API

Kom i gang - forberedelser

Før integrasjonen settes i gang, er det en del innstillinger som må gjøres. Integrasjonen og oppsett både i SmartDok og Go har flere muligheter og fleksibilitet. Det er derfor viktig å tenke igjennom hvilken arbeidsflyt som er ønskelig før alle innstillinger settes opp.

Integrasjonen har et standard oppsett som alltid vil være utgangspunktet, men videre i denne artikkelen beskrives de valgmuligheter som er i oppsettet.

 

Hvilket system skal håndtere fakturagrunnlaget

Her er det to valg:

  • Fakturagrunnlaget settes opp i SmartDok, og vil bli overført som et fakturautkast til Go. Faktura sendes fra Go. Dette vil ha innvirkning på hvordan prosjekt skal settes opp i Go - les mer om dette her.
  • Fakturagrunnlaget styres fra Go, og funksjonaliteten for fakturaforslag som ligger i timemodulen i Go. Les mer om dette her.

Overtid

Her er det også to valg på hvordan dette skal håndteres i SmartDok:

  • Ordinære timer og overtid håndteres i samme registrering ved bruk av enhetstillegg i SmartDok
    • Fordel: Enkel registrering i SmartDok ved at alt registreres i samme operasjon gjennom bruk av enhetstillegg
    • Ulempe: Lønnskostnaden for overtid bokføres ikke mot prosjekt før lønn kjøres i Go, og da bare med direkte lønnskostnader. A-meldingen kan potensielt rapportere feil timeantall for timelønnede ansatte, selv om utbetalingen som sådan blir korrekt.

      Dette er standard innstilling. I Go setter man opp timeartene for ordinær arbeidstid og fravær. Alle tillegg settes opp som lønnsarter i Go. I SmartDok legges overtidstillegg inn som et enhetstillegg.
  • Vanlig arbeidstid og overtid håndteres som to separate time registreringer
    • Fordeler: Komplett overføring av timer til Go, med mulighet for løpende prosjektføring av direkte og indirekte lønnskostnader. Ingen potensiell problematikk med a-meldinger.
    • Ulempe: Krever flere registreringer i SmartDok

      Med dette oppsettet må overtid i SmartDok opprettes som egne ordinære lønnsarter. I Go må det settes opp timearter for hver overtidslønnsart. Det blir da timemodulen i Go som kobler riktig håndtering i lønnskjøring for slike overtidstillegg. 

Se eksempler her på ulike scenarioer som viser hvordan timene og tilleggene blir håndtert.

 

Aktiviteter for fravær

Uavhengig av valgene nedenfor må det settes opp lønnsarter i SmartDok og timearter i Go for alle variantene av fravær som skal benyttes. Valgmulighetene nedenfor går på hvorvidt fraværsrapporteringen i Go skal benyttes eller ikke.

  • Standard oppsett: I Go må det opprettes én dedikert aktivitet for fravær, som har kode "888". Ved føring av fravær i SmartDok benyttes automatisk denne aktiviteten. Aktiviteten settes opp i Go under meny > innstillinger > aktiviteter, under kategorien Timeinnstillinger.
  • Alternativt oppsett: Det er mulig å aktivere føring av fravær på aktivitet i SmartDok, som da innebærer at det også på aktivitetsnivå skilles på ulike typer fravær. Mulighet for føring av fravær på aktivitet må aktiveres av SmartDok support. Dersom dette aktiveres settes de ønskede fraværstypene opp i Go med riktig type, og integrasjonen vil synkronisere disse til SmartDok. Les mer om dette alternativet her.

Bruk av TimeKonto i SmartDok

Det er ett bestemt oppsett som støttes i integrasjonen, så det bør gjennomgås hvordan innstillingene og bruken er satt opp i SmartDok. Les mer om dette her.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse