Regnskap

I denne artikkelen forklares det hvordan flytlogikk for utlegg og reiseregning kan avvike fra ordinær flytlogikk siden bilagstypene som oftest leveres via PowerOffice appen.

Flytlogikk ved innsending fra app

Om det i godkjenningsinnstillingene for bilagstypen, er angitt at type godkjenning er påkrevd, vil bilaget automatisk gå til første godkjenner ved innsending fra app.
Settes type godkjenning til ingen, vil bilaget posteres/gå til kontrollør ved innsending (er ikke kontrollør aktivert er ikke dette et anbefalt oppsett).
Settes type godkjenning til valgfri, vil bilaget gå direkte til bilagsføring ved innsending, hvor det der tas stilling til om bilaget skal ut på godkjenningsflyt eller ikke. Denne typen godkjenning gjelder kun utlegg da reiseregning aldri vil gå til bilagsføringen og har dermed ikke alternativ for valgfri godkjenning.

Flytlogikk ved avvisning av bilag generert i app

Bilag opprettet i app vil ved avvisning sendes tilbake til bruker i app. I motsetning til reiseregning (som kun kan lages i app), kan utlegg i tillegg lages på web (i bilagsføringen). Et utlegg opprettet på web vil ved avvisning sendes tilbake til bilagsføringen.

Flytlogikk for utlegg ved innsending fra app med leder som første godkjenner

For utlegg som opprettes i app, vil angitt prosjekt, delprosjekt og avdeling kun settes på utleggets konteringslinje(r) ved innsending. Dette fordi Go kan slå sammen flere utlegg til ett bilag ved samtidig innsending, hvor disse kan være angitt med ulik dimensjon. Skal et utlegg til en leder må bilaget være angitt med den samme dimensjonen. Er utlegg satt opp med påkrevd godkjenning i godkjenningsinnstillingene (automatisk sendes på flyt fra app), hvor en leder skal være første godkjenner, gjelder dermed følgende logikk.

Når utlegget sendes fra app, og systemet ikke finner lederen som skal godkjenne bilaget, vil dette gå rett til bilagsføring. 

Eksempel 1: Utlegg skal godkjennes av avdelingsleder på første nivå. Avdeling er ikke angitt på utlegget eller angitt avdeling har ikke leder som er en bruker med godkjenningsrettigheter. Systemet har ingen avdelingsleder å sende bilaget til.

Eksempel 2: Utlegg skal godkjennes av prosjektleder på første nivå. To utlegg sendes samtidig inn, angitt med ulikt prosjekt. Ved innsending slås utleggene sammen til ett utlegg hvor konteringslinjene får ulike prosjekter. Systemet vet ikke hvilken prosjektleder bilaget skal sendes til.

Et utlegg vil likevel kunne bli angitt med avdeling i bilagshodet. Dette skjer om den ansatte er tilknyttet en avdeling på ansattkortet. Er avdelingsleder første godkjenner vil bilaget gå til denne lederen om lederen er en bruker med godkjenningsrettigheter. Dette uavhengig hvilken avdeling som angis av bruker i app.

Eksempel: Utlegg skal godkjennes av avdelingsleder på første nivå. Den ansatte er tilknyttet avdeling 1 på ansattkortet. Den ansatte sender inn to utlegg samtidig, hvor disse er angitt med avdeling 2 og avdeling 3. Systemet slår sammen utleggene og vil forsøke å sende utlegget til leder for avdeling 1.