Reiseregning

I denne artikkelen kan du lese om hvordan du lager en reiseregning i PowerOffice Go. Reiseregning fungerer sømløst mellom web og mobil, så du kan starte på en plattform og fortsette på en annen. 

Følg disse stegene for å opprette en ny reiseregning:

Opprett en ny reiseregning

• Du finner reiseregning under menypunktet Ansatt på web og på + tegnet på mobil.
• Klikk på Ny reiseregning for å starte.
• Viktig: Hvis bedriftens innstillinger inkluderer diettgodtgjørelse, får du et valg mellom dagsreise eller reise med overnatting. Hvis diett ikke er aktivert, vil du ikke se dette valget.

Legg inn grunnleggende informasjon

Du vil se en fem-stegs prosess øverst på siden hvis du har valgt reise med overnatting: Info, Overnatting, Utlegg, Kilometergodtgjørelse (ligger under utlegg på mobil) og Oppsummering. Begynn med det første steget, Info.

• Fyll ut Formål/Arrangement for reisen.
• Velg Avreise- og hjemkomstdatoer og legg inn tidspunkt for Avreise og Hjemkomst.
• Velg Reiserute, Prosjekt og Avdeling hvis det er relevant.

Registrer overnatting og diett

Hvis du har reist med overnatting og reiser på diett, er dette det neste steget.

• Du kan laste opp kvitteringer ved å dra og slippe filer, eller klikke for å velge dem. Systemet har automatisk tolking av kvitteringer. Når du laster opp en kvittering, vil informasjon som beløp og dato automatisk fylles ut. Du kan enkelt redigere eller legge til informasjon manuelt dersom det er nødvendig.
• Se over eller fyll inn detaljene for overnattingen, som overnattingstype (f.eks. hotell, overnatting med/uten kokemuligheter, eller privat overnatting).
• Gå videre til diett og kryss av for de måltidene du selv har betalt for, og fjerner haken for de måltidene du har fått dekket av andre.

Registrer utlegg

I steget Utlegg kan du legge til alle utgiftene du har hatt på reisen.

• Du kan laste opp kvitteringer ved å dra og slippe filer, eller klikke for å velge dem. Systemet har automatisk tolking av kvitteringer. Når du laster opp en kvittering, vil informasjon som beløp og dato automatisk fylles ut. Du kan enkelt redigere eller legge til informasjon manuelt dersom det er nødvendig.
• Tips: For enklere flyt kan du velge Ta bilde med app. Da mottar du et pushvarsel på mobilen din. Klikk på varselet for å åpne appen og ta bilde av kvitteringen.
• Har du distanse påkrevd for fly tolkes dette ved opplastning av kvittering. Tolkes det ikke må du manuelt legge inn reiserute på utlegget.
• Har du valgt dagsreise vil du kunne se og endre diett i dette steget. 

Legg til kilometergodtgjørelse

I steget Kilometergodtgjørelse kan du legge til kjøring du har hatt i forbindelse med reisen. Hvis du er på mobil finner du dette under steget Utlegg. 

• Velg Legg til kjøregodtgjørelse for manuell eller automatisk beregning av kilometergodtgjørelse og ferge/bompenger.
• Fyll ut detaljene om kjøretøyet og om kjøretøyet har autoPASS-brikke.
• For automatisk beregning trenger du å legge inn startpunkt, destinasjon, eventuelle viapunkter, og om det er tur/retur. Kalkuler kjørerute før du går videre.
• For manuell beregning må du fylle ut reiserute og avstand i kilometer.
• Du kan også legge til passasjerer, tilhengertillegg og skogsveitillegg til kjøregodtgjørelsen.
• Lagre kilometergodtgjørelsen for å gå videre. 

Oppsummering og innsending

I det siste steget, Oppsummering, får du en komplett oversikt over alle utlegg og godtgjørelser.

• Sjekk at alt er riktig. Totalbeløpet du får utbetalt vises tydelig.
• Når du er fornøyd med oppsummeringen, kan du sende inn reiseregningen for godkjenning.