTE DOKUMENT

Dersom du ønsker å flytte dokument til en annen mappe, kan du gjøre dette ved å ta tak i det aktuelle dokumentet (klikk og hold) og dra dette over til den ønskede mappen og slippe det der.

 

LEGGE TIL NOTAT

Du kan legge til et notat (som metadata) på et dokument. Dette gjør du ved å markere raden med det aktuelle dokumentet og klikke på det notatikonet som dukker opp helt til venstre i raden: . Dersom det allerede fins et notat til dokumentet vil dette ikonet hele tiden være synlig. Du kan se tidligere notat ved å klikke på ikonet.

 

Det er flere muligheter til å behandle dokumentet etter lagring i dokumentsenteret.

NY VERSJON

Du kan lage en ny versjon av et dokument ved å markere dokumentet og velge "Ny versjon" via knappen «Alternativer». I dialogen som dukker opp kan navnet på den nye versjonen endres, versjonen kan kommenteres og du kan laste opp en annen fil i samme filformat som vil erstatte originaldokumentet i den nye versjonen.
Dersom det fins flere versjoner av et dokument vil dette vises i kolonnen «Versjon» i dokumentoversikten. Ved trykk på tallet som framkommer vil man kunne se tidligere versjoner av dokumentet.

 

SEND TIL SIGNERING

Dette valget krever at utvidelsen «Signant» er aktivert på klienten.

Du kan sende en pdf til signering ved å markere dokumentet og velge "Send til signering " via knappen «Alternativer». Dokumentet vil da sendes på mail til den som skal signere. Denne må benytte bankID e.l. for å kunne signere. Du kan også angi at flere skal signere og hvem av dem som skal signere først.

Når dokumentet er sendt til signering får det status «Venter på signering» i kolonna «Signering». Etter at det er signert får det status «Signert».

Mottaker kan velge å avvise signering, dette endrer da status på dokumentet.

 

Signering med BankID (hentet fra Signants nettside)

BankID har flere løsninger. De fleste er kjent med BankID-brikken mens mange også har BankID på mobil i tillegg. Den største forskjellen på disse løsningene er at BankID-brikke benytter et sentrallagret sertifikat mens BankID på mobil har sertifikatet lagret i SIM-kortet på mobilen.

Dokumentsignering er bare støttet av sentrallagret BankID, noe som betyr at signering med BankID på mobil der sertifikatet ligger i SIM-kortet på mobilen dessverre ikke er mulig. BankID har også en løsning der man kan benytte BankID på mobil som engangs-passord. Altså at mobilen erstatter brikkens funksjon mens sertifikatet som benyttes til signering fortsatt er sentrallagret. Du kan derfor signere med BankID på mobil som engangs-passord. Det er imidlertid opp til den enkelte bank å tillate BankID på mobil som engangs-passord og ikke alle bankene har åpnet for dette enda.

Dersom du har BankID på mobil som engangs-passord, skal du kunne bytte til «BankID på mobil» ved inntasting av engangskode i steg 2 i BankID-dialogen under signeringen.

 

 

FLYTT TIL BILAGSFØRING

Dokumentet kan enkelt flyttes til bilagsføringen ved å velge "Flytt til bilagsføring" via knappen "Alternativer". Dette gjelder bare dokumenter i PDF-format og kun dersom du har tilgang til bilagsføring.

 

KOPIER TIL BILAGSFØRING

Hvis dokumentet skal lagres i dokumentsenteret og brukes ved bilagsføring velges "Kopier til bilagsføring" via knappen "Alternativer". Dette gjelder bare dokumenter i PDF-format og kun dersom du har tilgang til bilagsføring.

 

OPPRETT PDF (OG SLÅ SAMMEN)

Du kan opprette en pdf av et dokument ved å markere dokumentet og velge "Opprett PDF" via knappen «Alternativer». Dette menypunktet er ikke tilgjengelig for PDF-dokument. Det blir opprettet et PDF-dokument med samme nav som originaldokumentet.

Dersom du har markert flere dokument (her kan også PDF-dokument inkluderes) og velger «Opprett PDF», vil Go foreslå å slå sammen de valgte dokumentene til ett PDF-dokument. Du kan også endre rekkefølgen på dokumentene som slås sammen ved å klikke på ikonet  og dra dokumentet opp eller ned i lista. Det sammenslåtte dokumentet får navnet til det øverste dokumentet om du ikke endrer det i feltet «Navn».

Dersom du ikke ønsker å slå sammen dokumentene kan du fjerne haken i «Slå sammen dokumenter til en PDF». Da blir det opprettet et PDF-dokument per valgte dokument (bortsett fra dokument som allerede er PDF).

 

OPPRETT ZIP-FIL

Du kan opprette en zip-fil ved å markere det/de dokumenter den skal inneholde, gå på "Alternativer" og velger "Opprett Zip-fil". Legg inn ønsket navn på Zip-filen dersom forslag til navn ikke er ønskelig.

 

SEND MED E-POST

Dokumenter kan sendes på e-post ved å markere dokumentet og velge "Send med e-post" via knappen «Alternativer». Dokumentet sendes da fra PowerOffice Go og du har også mulighet til å angi mottaker, emne og melding. Det er mulig å sende samme mail til flere mottakere samtidig, begrenset opp til 10 mottakere. 

DUPLISER

Du kan duplisere et dokument ved å markere dokumentet og velge "Dupliser" via knappen «Alternativer». Det blir da opprettet et nytt dokument i samme format og med «Kopi av» lagt til foran navnet.

 

ENDRE NAVN

Hvis det er behov for å endre navn på dokumentet, kan dette gjøres ved å markere dokumentet og velge "Endre navn" via knappen "Alternativer".

 

EGENSKAPER

Du kan redigere egenskapene til et dokument ved å markere dokumentet og velge "Egenskaper" via knappen «Alternativer». Du vil da kunne endre navnet til dokumentet samt angi år og periode dokumentet gjelder for dersom dette er aktuelt for det valgte dokumentet. År og periode er egenskaper som du kan filtrere dokumentlistene på.

LAST NED

Du kan laste et dokument ned til egen datamaskin ved å markere dokumentet og velge "Last ned" via knappen «Alternativer».

LAST NED SOM ZIP-FIL

Marker de dokumenter, uavhengig av type dokument, som er ønsket lastet ned. Gå på "Alternativer" velg "Last ned som zip-fil". Systemet mapper de markerte dokumenter til en fil som legger seg nede i venstre side av skjermen. 

 

SLETT DOKUMENTER

Dokumenter kan slettes fra dokumentsenteret ved å markere dokumentet og velge "Slett" via knappen "Alternativer".