Regnskap

I denne artikkelen blir det forklart hvordan ordrereferansen fra en leverandørs EHF-forsendelse, automatisk kan sette riktig dimensjon (eks prosjekt eller avdeling) på mottatt faktura/kreditnota. Funksjonaliteten er også forklart med et eksempel nederst i artikkelen.

Forutsetninger:

• Klienten (virksomheten) er registrert i ELMA-registeret og kan motta faktura/kreditnota som EHF (Elektronisk HandelsFomat).
• Leverandøren fakturerer klienten med EHF.
• Leverandøren har i sitt fakturasystem, mulighet til å definere hvilken verdi som settes i feltet OrderReference-ID i EHF-fakturaen som skal sendes.

Skal faktura fra samme leverandør posteres med ulik dimensjon fra gang til gang (eksempelvis ulike prosjekter), kan dimensjonskoden på forhånd oppgis til leverandør og be dem sette denne inn som ordrereferanse (OrderReference-ID) i EHF-fakturaen. Ved mottak av EHF faktura/kreditnota vil Go lete i angitt dimensjonsregister etter koden som leverandøren har satt som ordrereferanse. Ved match settes dimensjonskoden for angitt dimensjon inn i bilagshodet til faktura/kreditnotaen med påfølgende arv til konteringslinjer.

Merk: Siden dimensjonskoder er alfanumeriske (kan inneholde tall, bokstaver og spesialtegn) er ikke koder som inneholder bokstaver case-sensitive. Det betyr at Go ikke bryr seg om det er brukt små eller store bokstaver i dimensjonskoden for å kunne matche den.

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> EHF ordrereferanse er

Velg dimensjonen som skal knyttes til EHF-forsendelsene fra denne leverandøren og trykk "Ok".

Funksjonaliteten fungerer på alle dimensjoner som er gjort tilgjengelig for bilagsføring i klientens dimensjonsinnstillinger (unntatt produkt, antall og oppdrag).

Merk: For piloter på lokasjon og frie dimensjoner kan koder til disse dimensjonene også knyttes til bilaget.

Benytter leverandøren PowerOffice Go vil verdi satt i feltet "Bestillingsnr" i ordreutkastet bli satt som OrderReference-ID i den utgående EHF-fakturaen.

Eksempel på case:

• Eksempelbedriften AS er registrert for mottak av EHF.
• Eksempelbedriften AS skal kjøpe varer hos Produktutsalget AS. 
• Varene som kjøpes skal Eksempelbedriften AS prosjektføre på delprosjekt 10.123-ABC i sitt regnskap.
• Begge benytter PowerOffice Go.

Ved bestilling oppgir Eksempelbedriften AS til Produktutsalget AS at de må sette koden 10.123-ABC som ordrereferanse i fakturaen. På forhånd har Eksempelbedriften AS satt opp at EHF ordrereferanse skal leses som prosjekt fra denne leverandøren. 

Produktutsalget AS angir koden i feltet bestillingsnummer (siden de også bruker PowerOffice Go) og fakturerer Eksempelbedriften AS med EHF-faktura.

Når faktura mottas hos Eksempelbedriften AS vil koden fra feltet OrderReference-ID lete etter match i klientens prosjektregister. Treff blir funnet på delprosjektet 10.123-ABC og settes inn i bilagshodet på fakturaen med påfølgende arv til konteringslinjene.