Regnskap

I denne artikkelen forklares det hvordan bilag kan omdirigeres på godkjenningsflyt til en stedfortreder.

Ved ferieavvikling eller andre situasjoner der en bruker har et langvarig fravær fra sitt arbeid, kan det være hensiktsmessig å midlertidig sette inn en stedfortreder som godkjenner bilag i denne brukerens fravær. Ligger det bilag til godkjenning (på flyt) hos denne brukeren etter fraværet har startet, kan disse omdirigeres til stedfortreder.

Omdirigeringen gjøres via rapporten bilagsflyt.

Nivå 1

Bilag som ligger til godkjenning på dette nivået har ingen krav til hvem som er godkjenner og heller ikke hvem som videresender disse. Bilag på dette nivået kan derfor videresendes direkte til stedfortreder. Hvis fraværende bruker er angitt som første nivå's godkjenner, vurdèr om denne skal erstattes med stedfortreder i godkjenningsinnstillingene, leverandørkort og ansattkort.

Nivå 2 og høyere, inkludert kontrollør

Bilag som ligger på disse nivåene skal hovedsaklig godkjennes av brukeren som er angitt som godkjenner i godkjenningsinnstillingene. Det er heller ikke mulig for andre brukere å videresende bilag fra disse nivåene via rapporten bilagsflyt. Omdirigeringen gjøres på følgende måte.

Legg inn stedfortreder på gitt nivå i godkjenningsinnstillingene.
Gå i rapporten bilagsflyt og returnèr bilag(ene) til angitt stedfortreder.
Stedfortreder vil nå godkjenne bilaget på forrige nivå på nytt. Siden stedfortreder også er den som skal godkjenne bilaget på neste nivå, vil bilaget autogodkjennes gjennom dette nivået (da avsender og mottaker er den samme).
Eksempel: 2 nivåer er aktivert på en gitt klient. Ola, som er kontrollør, er på ferie og Kari skal være Ola's stedfortreder. Det ligger 10 bilag til godkjenning hos Ola på kontrollørnivået. I godkjenningsinnstillingene settes først Kari som kontrollør. I bilagsflyt-rapporten returneres de 10 bilagene som ligger hos Ola til godkjenning, til Kari. Siden bilagene returneres, mottar Kari disse for ny godkjenning på nivå 2. Når Kari godkjenner bilagene på dette nivået, vil disse bli sendt til kontrollør som nå også er Kari. Siden Kari både er avsender og mottaker mellom nivåene, vil bilaget autogodkjennes gjennom kontrollørnivået og posteres.