API og integrasjoner

I PowerOffice  kan du aktivere en inkassointegrasjon for å håndtere forfalte fakturaer ved å overføre dem direkte til et inkassobyrå. Her er en guide til hvordan du kan ta i bruk denne funksjonen i Go. Artikkelen dekker alt fra forutsetninger før man tar i bruk inkassointegrasjon og hvordan man aktiverer inkassointegrasjon til hvordan man unnlater spesifikke kunder fra inkassoløpet og mulighetene for å ha to inkassointegrasjoner aktiv samtidig.

 

Begreper og terminologi:

Her avklares noen begreper som benyttes videre i artikkelen:

• Inkasso: Innkreving av penger fra kunders ubetalte faktura, etter en lovregulert prosess. 
• Egeninkasso: Selger og avsender av faktura utfører selv inkasso
• Fremmedinkasso: Et selskap som utfører inkasso prosessen på vegne av selger
• Importerte bilag: Bilag bokført i PowerOffice gjennom en filimport eller gjennom en api integrasjon, fra en ekstern kilde.
• Fakturabilag: Bilagstypen utgående faktura og utgående kreditnota i PowerOffice. Fakturabilag har informasjonen som kreves i henhold til påkrevd salgsdokumentasjon, og informasjon relevant for inkasso.
• Purreinnstillinger: Innstillingene i PowerOffice som bestemmer hvilke purresteg som skal utføres i PowerOffice før en integrasjon tar over inndrivingen av ubetalte faktura. Disse innstillingene handler altså kun om hva man ønsker å gjøre selv i PowerOffice, før tilbyder av inkassotjenester overtar jobben.
• Dedikert inkassoløsning: Spesifikk funksjonalitet laget i PowerOffice med hensyn til inkasso, som forutsetter bruk av api'et.
• Alternative inkassoløsninger: Integrasjoner som ikke benytter den dedikerte løsningen for inkasso, men som ellers benytter PowerOffice api'et.

Generelt om inkassoløsningen i PowerOffice:

PowerOffice har en dedikert api løsning for inkasso, som inkassoselskaper anbefales å integrere mot. Løsningen fungerer slik at faktura kan hentes av inkassoselskapet 14 dager etter forfall av faktura eller dagen etter forfall av siste purring utført i PowerOffice. Inkassointegrasjonen henter faktura- og kundeinformasjon og registrerer dette i sitt fagsystem, og sender informasjon tilbake til PowerOffice som vil vises i den dedikerte inkassorapporten i PowerOffice. Inkassoselskapet foretar videre inkasso, holder PowerOffice oppdatert med status, og overfører betalinger og andre oppgjør tilbake til PowerOffice.

Inkassoselskapet kan postere betalingstransaksjoner automatisk tilbake til PowerOffice via api, litt avhengig av hvordan de har integrert seg. For andre oppgjør, sendes dette gjerne til bilagsmottaket til PowerOffice for vurdering og bokføring manuelt

 

Forutsetninger for bruk

Her avklares noen forutsetninger for at inkassointegrasjon kan benyttes:

• Kun fakturabilag vil fungere med en inkassointegrasjon. Fakturabilagene kan være skapt via fakturering i PowerOffice, eller være importerte bilag.
• Inkassointegrasjon kan ikke kombineres med factoringintegrasjoner.
• PowerOffice kan ikke benyttes til egeninkasso. Både egeninkasso og fremmedinkasso må løses gjennom en integrasjon med en tilbyder av tjenesten.

 

Forberedelser i PowerOffice før en inkassointegrasjon aktiveres

Nødvendig oppsett vil variere mellom de ulike inkassoelskapene, men generelt vil det være nødvendig å påse at dedikerte kontoer er satt opp i PowerOffice for de regnskapsmessige posteringene den aktuelle inkassointegrasjonen skal håndtere og sende tilbake til PowerOffice. Oppsett av kontoer gjøres i PowerOffice, og må formidles til inkassoselskapet eller leverandøren av integrasjonen, dersom det ikke er en del av onboarding rutinen som integrasjonsparten har. De fleste tilbyderne av inkasso har også et foretrukket rutine knyttet til når inkassobyrået skal overta inndrivingen av faktura, som vil påvirke hvilket oppsett av purreinnstillinger det bær være i PowerOffice. Følgende vil typisk være nødvendig å sette opp i PowerOffice:

• Kontoer som skal være i bruk for ulike kostnader som inkassoomkostninger, renter, og andre nødvendige posteringer.
• Purreinnstillinger i henhold til avtale med inkassoselskapet.
• Gjennomgang av eventuelle kunder man ønsker å unnta fra et inkassoløp

 

Dette skjer i PowerOffice når en inkassointegrasjon blir aktivert

Når inkassointegrasjonen er aktivert, vil flere funksjoner bli tilgjengelige i PowerOffice:

• "Inkasso"-menypunktet under kategorien "Salg" i hovedmenyen, vil bli tatt i bruk.
• Klienten vil ha tilgang til purresteget "Inkasso".
• Alle kundekort vil automatisk ha haken "overfør til inkassobyrå" aktivert.

Når utvidelsen er på plass, vil alle forfalte fakturaer automatisk vises som utkast for inkasso, basert på følgende regler:

• Hvis "Påminnelse" eller ingen innstillinger er aktivert, overføres fakturaen til utkast for inkasso 14 dager etter forfall.
• Hvis "Purring/inkassovarsel" er aktivert, skjer overføringen dagen etter at purringen/inkassovarselet forfaller.

Hvis du har satt en minimumsgrense for betalingsoppfølging, vil fakturaer under dette beløpet unntas fra både purringer og inkassointegrasjon. De vil bli plassert i purrelisten med neste handling som "ingen".

For å manuelt flytte en forfalt faktura fra purreliste til utkast for inkasso, selv med aktive purringsinnstillinger eller hvis fakturaen er under beløpsgrensen, gjør du følgende:

• Klikk på linken under "neste handling" i purrelisten.
• Velg "inkasso" fra nedtrekksmenyen.
• Trykk på "Ok" for å flytte fakturaen til utkast for inkasso.

Bildet under viser et eksempel på manuell overstyring i purrelisten, hvor neste handling settes til inkasso

 

Unnlate spesifikke kunder fra inkassoløpet

Du kan enkelt ekskludere bestemte kunder fra inkassoprosessen. Dette gjøres ved å fjerne haken for "Overfør til inkassobyrå" i fanen Purringer på kundekortet. Fakturaer som sendes til disse kundene, vil dermed ikke bli med i inkassoløpet.

 

Bildet nedenfor viser den aktuelle haken "overfør til inkassobyrå", i fanen Purringer på et kundekort i PowerOffice.

 

Flere inkassointegrasjoner

Det er mulig å ha flere inkassointegrasjoner aktive samtidig, bare én av dem kan opprette nye inkassosaker. Dette er gunstig dersom man ønsker å bytte inkassobyrå, og man må da huske på at inkassobyrået man bytter til har på haken "inkassobyrå kan opprette nye saker", men samme hake deaktiveres på integrasjonen man bytter fra. Eksisterende saker vil fortsatt håndteres av den opprinnelige integrasjonsparten, men nye saker vil da kun bli håndtert av den nye integrasjonen.

 

Du kan justere disse innstillingene for hver inkassointegrasjon, bildet nedenfor viser et eksempel på innstillingen til en integrasjon og den aktuelle haken "Inkassobyrå kan opprette nye saker".

 

 

Inkassoløpet med en inkassointegrasjon

Listen "Utkast", under "Inkasso"-menypunktet under kategorien "Salg" i hovedmenyen

Når neste purresteg i PowerOffice er overføring til inkassointegrasjon, vil de aktuelle fakturaene først havne i liste "utkast" i inkasso menyen. Her må fakturaene godkjennes, og de blir tilgjengelig for integrasjonen når de er flyttet over i "godkjent" lista i inkasso menyen.

Fra "utkast" lista er  det mulig å godkjenne enkeltfaktura, et markert utvalg, eller alle fakturaene på lista. Det er også mulig å sette faktura med status "på vent". Disse vil ikke være mulig å godkjenne så lenge haken for dette står på, men de forblir på listen.

Fjernes en faktura fra listen, vil denne flyttes tilbake til purrelisten i PowerOffice med neste handling satt til «Ingen». Faktura blir liggende med denne statusen i purrellista med mindre den overstyres til et annet purresteg igjen.

NB: Kreditnotaer blir ikke med i liste over hva som kan godkjennes for overføring til inkasso. Påse derfor at kreditnota er matchet mot faktura for å justere ned beløpet som skal inndrives.

Det er mulig å aktivere innstillinger for at faktura automatisk blir godkjent og havner i "godkjent" lista. Dette gjøres under purreinnstillingene i PowerOffice, hvor man setter en hake på "Godkjenn automatisk fakturaoverføring til <Navnet på integrasjonen>.  I purreinnstillingene kan man også sette opp fra og med når fakturaer skal bli godkjent automatisk. Dette er særlig hensiktsmessig i en oppstartsfase med PowerOffice, i tilfeller hvor man har importert åpne poster som ikke skal overføres til inkassobyrå. Da kan man sette en dato for å avgrense fra og med hvilken fakturadato nye fakturaer automatisk blir godkjent for overføring til inkassobyrå.

NB: Vær oppmerksom på at det bare er nye faktura bokført etter at purreinnstilling er endret, som blir påvirket av en eventuell avgrenset dato for automatisk godkjenning.

 

Skjermbildet nedenfor viser purreinnstillingene i PowerOffice, med de to nederste innstillingene for automatisk godkjenning og avgrensning av dato

 

 

Listen "Godkjent", under "Inkasso"-menypunktet under kategorien "Salg" i hovedmenyen

Når fakturaer blir godkjent i utkast lista (manuelt eller automatisk), vil de bli flyttet til "Godkjent" listen. Ført i dette steget blir fakturene tilgjengelig for inkassointegrasjonen, og informasjonen kan hentes fra PowerOffice via api'et.

Har det ved en feiltakelse blitt godkjent en faktura som likevel ikke skal overføres til inkassointegrasjonen, er det mulig å velge den aktuelle fakturaen og trykke "Fjern". Dette er kun mulig så lenge inkassobyrået ikke har hentet faktura og opprettet en sak i PowerOffice. "Fjern" vil gjøre at faktura flyttes til purrelisten i PowerOffice med neste handling satt til "Ingen".

 

Listen "Åpne", under "Inkasso"-menypunktet under kategorien "Salg" i hovedmenyen

Når inkassointegrasjonen henter faktura tilgjengelig i "godkjent" fanen, vil integrasjonen opprette et saksnummer og faktura flyttes til en inkassosak i listen "Åpne" i PowerOffice. Dette utføres av integrasjonen via api, og når faktura er i en åpen sak skjer den videre oppfølgingen av inkassobyrået.

Dersom de første purrestegene skjer i PowerOffice med renter og gebyrer, vil eventuelle bokførte renter og gebyrer automatisk bli reversert av systemet når inkassobyrået oppretter en ny åpen sak med fakturaen. Dette skjer fordi en ny juridisk enhet overtar inndrivingen av fordringen(e), og prosessen videre skal følge neste steg avtalt med inkassobyrået.

Hvor ofte det integrerte inkassobyrået sjekker for nye faktura i "godkjent" listen og oppdaterer til "Åpne" listen, vil variere mellom de ulike integrerte inkassobyråene. Når inkassointegrasjonen har hentet faktura, vil inkassobyrået håndtere den videre inndrivingen fra og med det neste relevante og avtalte steget. Dette vil typisk være enten inkassovarsel eller betalingsoppfordring.

 

Oppdatering av informasjon i PowerOffice Go

Når en faktura hentes fra PowerOffice, knyttes den til et saksnummer i "Åpne" lista i inkassomenyen. Dette nummeret vil som oftest matche saksnummeret i inkassobyråets system. Sett fra PowerOffice, viser dette saksnummeret primært at fakturaen er under behandling av inkassobyrået, det er ikke nødvendigvis en faktisk inkassosak før inkassobyrået foretar en betalingsoppfordring .

Inkassointegrasjonen kan inkludere en link i PowerOffice som gir brukeren mulighet til å logge direkte inn i inkassobyråets system. Inkassointegrasjonen kan oppdatere sakene i PowerOffice med aktuelle statuser, for å reflektere aktiviteter i inkassoløpet, som for eksempel oppdateringer om kundens innsigelser mot kravet.

Dersom det er flere fakturaer mot samme kunde, vil de normalt samles i én sak. Dette oppdateres også i PowerOffice, slik at en inkassosak kan inneholde flere fakturaer.

 

Løpende overvåking av direktebetalinger og hendelser i PowerOffice

Inkassobyrået overvåker fakturaene i PowerOffice for å spore direktebetalinger, krediteringer og andre hendelser som kan påvirke inndrivelsen. 

Dersom det skjer direktebetalinger knyttet til faktura som er under behandling av inkassobyrået, og disse betalingene skal bokføres manuelt, anbefales det å benytte bilagstypen "bank" for dette. Dersom man bokfører flere betalingstransaksjoner kan dette fint gjøres i ett og samme bilag, men betalingene må splittes på flere linjer og matches mot de enkelte faktura. Dette fordi en faktura som er i en åpen inkassosak, ikke kan være i en reskontromatch med andre faktuaer.

NB: Hvis du skal tapsføre en faktura i PowerOffice, bruk funksjonen "Avskriv" på reskontroen. Dette oppretter automatisk et bilag med tapsføring, som gir en unik status som inkassointegrasjonen kan fange opp. Inkassobyrået stanser ikke nødvendigvis inndriving av en regnskapsmessig tapsføring, så med "tapsfør" funksjonen klarer de fange opp dette og ignorere hendelsen i sitt system. 

 

Oppgjør tilbake til PowerOffice

Mange inkassointegrasjoner sender automatisk oppgjør tilbake til PowerOffice, enten til bilagsmottaket som et ferdig bokføringsforslag, eller gjennom direktepostering av bilag for betalinger.  En inkassointegrasjon vil typisk sørge for automatisk postering av utbetalinger tilbake til PowerOffice kunden, lukke aktuelle kundefordringer, og sende omkostninger og mva oppgjør til bilagsmottaket. Noen tilbyr også postering av renteinntekter og innbetalinger av disse. Tilbudet varierer mellom de ulike integrasjonene, så mer informasjon om håndtering av oppgjør bør undersøkes med den enkelte tilbyder av inkassointegrasjon.