Regnskap

I denne artikkelen tar vi for oss hvordan en regnskapsklient og dennes leverandører kan settes opp for å få kunstig intelligens til å kontere bilag med dimensjoner.

I Go har det til nå vært begrensede muligheter til å få systemet til å automatisk sette dimensjoner som prosjekt og avdeling i konteringen. Ved bruk av AI kan vi nå forbedre denne automatikken kraftig.

Funksjonen konterer den mottatte fakturaen med dimensjoner, basert på dennes innhold. Det vil si at det i fakturaen må finnes konkrete referanser til dimensjonen eller et "hint" om hva dimensjonen kan være. Et hint kan være et navn eller en adresse. Det spiller ingen rolle hvor leverandøren har lagt henvisningen/hintet i EHF'en.

Funksjonen fungerer bare for mottatte EHF faktura/kreditnota og gir best effekt om EHF konteringsmåte er satt til "Spesifiser per produkt". Da vil det være mulig å få kontert hver linje med ulik dimensjon om leverandør har lagt henvisningen på varelinjenivå.

AI'en vil forsøke å kontere på de dimensjonene som er aktivert for bilagsføring i dimensjons-innstillingene. Dimensjon som er deaktivert i sitt respektive dimensjonsregister, vil naturligvis ikke bli benyttet til AI-kontering (eksempelvis et deaktivert prosjekt).

Benyttes allerede EHF ordrereferanse til å finne gitt dimensjon, vil denne prioriteres foran et eventuelt forslag fra AI.

Er klienten pilot på frie dimensjoner, vil funksjonen fungere på alle aktiverte dimensjoner.

Aktivér forslag til dimensjonskontering ved bruk av AI (kunstig intelligens)

Funksjonen kan aktiveres på overordnet nivå hvor det kan slås på for alle leverandører, samt per leverandør.

• Aktiver på overordnet nivå

Oppsett gjøres under meny-> innstillinger -> firmainnstillinger -> fanekort fakturamottak -> Foreslå dimensjoner med AI. Standardinnstilling  er "Nei". Velg "Ja" på om dette skal aktiveres for alle leverandører på klienten. Verdien arves til hver leverandør hvor verdien kan overstyres på kontaktkort leverandør. 

• Aktiver per leverandør

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> Foreslå dimensjoner med AI. Velg "Ja" på de leverandørene dette skal aktiveres for, om det er arvet verdien "Nei" fra overordnet nivå. Motsatt om det er ønskelig å fjerne denne funksjonen fra enkelte leverandører.

Vis verdier angitt av AI med begrunnelse.

Ved å trykke på AI-knappen vil alle felter AI'en har lagt inn verdier på, markeres med blå bakgrunn. I tillegg fremkommer en banner over bilaget som viser begrunnelsen for AI'ens valg av dimensjon basert på referanser funnet i bilaget. 

Har minst én dimensjon blitt kontert av AI i bilagshodet (reskontroposteringen), vil alle detaljer i bilagshodet automatisk være eksponert når en bruker går inn på bilaget. Dette skjer uansett status på bilaget (bilagsføring, til godkjenning eller postert).

Tips for optimalisering av funksjonalitet

• Be leverandørene legge inn referanse(r) til de dimensjonene du ønsker fakturaen skal konteres mot. Skal det konteres mot ulike dimensjoner per varelinje må referanse angis per varelinje i EHF-XML'en.
• Dimensjonsregistrene bør være så detaljert og unik som mulig. Unngå så langt det går å benytte ensifrede dimensjonskoder.

Eksempel: Et dimensjonsregister som inneholder kjøretøy hvor et gitt kjøretøy har kode 1 og beskrivelsen Lastebil vil i de fleste tilfeller fungere dårlig. Fins tallet 1 i EHF-XML'en kan dette fort plukkes opp som referanse til en dimensjon og feilaktig kontere med denne dimensjonen. Her kan kjøretøyets registreringsnummer brukes som kode (vil alltid være unikt per kjøretøy) med en god og helst unik beskrivelse av kjøretøyet (som navn og modellbetegnelse).

Merk: Hvis det er uforståelig hvorfor AI'en ikke finner er klar referanse som ligger synlig i bilaget, kan dette skyldes at referansen bare fins i pdf-versjonen som leverandøren har lagt ved den mottatte EHF-XML'en. For å få et bedre bilde av hva AI'en faktisk ser i bilaget, kan EHF-visningen endres til DIFI-mal da denne utelukkende er bygd på den mottatte EHF'ens innhold.