Følg

Lag og send inn reiseregning

Reiseregning vil, basert på informasjonen som oppgis, beregne diett og godtgjørelser for reiser i innland og utland. Satsene som brukes er hentet fra klienten.

PDF-import
Man kan importere PDF-filer for bruk i Go Mobile ved å åpne filene på mobilen og trykke på «del»-ikonet. Man vil da få opp valg for deling. Velg importer med Go Mobile. Dette vil åpne Go Mobile og kopiere PDF-filen inn i databasen. PDF-filen vil da bli tilgjengelig for opplasting til dokumentsenter og for bruk i reiseregninger.

Opprette en reiseregning
Bruker må velge fanen «Reiser» og trykke på den grønne, runde knappen med en + i bunnen av skjermbildet. Et nytt skjermbilde presenteres med mulighet for å legge inn reisens detaljer.

Formålet/Arrangementer
I dette feltet skriver brukeren inn formålet med reisen og eventuelle arrangementer han/hun deltar på. Dette feltet er obligatorisk.

Reiserute
Her føres reiseruten. Minimum avreisested og destinasjon må være med.

Avreise
Dato og klokkeslett for avreise.

Hjemkomst
Dato og klokkeslett for hjemkomst.

Diett
Her kan bruker velge om diett skal beregnes eller ikke. Slås av dersom man reiser på regning. Dersom diett beregnes, vil det være mulig å gå inn på diett og slå av og på måltider for hver overnatting. Vær oppmerksom på at ved hotellovernatting antas at frokost er inkludert. Dersom man overnatter på hotell uten frokost, må man gå inn på diettoversikten og slå dette på igjen.

Hovedland
Landet du tilbringer mest tid i under reisen.

Prosjekt - delprosjekt
Prosjektet som skal faktureres for reisen.

Utbetalt forskudd
Eventuelt beløp arbeidsgiver utbetaler som forskudd for reisen.

Utgifter
I denne oversikten kan bruker legge til alle utgifter som skal dokumenteres for reisen. Man kan komme tilbake til reisens detaljer ved å trykke på det blå feltet i toppen av oversikten. For å legge til utgifter, trykk på den runde, grønne knappen i bunnen av skjermbildet. En liste over aktuelle utgiftstyper blir presentert. Velg en passende type.

Utgiftstyper
De fleste av disse er utlegg brukeren ønsker å få refundert, mens andre representerer godtgjørelser brukeren har krav på.

Generelle utlegg
Bruker skal kunne sende inn et bilag med bilde, dato, betalingsmåte, beløp, valuta og beskrivelse
Hendelsesforløp:
Nytt skjermbilde presenteres, og kamera åpnes automatisk.
Se Kamera
Bruker tas tilbake til skjermbilde for nytt bilag.
Bruker kan skrive inn en beskrivelse av bilaget og velge dato.
Bruker taster inn et beløp, og kan velge en valuta fra klientens støttede valuta.
Dersom bruker velger en annen valuta, vil appen gjøre et kjapt kall mot server for å hente riktig valutakurs. Denne hentes med utgangspunkt i datoen som er valgt for bilaget. Valutakursen vil også vises, og kan endres dersom bruker mener den er feil.
Bruker trykker ferdig, og tas tilbake til utgifter.

Overnatting
Overnatting må registreres selv om dette er ordnet av arbeidsgiver. Dette fordi typen overnatting avgjør hvilke godtgjørelser brukeren har rett til. Feltene her er for det meste selvforklarende, men når man skal velge type overnatting er det noen regler for når man kan velge ulegitimert overnatting. For å kunne velge dette må arbeidsgiver ikke ha ordnet overnatting for brukeren, og brukeren krever ikke refusjon for sin egen løsning. Dette vil da utløse et nattillegg.

Eget kjøretøy
Denne utgiftstypen brukes for å beregne kjøregodtgjørelse ved bruk av eget kjøretøy i hele eller deler av reisen. Velg type kjøretøy fra en liste over gyldige kjøretøy. Dersom deler av reisen kjøres i utland, må det opprettes flere utgifter for eget kjøretøy, slik at man får riktig sats for kjørte kilometer i utland og innland. Feltene «Fra» og «Til» må fylles ut med stedene man kjører fra og til.
Kilometersatsen kan ikke overstyres. Dersom man har passasjerer må man føre opp navnene på disse i et felt som dukker opp når man slår på passasjertillegget.

Innsending
Bruker kan sende inn reiseregningene fra utgiftsoversikten eller fra reiseoversikten. Dersom brukeren ikke har lagt til en signatur, vil et sprettoppvindu tilby en mulighet for å gjøre dette.

Avviste reiseregninger
Dersom en reiseregning blir avvist, vil den dukke opp i listen igjen med et rødt ikon. Brukeren kan trykke på det røde ikonet for å lese begrunnelsen for avvisningen. Når brukeren har korrigert det som var feil, kan reiseregningen sendes inn igjen for ny godkjenning.

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

logg på hvis du vil legge inn en kommentar.