Oppstart PowerOffice

I denne hjelpesenterartikkelen viser vi hvordan du setter opp firmakort som betalingsmåte for utgifter (utlegg og reiser) i bokføringen i PowerOffice. Firmakort kan brukes for automatisk kontering av kvitteringer som sendes inn fra appen og som ikke skal refunderes til den ansatte. Et firmakort kan gjøres tilgjengelig for en bruker eller for alle.  Vi viser også hvordan utlegg og reiser betalt med firmakort kommer inn til bilagsføring ferdig kontert, samt hvilke roller som må være angitt for å kunne velge firmakort i mobil-appen.

Firmakortinnstillinger

Firmakort opprettes via Meny > Innstillinger > Bank > Firmakort
Trykk på "Legg til kort" for å starte. Legg inn en beskrivelse for kortet. Konto kan være enten hovedbokskonto eller reskontro. Reskontronummer søkes opp ved å angi (+) for kunde, (-) for leverandør og (/) for ansatt. Er firmakortet et kredittkort kan hovedbokskontoen/reskontroen avstemmes mot faktura fra kredittkortselskapet. Firmakortet kan begrenses til én ansatt. Er det ikke angitt person vil firmakortet være tilgjengelig for alle brukere.

Firmakortbilag i bilagsføring

Bilagstyper

Firmakort kommer inn i bilagsføring som bilagstype manuelt bilag eller bankbilag.

• Det blir bankbilag dersom firmakortet settes opp med konto som er tilknyttet en bankkonto (i bankkontoinnstillinger).
• Utgifter fra firmakort som har konto uten bankkontotilknytning kommer til bilagsføring som manuelt bilag

Dersom mobil-app-brukeren sender inn flere kvitteringer samlet (velger at bilagene slås sammen til et bilag), og det er benyttet ulike firmakort som ville generert både bankbilag og manuelt bilag ved en separat innsending - får bilaget bilagstype bank. Ergo: Er minimum én av kvitteringene angitt med et firmakort som er tilknyttet en hovedbokskonto som også er tilknyttet en bankkonto, blir bilaget et bankbilag.

Automatisk kontering

Utgifter (utlegg/reiser) kommer inn i bilagsføring med debetføring mot valgt utgiftstype (internett, fly etc). Kreditføring (motpost til utgiftstypen) blir firmakortets konto/reskontro.

Roller

For å kunne sende inn kvitteringer med betalingsmåte firmakort må bruker ha:

• tilgang til rolleprivilegiet Mobil > firmakort (mer informasjon om mobilrollene finnes her)
• eller ha tilgang til firmakort som er satt med brukers navn i firmakortinnstillingene. 

Firmakort må være satt opp for at firmakort skal være tilgjengelig som betalingsmåte i reiseregning.