Generelt om PowerOffice

Opplev magien med automatisk dataflyt
Det er utrolig enkelt å komme i gang. Rapporten bygger nemlig på de dataene som allerede ligger i regnskapet ditt. Det unike her er at rapporten tar utgangspunkt i din faktiske aktivitet i bedriften – ikke bare kostnadene du har bokført i regnskapet.

For å få en fullstendig rapport må kunden ha modulene for Regnskap, Lønn, Ferie og fravær, og Reiseregning aktivert. Har man færre moduler, fungerer rapporten fortsatt utmerket, men det vil kreve en del manuell utfylling for å få det komplette bildet. Vær imidlertid oppmerksom på at man er avhengig av modulen for Reiseregning for å få denne delen utfylt i rapporten.

Enklere vei til Miljøfyrtårn
Vi vet at mange av deres kunder er, eller ønsker å bli, Miljøfyrtårn-sertifisert. Modulen støtter det som heter felles standard bransjekrav, noe som gjør det betydelig enklere å gjennomføre den årlige rapporteringen, samt bli sertifisert eller resertifisert som Miljøfyrtårn.

Aktiver Bærekraftsabonnement og kom i gang med bærekraftsrapportering i Go!

Tilganger

For å sette opp innstillinger på en klient, må du ha tilgang til Meny > Brukere > Roller > Bærekraft > Innstillinger

For å opprette en bærekraftsrapport på en klient, må du ha tilgang til Meny > Brukere > Roller > Bærekraft > Opprett rapporter. 

Ved lesetilgang på Opprett rapporter vil brukeren kunne se rapporter som er opprettet og låst.

Innstillinger
Når du som administrator aktiverer Bærekraftsabonnementet trenger du å sette opp innstillinger for å automatisk fange bærekraftsdata i Go. 

Innstillinger > Bærekraft

Abonnement

Under fanen Abonnement får du en samlet oversikt over hvilke data som hentes inn fra de ulike aktive abonnementene i Go. Dette gir deg kontroll over hvilke informasjonskilder som bidrar til bærekraftsregnskapet.

Bedrift

Under fanen Bedrift angir du om virksomheten er Miljøfyrtårn-sertifisert eller ISO 14001. Ved å krysse av for dette bekrefter du bedriftens sertifiseringsordning. Sertifiseringen vises da på forsiden til PDF.

Energi 

Under fanen Energi legger du inn antall kvadratmeter for bedriftens lokaler. Dette danner grunnlaget for å beregne energieffektiviteten i virksomheten.

For å aktivere registrering av energiforbruk (Scope 2), må du legge til bedriftens utgiftskonto for strøm. Når kontoen er lagt til, blir feltet for «Antall» obligatorisk ved bokføring. Dette sikrer at totalt forbruk i kWh fra fakturaen registreres før bilaget kan ferdigstilles. Dersom feltet ikke fylles ut, vil systemet gi en advarsel.

Drivstoff
Under fanen Drivstoff legger du inn bedriftens utgiftskontoer for drivstoff (for eksempel bensin, diesel eller elektrisk). Dette aktiverer registrering av direkte utslipp (Scope 1).

Når kontoene er lagt til, blir feltet for «Antall» obligatorisk ved bokføring. Dette sikrer at totalt antall liter fra fakturaen eller kvitteringen registreres før bilaget kan ferdigstilles. Dersom feltet ikke fylles ut, vil systemet gi en advarsel. Dette danner grunnlaget for å beregne bedriftens totale drivstofforbruk.

Avfall
Under fanen Avfall legger du inn bedriftens utgiftskontoer for renovasjon og avfallshåndtering. Dette aktiverer registrering av utslipp knyttet til avfallsgenerering i virksomheten.

Når kontoene er lagt til, blir feltet for «Antall» obligatorisk ved bokføring. Dette sikrer at total mengde i kilo eller tonn fra fakturaen registreres før bilaget kan ferdigstilles. Dersom feltet ikke fylles ut, vil systemet gi en advarsel. Dette danner grunnlaget for å beregne bedriftens totale avfallsmengder, kildesorteringsgrad og tilhørende klimaavtrykk.

Reise
Under fanen Reise får du oversikt over utgiftstyper hvor det er mulig å kreve avstandsregistrering. Her aktiverer du sporing på de relevante utgiftstypene bedriften benytter.

Dersom en ønsket utgiftstype mangler i listen, kan du opprette en ny type og sette riktig kategori. Valget for å aktivere avstandsregistrering vil da bli tilgjengelig for denne kategorien.

Oversikt over rapporter

Det første bildet du kommer inn på når du trykker på menypunktet Bærekraft, er en oversikt over alle rapporter som er opprettet på klienten. Statuskolonnen viser om rapporten er et utkast eller en låst rapport. 

Opprett rapport 

For å opprette en ny rapport, trykk Ny rapport og velg Periode og År for rapporteringen. Du skriver selv inn ønsket tittel på rapporten. Klikk deretter på Generer rapport. 

Periode det er mulig å generere rapport for:

• Måned
• 2 måneder
• Kvartal
• Halvår
• År

Rapporten blir nå opprettet. Dette kan ta litt tid grunnet mengden data som hentes inn. Du kan gjøre andre ting i PowerOffice Go mens du venter. Når rapporten er ferdig, får du et varsel og kan klikke deg rett inn i dokumentet.

Bærekraftsrapporten 

I rapporten er det syv steg:

1. Oversikt
2. Bedrift
3. Energiforbruk
4. Drivstofforbruk
5. Tjenestereiser
6. Arbeidsforhold
7. Avfallshåndtering

Under hvert steg er det felt for sammendrag, samt flere grafer med tilhørende tekstfelt. 

Lås rapporten

Når du har gått gjennom alle stegene, kommentert de ulike grafene og er ferdig med innholdet i rapporten, klikker du på Lås rapport. Da genereres det en PDF som legger seg i oversikt over rapporter. Ved å trykke på PDF-ikonet kan rapporten lastes ned som en pdf-fil.

Manuell registrering 

Under Rapporter > Bærekraft > Manuell registrering kan enkelte data legges inn manuelt for å få et komplett bilde.

Hvis automatisk registrering ikke er aktivert i innstillingene til Bærekraft, eller du vil erstatte automatisk registrerte data kan du manuelt gjøre endringer på områdene. Her kan du blant annet legge inn sykefravær dersom du ikke har Timeregistrering i PowerOffice Go. 

Dataen som kan legges til eller endres under manuell registrering:

• Energiforbruk
• Drivstofforbruk
• Avfallsmengder
• Sykefravær

Merk: Hvis du endrer eller legger til data ved manuell registering, må du opprette en ny rapport for å få med den nye dataen du har registrert.