Generelt om PowerOffice

Effektiv rollestyring med malroller

📱 Vi flytter til nytt hjelpesenter

Denne artikkelen finnes ogsĂ„ i vĂ„rt nye hjelpesenter. Se oppdatert versjon her →



Spar tid og sikre konsistens ved Ă„ administrere tilganger sentralt. Med malroller slipper du Ă„ logge inn pĂ„ hver enkelt klient for Ă„ gjĂžre endringer – gjĂžr det Ă©n gang, og la det gjelde for alle.

Denne funksjonaliteten er utviklet for Ä forenkle hverdagen til regnskapskontoret. Ved Ä bruke malroller fÄr dere full kontroll over rettighetene til de ansatte pÄ tvers av hele kundeportefÞljen.
 

Hva er malroller?

Malroller er forhÄndsdefinerte roller som regnskapskontoret oppretter og vedlikeholder. Hver malrolle har et navn og et fast sett med privilegier (tilganger). NÄr en bruker fÄr tildelt en malrolle for en klient, fÄr brukeren automatisk de tilgangene som er satt i malrollen for den klienten.

Du mÄ ha privileget Administrer malroller under Klientadministrasjon for Ä se og bruke malroller.

I Malroller-fanen finner du fire faner:

  • Oversikt – oversikt over malroller og brukere  
  • Brukere – brukere og deres malroller per klient  
  • Roller – oppsett av malroller (navn og privilegier)  
  • Historikk – logg over endringer i malroller, tildelinger og aktivering/deaktivering  

Legge til en ny malrolle

  1. GĂ„ til Klient admin -> Malroller -> Roller
  2. Klikk Legg til malrolle   
  3. Skriv inn navn pÄ rollen og klikk Legg til
  4. Velg rollen og sett Ăžnskede privilegier (tilganger) for rollen  
  5. Klikk Publiser endringer for at endringene skal gjelde

Hvis det ikke finnes noen malroller ennÄ, stÄr det at ingen malroller er definert, og du oppretter fÞrste rolle med Legg til rolle.

Etter at en malrolle er opprettet eller endret, mÄ du publisere endringene for at de skal tre i kraft. Ved publisering vil endringene bli tilgjengelige pÄ alle byrÄets klienter. Endringer i en malrolle vil automatisk gjelde for alle klienter som bruker den.

Kopiere en malrolle

1. GĂ„ til Malroller -> Roller  

2. Åpne menyen ved Ă„ klikke pĂ„ pilen i kolonneoverskriften til malrollen du Ăžnsker Ă„ kopiere

3. Velg Kopier rolle  

3. Gi kopien et nytt navn og klikk Kopier  

4. Juster eventuelt privilegier og klikk Publiser endringer

Endre navn pÄ en malrolle

1. GĂ„ til Malroller -> Roller  

2. Åpne menyen ved Ă„ klikke pĂ„ pilen i kolonneoverskriften til malrollen du Ăžnsker Ă„ endre navn pĂ„ 

3. Velg Endre rollenavn  

3. Skriv inn nytt navn og klikk Endre navn  

4. Klikk Publiser endringer
 

Slette en malrolle

En malrolle kan bare slettes hvis den ikke er i bruk – altsĂ„ ikke tildelt noen brukere pĂ„ noen klienter. Hvis rollen er i bruk, fĂ„r du melding om at rollen ikke kan slettes.

1.GĂ„ til Malroller -> Roller   

2. Åpne menyen ved Ă„ klikke pĂ„ pilen i kolonneoverskriften til malrollen du Ăžnsker Ă„ slette  

3. Velg Slett rolle  

3. Skriv inn nytt navn og klikk Endre navn.  

4. Klikk Publiser endringer
 

Privilegier pÄ malroller

Hver malrolle har et sett med privilegier. Privilegiene bestemmer hva brukere med den rollen kan gjþre i PowerOffice Go (f.eks. Lþnn – Administrere, Fakturering, Rapporter, osv.).

Redigering av privilegier skjer under Malroller -> Roller ved Ă„ velge rollen og krysse av for Ăžnskede tilganger.  

NĂ„r du endrer privilegier og publiserer, gjelder endringene for alle brukere som allerede har denne malrollen – pĂ„ tvers av alle berĂžrte klienter.  

FÞr du publiserer, vises et sammendrag som viser hvor mange brukere og klienter som pÄvirkes. Det kan ta opptil ca. 2 minutter fÞr endringene trer i kraft.
 

Tildeling av malroller til brukere (massetildeling)

Du kan tildele én malrolle til mange brukere pÄ mange klienter samtidig. Tidligere mÄtte du inn pÄ hver enkelt klient for Ä gi tilganger. Med massetildeling kan du gi tilgang til mange brukere og klienter samtidig.

For Ă„ massetildele:

1. Klikk Massetildeling fra Oversikt eller Brukere  

2. Velg rolle  

3. Velg en eller flere brukere.Ansatte hos partner vises, og du kan filtrere basert pĂ„ avdeling.  

4. Velg en eller flere klienter.Du ser en liste over alle klienter partneren har tilgang til, og du kan filtrere basert pĂ„ avdeling.  

5. GĂ„ videre. Les sammendraget – det viser om eksisterende brukere og klienter pĂ„virkes

6. Systemet oppdaterer rollene for valgte brukerog klienter.

Dette kan du gjĂžre:

  • Tildele roller: Gi ansatte hos partneren tilgang til flere klienter samtidig.
  • Erstatte roller: Bytt ut eksisterende roller med nye malroller pĂ„ tvers av portefĂžljen.


Aktivering og deaktivering av tilgang

Du kan aktivere eller deaktivere tilganger fra Malroller -> Brukere. Dialogene fungerer med steg: velg brukere, velg klienter, og bekreft. Sammendraget viser hvem som ble berĂžrte brukere og klienter. 

Dersom brukeren har spesielle ansvarsomrÄder pÄ noen av klientene (som Administrator, Abonnementsadministrator eller Sikkerhetskontakt), mÄ disse overfÞres fÞr deaktiveringen kan fullfÞres.
 

Oversikt

FÄ full kontroll pÄ en egen oversiktsside som viser hvilke partnere som har hvilke roller pÄ hvilke klienter.

Historikk

Historikk gir kontroll over hvilke endringer som er gjort:

- Rolleendringer – nye, endrede og slettede malroller, inkl. endringer i privilegier  

- Massetildeling – nĂ„r roller er tildelt mange brukere/klienter  

- Masseaktivering – nĂ„r brukerroller er aktivert  

- Massedeaktivering – nĂ„r brukerroller er deaktivert


Detaljer viser blant annet antall berĂžrte brukere og klienter, og hvem som utfĂžrte endringen. 

Malroller pÄ klienten til kunden

En malrolle pÄ klienten til kunden vises med et hengelÄsikon. Den er lÄst for redigering.

Dersom du mÄ gjÞre endringer tilpasset klienten, kan du ta en kopi av malrollen og gjÞre endringen pÄ kopien. Kopien blir da en klientspesifikk rolle og mister koblingen til malrollen. Brukerne knyttet til malrollen mÄ deretter knyttes til kopien av malrollen.

NÄr du er inne pÄ en spesifikk kunde/klient, vil malroller vises med et hengelÄsikon. Dette indikerer at rollen styres sentralt og er lÄst for lokal redigering.

Trenger du Ă„ gjĂžre klientspesifikke tilpasninger? Hvis en klient har helt unike behov, kan du ta en kopi av malrollen.

Kopier malrollen inne pÄ klienten og gjÞr de nÞdvendige endringene pÄ kopien. VÊr oppmerksom pÄ at kopien blir en klientspesifikk rolle som mister koblingen til den globale malrollen. Brukerne mÄ flyttes over til den nye rollen manuelt.

Bytte av partner

Dersom en klient bytter partnerkode, vil alle malroller som har brukere bli gjort om til klientspesifikke roller. Denne nye kopierte rollen er da ikke koblet til den originale malrollen pĂ„ noe som helst vis. Endringer partner gjĂžr pĂ„ sin malrolle vil ikke reflekteres pĂ„ kopi-rollen. Og motsatt—klient kan nĂ„ endre pĂ„ kopi-rollen og gjĂžre hva de vil der uten at det pĂ„virker partners malrolle.

Sentrale begreper i rollestyring

Begrep Beskrivelse
Malrolle En rolle som opprettes én gang og kan brukes pÄ alle klientene til regnskapskontoret. Endringer pÄ en malrolle endres globalt og sikrer konsistens pÄ tvers av alle klienter.
Malrolle pÄ klient En malrolle som er publisert ned pÄ klienten. Denne rollen er lÄst for redigering pÄ klientnivÄ.
Klientspesifikk rolle Roller som kun pÄvirker én klient og er opprettet direkte pÄ klienten. En malrolle som blir kopiert pÄ klienten blir en klientspesifikk rolle og mister koblingen til malrollen.
Massetildeling Funksjonalitet for Ä massetildele roller til ulike brukere pÄ tvers av klientene uten Ä mÄtte gÄ inn per klient.


 


 



 


 


 


 


 



 


 


 

Har du flere spÞrsmÄl? Send oss en henvendelse