PowerOffice API

Factoring integrasjoner i PowerOffice

Denne artikkelen gir en innføring i PowerOffice's API-baserte factoringløsning, spesielt utviklet for integrering med factoringselskaper. Løsningen muliggjør effektiv administrasjon av fakturaleveranser, hvor fakturaer opprettes og bokføres i Go før de leveres til kunden av det tilknyttede factoringselskapet. Artikkelen dekker alt fra aktivering av factoringintegrasjon i Go, krav til datakvalitet, og spesifikke prosesser involvert i factoringfaktureringen, til generelle forutsetninger for bruk og regnskapsmessige posteringer tilbake til Go. Den inkluderer også en oversikt over tilgjengelige integrasjoner og alternative løsninger, sammen med praktiske eksempler på hvordan automatisering kan lette regnskapshåndteringen. Dette materialet er designet for å hjelpe både brukere og eventuelle AI-systemer til å navigere i komplekse regnskapsforløp på en enkel måte.

 

 

Begreper og terminologi:

Her avklares noen begreper som benyttes videre i artikkelen:

  • Factoring: Inndriving av innbetalinger for faktura settes bort til en tredjepart. Tredjeparten, factoringselskapet, vil normalt også vil tilby en form for finansiering av fakturafordringer i tidsrommet mellom utstedelse av faktura og innbetaling fra kunden som har mottatt faktura.
  • Dedikert factoringløsning: Spesifikk funksjonalitet laget i PowerOffice med hensyn til factoring, samt en spesifikk arbeidsflyt i PowerOffice api'et.  
  • Alternative integrasjonsløsninger: Integrasjoner som ikke benytter den dedikerte løsningen for factoring, men som ellers benytter PowerOffice api'et.
  • Finansiering: Lån av penger mot en kostnad
  • Forskuttering: Deler av fakturabeløpet utbetales fra factoringselskapet til utsteder av faktura, før faktura er betalt av kunden som mottar fakturaen.

Generelt om den dedikerte factoringløsningen i PowerOffice:

PowerOffice har en dedikert API løsning for factoring, som factoringselskaper anbefales å integrere mot. Løsningen fungerer slik at faktura skapes og bokføres i PowerOffice, men selve leveringen av faktura (distribusjonen) ut til kunden utføres av factoringselskapet som er integrert. Informasjon om factoringselskapets kontonummer, pantsettingstekst og annet påføres av factoringselskapet selv før faktura leveres til kunden av factoringselskapet. Når faktura er levert, sender factoringselskapet en status "levert" tilbake til PowerOffice, sammen med en pdf kopi av fakturaen som factoringselskapet har levert til mottaker. 

Factoringselskapet kan postere regnskapstransaksjoner tilbake til PowerOffice via api, avhengig av hvilke tjenester factoringselskapet leverer. Eksempelvis, kan factoringselskapet postere tilbake transaksjoner som skal reflektere innbetalinger, finansiering/forskuttering, kostnader og renter. 

 

Dette skjer i PowerOffice når en factoringintegrasjon blir aktivert:

Når man aktiverer en factoringintegrasjon i PowerOffice er det flere ting som blir påvirket. Faktura leveringsmåte "factoring" blir tilgjengelig på klienten, benevnt med navnet på integrasjonen. Dersom for eksempel factoringintegrasjonen "PO Factoring" aktiveres, vil leveringsmåte "PO Factoring" bli tilgjengelig på klienten.

Alle kunder på klienten får aktivert "Bruk Factoring" under fanen Salg på kundekortet, som vist i bildet under:

mceclip0.png

 

Leveringsmåten under fanen Faktura på kundekortet, blir da satt til "PO Factoring", som i bildet nedenfor:

mceclip1.png

 

Dersom enkeltkunder skal unntas fra factoring, gjøres dette ved å ta bort haken "Bruk Factoring" under fanen Salg på kundekortet, og deretter velge en annen faktura leveringsmåte under fanen Faktura på kundekortet.

Alle fakturarelaterte rapporter i PowerOffice har to tilgjengelige kolonner som kan hentes fram, for å vise "factoring fakturastatus" og "factoringbeskrivelse" etter hvert som integrasjonen sender informasjon tilbake til PowerOffice relatert til disse feltene.

Etter aktivering, kan faktura leveres via factoringselskapet, og factoringtjenester blir integrert med PowerOffice.

Krav til datakvalitet

I PowerOffice blir det også satt krav til informasjonen på kundekortene dersom faktura skal leveres som factoring. Disse kravene følger hovedsaklig de samme krav som gjelder for EHF levering, men i factoring sammenheng gjelder disse kravene også for personkunder (i motsetning til EHF som ikke kan leveres til privatpersoner). Følgende data må være registrert på kunder i PowerOffice for å levere faktura som factoring til disse:

Person:

  • Fornavn

  • Etternavn

  • Full adresse (gateadresse, postnummer, by/sted)

  • Telefonnummer

  • e-post adresse

Firma

  • Navn

  • Organisasjonsnummer

  • Full adresse (gateadresse, postnummer, by/sted)

  • Telefonnummer

  • e-post adresse

 

Etter aktivering av integrasjonen i PowerOffice, vil det slå inn valideringer av denne informasjonen. Nye kunder som opprettes i PowerOffice, vil som standard opprettes med "Bruk Factoring" avhuket under fanen Salg på kundekortet, og det gis en feilmelding ved lagring av kunden dersom informasjonen nevnt over mangler på kunden. I tillegg, vil den samme valideringen slå inn når faktura skal sendes med leveringsmåten "factoring". Valideringene sikrer at factoringselskapet mottar nødvendig data om kunden de registrerer og sender faktura til.

 

Man bør generelt påse at de nødvendige feltene på kundekortene er registrert, og at informasjonen også er korrekt.

 

Slik fungerer faktureringen i PowerOffice med leveringsmåte factoring

  1. Fakturautkast opprettes som vanlig i PowerOffice.
  2. I det faktura skal sendes, vil dialogboksen for sending åpnes for valg av leveringsmåte og fakturadato. Der vil det stå at leveringsmåten er factoring (navnet på den aktive factoringintegrasjonen). Det er tilgjengelig en checkbox "Endre leveringsmåte for denne fakturaen" dersom det er ønskelig å overstyre leveringsmåten for enkelt faktura, slik at den ikke går via factoring.

I bildet nedenfor vises dialogboksen for sending av faktura, og et eksempel på at leveringsmåten er "PO Factoring" som da er navnet på factoringintregrasjonen aktiv i dette eksemplet.

mceclip0.png

 

Når faktura sendes med leveringsmåte factoring, skjer følgende prosess:

  1. En status formidles om at faktura klargjøres for factoring, og denne endres deretter til "Faktura klargjort"
  2. Salget og kundefordring bokføres i PowerOffice. Det lages imidlertid ingen pdf, og knappene "Vis pdf" og "Send fakturakopi" er ikke tilgjengelige i dette steget.  Av denne grunn er ikke profileringsmaler i PowerOffice relevant i sammenheng med faktura levert som factoring i den dedikerte factoringløsningen. 
  3. PowerOffice genererer en ehf xml fil, som legges i historikken på faktura. Denne filen blir teknisk  sett den juridiske salgsdokumentasjonen. Ønskes det en spesifikk standardtekst på fakturadokumentet, er dette noe som eventuelt må avtales med factoringtilbyderen.
  4. Faktura- og kundeinformasjon blir tilgjengelig i factoring endepunktene i API'et
  5. Integrasjonspart henter faktura- og kundeinformasjon via API, og leverer faktura til kunde. Kontonummer, pantsettingstekst og fakturalayout håndteres av factoringselskapet. De påfører nødvendig informasjon, og leverer deretter faktura til kunden på mest hensiktsmessige leveringsmåte.
  6. Integrasjonen kvitterer tilbake til PowerOffice når faktura er levert, med eventuell supplererende tekst som blir tilgjengelig under historikken til fakturaen i PowerOffice. En pdf av faktura slik den faktisk ble levert, blir også kvittert til PowerOffice.
  7. I PowerOffice oppdateres factoringstatus og historikken på faktura. Ettersom PowerOffice har fått en pdf tilbake fra integrasjonen, vises nå knappene "Vis pdf" og "Send fakturakopi".
  8. Når faktura er levert via factoringselskapet, vil factoringselskapet håndtere videre hendelser iht de tjenester de tilbyr, og alle regnskapsrelaterte hendelser vil normalt posteres automatisk tilbake til PowerOffice via integrasjonen.

 

Generelle forutsetninger for bruk


For å benytte en factoringintegrasjon som har integrert mot denne løsningen, forutsettes det at PowerOffice benyttes til å opprette og postere faktura. Det er ikke mulig å levere importerte fakturabilag til factoringselskaper i den dedikerte factoringløsningen.

 

Fakturaer som leveres til factoringselskap via den dedikerte factoringløsningen, kan ikke kombineres med purringer og/eller inkassointegrasjoner. Factoringselskap overtar inndrivingen av fakturaene de henter fra PowerOffice, og vil normalt tilby kobling videre til egen eller samarbeidende inkassoløsning.

 

Forberedelser i PowerOffice før en factoringintegrasjon aktiveres:

Nødvendig oppsett vil variere mellom de ulike factoringselskapene, men generelt vil det være nødvendig å påse at dedikerte kontoer er satt opp i PowerOffice for de regnskapsmessige posteringene den aktuelle factoringintegrasjonen skal håndtere. Oppsett av kontoer gjøres i PowerOffice, og må formidles til factoringselskapet eller leverandøren av integrasjonen, dersom det ikke er en del av onboarding rutinen som integrasjonsparten har. Følgende vil typisk være nødvendig å sette opp i PowerOffice:

  • En dedikert konto for mellomregninger med factoringselskap.  Dette refereres ofte til som en finanskonto, og kan gjerne settes opp som en reskontro i PowerOffice for en enklere avstemming. Ofte vil factoringselskap finansiere fordringer, slik at mellomregningskontoen er en gjeldspost i regnskapet. Settes det opp en reskontro i PowerOffice, kan dette gjerne være en leverandørreskontro i eksisterende reskontroserie, eller være satt opp som en dedikert reskontroserie for factoringselskapet. Integrasjonen vil bokføre hendelser mot denne dedikerte konto/reskontroen, og factoringselskapene trenger derfor en definisjon av hvilken konto som skal benyttes til formålet før integrasjonen aktiveres. 

  • Konto for kostnader i forbindelse med factoring. Kostnader og gebyrer kan føres automatisk av factoringselskapet via integrasjonen, som da trenger da å vite hvilken konto i regnskapet som ønskes for dette formålet.

  • Konto for renteinntekter. Renteinntekter kan bokføres automatisk av factoringselskapet via integrasjonen, og de trenger da å vite hvilken konto i regnskapet som ønskes for dette formålet.

  • Eventuelle andre kontoer, avhengig av factoringselskapet. Det kan være aktuelt at factoringselskapet ønsker flere mellomregninger (fordi de skiller på type hendelser) eller andre kontoer dedikert for postering av andre hendelser i factoringløpet. Factoringselskapet vil typisk informere om dette i onboarding prosessen sin.

Eksempler på regnskapsmessige posteringer tilbake til Go:

Her gis helt generelle eksempler på isolerte hendelser og regnskapsmessig effekt av disse, for å belyse hvordan en factoringintegrasjon generelt kan automatisere posteringer tilbake til PowerOffice. I praksis vil det som regel gjøres en kombinasjon av flere ulike hendelser samtidig. i samme bilag. Hva den enkelte integrasjon og factoringselskap tilbyr, og hvor ofte posteringer skjer mot PowerOffice, vil variere noe.

 

Ordinært oppgjør av faktura

Kunde (debitor) betaler faktura til factoringselskapet. Kundefordringen i PowerOffice må lukkes, men penger er ikke mottatt enda av PowerOffice klienten (kreditor). Til PowerOffice posteres:

  • Debet mellomregning (finanskonto), kredit kundereskontro.

Avregning oppgjør av faktura

Factoringselskap remitterer oppgjort beløp til PowerOffice klienten (kreditor). Samtidig trekkes det omkostninger for bruk av factoring.

  • Debet bankkonto, debet kostnad factoring, kredit mellomregning (finanskonto)

Factoringselskap utsteder rentenota

Renter skal inntektsføres og reskontroføres i PowerOffice. Av praktiske hensyn gjøres dette når rentene er betalt av kunden (debitor) til factoringselskapet.

  1. Debet kundefordring, kredit renteinntekt
  2. Debet bankkonto, kredit kundefordring

Forskuttering av beløp til PowerOffice klient (kreditor)

Factoringselskap tilbyr forskuttering av fordringer (finansiering). Forskuttert beløp remitteres til kreditor.

  1. Debet bankkonto, kredit mellomregning (finanskonto)

Kunde (debitor) betaler direkte til PowerOffice klienten (kreditor)

Skjer dette skal factoringselskapet varsles, og strengt tatt skal pengene ovørføres til factoringsselskapet. I praksis, kan dette løses på andre måter etter avtale med factoringselskap. Bokføringen av innbetalingen fra kunde direkte til PowerOffice klient, må gjøres manuelt, og vil typisk involvere bruk av enda en mellomregningskonto for slik avvikshåndtering.

  1. Debet bankkonto, kredit mellomregningskonto avvik (ikke nødvendigvis finanskonto)

 

Tilgjengelige integrasjoner

En oversikt over integrasjoner som er integrert mot den dedikerte factoringløsningen i PowerOffice, finnes i denne lenken til nettsiden vår.

 

Alternative integrasjonsløsninger mot factoringselskap

Det finnes tredjepartsintegrasjoner som benytter api'et for en kobling mellom PowerOffice og factoringselskap, men som ikke er koblet til den dedikerte factoringløsningen som er beskrevet. Slike integrasjoner forutsetter at klienten selv fakturerer og leverer faktura til sluttkunde, altså at distribusjonen av faktura skjer fra PowerOffice. For at dette skal fungere, må det benyttes egendefinerte profileringsmaler for oppsett av factoringselskapets kontonummer og pantsettingstekst. Ulempen med dette er at faktura ikke kan leveres som EHF/eFaktura fra PowerOffice til sluttkunde, fordi de elektroniske leveringsmåtene alltid benytter driftskontoen i PowerOffice (som da ikke er factoringselskapet sitt kontonummer).

Disse integrasjonene har heller ingen kobling til factoringstatus eller factoringbeskrivelse, men gitt forbeholdende om leveringsmåte kan de hente fakturainformasjon fra PowerOffice, og postere regnskapsmessige hendelser tilbake til PowerOffice.

 

Nødvendig oppsett i PowerOffice og nærmere informasjon om andre eventuelle forbehold bør avklares med tredjeparten som integrerer alternativt mot factoringselskap.

 
 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse