Dokumenter

Alle steder hvor det kan lagres dokumenter i PowerOffice (dokumentsenter, kontakter, produkter, prosjekter og Quality) finner du knappene "Nytt dokument", "Last opp" og "Alternativer". I denne artikelen forklarer vi funksjonene bak "Alternativer"-knappen. Vi ser på de ulike muligheter du har, og hvordan du på best mulig måte kan ta i bruk alle de mulighetene som ligger i dokumentlagring i PowerOffice.

Ny versjon
Lag en ny versjon av et dokument ved å markere dokumentet og velge "Ny versjon". Du velger selv navnet på den nye versjonen op legge til enn kommentar. Det er og mulig å laste opp en annen fil i samme filformat som vil erstatte originaldokumentet i den nye versjonen.
Dersom det fins flere versjoner av et dokument vil dette vises i kolonnen «Versjon» i dokumentoversikten. Ved trykk på tallet som framkommer vil man kunne se tidligere versjoner av dokumentet.

Opprett PDF (og slå sammen)
Er det ønskelig å opprette en PDF av f eks en word-fil er det mulig i PowerOffice. Markere dokumentet og velg "Opprett PDF". Det opprettes da et PDF-dokument med samme navn som originaldokumentet. Her kan også flere dokumenter markeres samtidig, og blir da slått sammen til en pdf. I tillfeller hvor flere dokumenter slås sammen, velger du selv rekkefølgen på dokumentenene. Ta tak i de tre strekene til venstre på hver linje, og dra dokumentene opp eller ned i listen. Se eksempel i bildet under. Det sammenslåtte dokumentet får navnet til det øverste dokumentet om du ikke endrer det i feltet «Navn». Dersom du ikke ønsker å slå sammen dokumentene til en pdf kan du fjerne haken i «Slå sammen dokumenter til en PDF». Da blir det opprettet et PDF-dokument per valgte dokument.  Alternativet "Opprett PDF" støtter følgende filtyper: DOCX, DOTX, DOC, RTF, XLSX, PPTX, PDF, CSV, JPG, PNG OG XLS.

Send til signering
En pdf kan sendes til elektronisk signering ved å markere dokumentet og velge "Send til signering".  Via Signant sendes da dokumentet på mail til den som skal signere. Du kan også angi at flere skal signere, og hvem av dem som skal signere først.

Når dokumentet er sendt til signering får det status «Venter på signering» i kolonnen for «Signering». Etter at det er signert får dokumentet status «Signert». Mottaker kan også velge å avvise signering, og også dette endrer status på dokumentet.

Funksjonen "Send til signering" krever at utvidelsen «Signant» er aktivert på klienten. Les mer om signering på Signants nettside.

Flytt til bilagsføring
Dokumentet kan enkelt flyttes til bilagsføringen ved å velge "Flytt til bilagsføring". Hvis dokumentet ikke er en pdf, vil det konverteres til en pdf, - for så å flyttes til bilagsføringen. 

Kopier til bilagsføring
"Kopier til bilagsføring" vil sende en kopi av dokumentet til bilagsføringen. Hvis dokumentet ikke er en pdf, vil det opprettes en pdf som sendes til bilagsføringen. 

Opprett zip-fil
Du kan opprette en zip-fil ved å markere det/de dokumenter den skal inneholde, gå på "Alternativer" og velger "Opprett Zip-fil". Legg inn ønsket navn på Zip-filen dersom forslag til navn ikke er ønskelig.

Send med e-post
Dokumenter kan sendes på e-post ved å markere dokumentet og velge "Send med e-post" via knappen «Alternativer». Dokumentet sendes da fra PowerOffice Go og du har også mulighet til å angi mottaker, emne og melding. Det er mulig å sende samme mail til flere mottakere samtidig, begrenset opp til 10 mottakere. 

Dupliser
Et dokument kan dubliseres ved å markere dokumentet og velge "Dupliser". Det blir da opprettet et nytt dokument i samme format og med «Kopi av» lagt til foran navnet.

Endre navn
Å endre navn på dokumentet kan gjøres dette ved å markere dokumentet og velge "Endre navn".

Egenskaper
Du kan redigere egenskapene til et dokument ved å markere dokumentet og velge "Egenskaper". Du vil da kunne endre både navnet til dokumentet, samt angi år og periode som dette dokumentet skal tagges med. År og periode er egenskaper som du kan filtrere dokumentlistene på, og du kan hente frem kolonner for år og periode i kolonnevelgeren.

Last ned
Du kan laste et dokument ned til egen datamaskin ved å markere dokumentet og velge "Last ned".

Last ned som zip-fil
Marker det eller de dokumenter som er ønskes lastet ned i en fil, og velg "Last ned som zip-fil". Flere dokumenter kan slås sammen til en zip-fil uavhengig av type dokument. 

Slett dokumenter
Dokumenter kan slettes fra dokumentsenteret ved å markere dokumentet og velge "Slett".