Regnskap

I denne artikkelen forklares det hvordan funksjon for pålitelig leverandør fungerer i bilagsgodkjenningen.

Denne funksjonaliteten fungerer med samme prinsipp som avtalegiro har for privatkunder. Faktura fra leverandører som angis som pålitelige, posteres direkte ved ankomst fakturamottak (gjelder også ved manuell opplasting). Fakturaer fra pålitelige leverandører blir altså unnlatt noen form for kontroll og godkjenning av bruker i Go før denne posteres (og legges klar for overføring til bank).

Funksjonen kan være hensiktsmessig å aktivere på leverandører som oppfyller disse tre kriteriene: 

• fakturerer de samme varene/tjenestene hver gang hvor
  • kontering av faktura er alltid den samme der konteringsforslaget satt på faktura alltid er korrekt (ingen manuell endring før postering)
• ved bruk av dimensjon (prosjekt, avdeling) må denne alltid være den samme og knyttet til konto i kontering.
• fakturerer etter en fast avtalt frekvens

Dette kan være leverandører som eksempelvis fakturerer abonnement eller husleie med samme beløp, én gang per måned.

Aktivere pålitelig leverandør

Meny -> Leverandører

Velg ønsket leverandør og gå på fanekort "Kjøp".

Sett på hake for "Pålitelig leverandør", angi tillatt beløpsgrense og fakturafrekvens.

• Beløpsgrense er akseptert maksbeløp en faktura fra leverandøren kan være på.
• Fakturafrekvens er maks antall tillatte fakturaer for angitt periode. 

I leverandørlisten fins alternative kolonner som viser hvilke leverandører som er satt som pålitelige med beløpsgrense og frekvens.

Endringer i innstillingene for pålitelig leverandør loggføres i hendelsesloggen under kategorien "Kontakt".

Avvik

Brytes noen av kriteriene, vil faktura behandles som om leverandøren ikke er pålitelig. Det vil si at faktura stopper i bilagsføringen ved ankomst eller sendes automatisk på godkjenningsflyt (om dette er satt opp på leverandøren). Fakturafrekvens vil valideres mot allerede posterte fakturaer innenfor angitt periode, uavhengig om faktura er direktepostert som pålitelig leverandør eller ikke.

En banner vil legges på bilaget med årsak på fakturaer som ikke posteres direkte fra en leverandør som er pålitelig.

Eksempel

En leverandør aktiveres som pålitelig med en beløpsgrense på 5000,- og et fakturaintervall på 2 fakturaer per måned. 

Brudd på kriteriene vil være

• alle faktura med fakturabeløp på over 5000 brutto,-.
• den tredje og påfølgende fakturaer som ankommer fakturamottaket (forutsatt at de to første er postert) med fakturadato innenfor samme måned.

Faktura vil heller ikke posteres direkte hvis 

• faktura inneholder et leverandørens bankkontonummer som er nytt eller tidligere deaktivert
• leverandøren er svartelistet globalt
• ubalanse i bilaget
• konto i konteringsforslag krever dimensjon (prosjekt, avdeling)

Merk at faktura fra pålitelige leverandører som manuelt lastes opp på klienten, automatisk blir postert ved opplasting.

En leverandør angitt som pålitelig, vil ha et merke på seg i felt for leverandørnavn.

Betalinger

I betalingsoversikten vil fakturaer som er direktepostert fra pålitelig leverandør uten bilagsgodkjenning være markert i alternativ kolonne "Unntatt bilagsgodkjenning".