Denne artikkelen beskriver den generelle funksjonaliteten for integrasjoner med kassasystemer og nettbutikker. Artikkelen avklarer først noen begreper og terminologi som blir benyttet videre. Deretter beskrives funksjonalitet som man generelt kan finne i integrasjoner med kassasystemer. Artikkelen beskriver så funksjonalitet i nettbutikk integrasjoner, og helt til slutt belyser artikkelen hvilke faglige vurderinger knyttet til bokføringsregler og SAF-T krav som kan være relevant å være oppmerksom på for integrerende part.

Begreper og terminologi

Her avklares noen begreper som benyttes videre i artikkelen. Kildene er gjeldene NGAAP regelverk inkludert GBS16-Internettsalg, samt denne artikkelen fra Regnskap Norge.

• Kassasystem: Dedikert og godkjent system for registrering av kontantsalg. Kassasystemer må tilfredsstille gjeldende krav i kassasystemloven og kassasystemforskriften.
• Kontantsalg: Levering av vare/tjeneste og betaling skjer samtidig, på en fysisk lokasjon. Betalingsmiddel har ingen betydning for definisjonen kontantsalg. Kontantsalg bokføres på leveringstidspunktet.
• Internettsalg: Levering av vare/tjeneste og betaling skjer samtidig, men ikke nødvendigvis på en fysisk lokasjon. Eksempler på slikt salg er kjøp og nedlastning av apper, eller betaling av parkering. Internett salg er kontantsalg men kan være særskilt unntatt fra krav om kassasystem.
• Kredittsalg: Ordinært salg av vare/tjeneste som faktureres med en betalingsfrist på faktura. Salget bokføres på fakturadato, betalingen skjer på et senere tidspunkt.
• Forskuddsbetalinger: Betalingen skjer først, men levering av vare/tjeneste skjer i etterkant. Dette er isolert sett ikke et salg, men en forskuddsbetaling. Salget vil bokføringsmessig skje ved levering, og dokumenteres som en faktura.
• SAF-T: Standard audit file-tax, et lovpålagt standardformat for utveksling av regnskapsdata, fortrinnsvis med Skatteetaten. Finansdepartementet fastsetter kravene som gjelder for hvilke opplysninger bokføringspliktige har til elektronisk rapportering i dette formatet.
• Betalingsmiddel: Hvilken type oppgjør man har for salg/kjøp. Dette kan være fysiske kontanter, kredittkort, Vipps eller andre type betalingstjenester - herunder betalinger via tredjeparter. Betalingsmiddel har ingen betydning for definisjonen av hvilke type salg man bokføringsmessig står ovenfor.
• POS-system: Point of sales system, et annet begrep for kassasystem. Inneholder ofte mer funksjonalitet enn bare salgsprosessen, som eksempelvis CRM og også nettbutikk funksjonalitet.
• Nettbutikk: System for salg av varer/tjenenester via en nettside. 

Kassasystemer

Generell funksjonalitet

Kassasystemer, også omtalt som POS- systemer, kommer i mange varianter og med ulike funksjoner, men en fellesnevner for slike systemer er registrering av kontantsalg.

Kjernefunksjonen for integrasjoner mellom kassasystem og PowerOffice, er dermed overføring av dagsoppgjør til PowerOffice for automatisk bokføring av dette. Dagsoppgjøret kan overføres med ulik detaljgrad, men det vanligste er at aggregert salg per konto og mva kode overføres og bokføres i PowerOffice.

Når slike integrasjoner skal tas i bruk, vil det som regel være nødvendig å gjøre et oppsett (en "mapping") av kontoer mellom systemene, slik at overføringene som integrasjonen gjør havner på riktig konto og med riktig mva kode i PowerOffice, i forhold til type salg på kassen og ønsket oppsett.

 

Spesifikk funksjonalitet

Ut over kjernefunksjonaliteten, er det stor variasjonsgrad i tjenestetilbudet fra kassasystemer. Eksempler på funksjonalitet ut over overføring av dagsoppgjør:

• Kassessystemet har en lager/logistikk- modul.
• Kassessystemet har en fakturamodul for kredittsalg.
• Kassesystemet har en nettbutikkmodul eller integrasjon mot nettbutikk.
• Kassesystemet retter seg mot særkilte bransjer med bransjespesifikke oppsett, i retning fagsystem.
• Kassesystemet kan synkronisere grunndata og dimensjoner (prosjekt, produkter, avdeling etc).

Slik utvidet funksjonalitet betyr at integrasjonsløsninger kan omfatte mer funksjonalitet enn overføring av dagsoppgjøret isolert sett.

 

Nettbutikker

Generell funksjonalitet

Kjernefunksjonaliteten i slike integrasjoner er overføring av salg fra nettbutikken til PowerOffice. Det er to måter dette kan skje på:

• Ordrer i nettbutikken overføres til PowerOffice, for fakturering ut fra PowerOffice.
• Salgsdokumentasjonen utstedes og leveres via nettbutikken, slik at salg overføres og bokføres direkte som fakturabilag til PowerOffice.

Selv om innfallsvinkelen blir noe ulik, blir sluttresultatet i begge tilfeller at salg fra nettbutikken bokføres i regnskapet i PowerOffice. En annen fellesnevner er at kunder blir synkronisert mellom systemene, da dette er nødvendig for å få reskontroført salget i PowerOffice. Typisk vil også produkter synkroniseres, men da avhengig av om det er ordrer eller ferdige fakturabilag integrasjonen overfører.

Hvilken metode integrasjonen benytter avhenger litt av hvilke type salg man har og hvordan salgsdokumentasjonen blir utstedt. Les mer om dette nedenfor.

 

Spesifikk funksjonalitet

Ut over kjernefunksjonaliteten, vil det være stor variasjon i tilbudet og praktisk håndtering av hvordan transaksjoner overføres. Det er mange ulike måter å integrere en nettbutikk på, blant annet avhengig av hvilke betalingsløsninger som nettbutikken tilbyr. Det er tilsvarende mange mulige måter å bokføre salg og betalinger på rent bokføringsteknisk, alt etter som hvilket type salg og hvilke type betalingsløsning det er snakk om, og ikke minst hvilke muligheter nettbutikker har for SAF-T rapportering.

Uansett hvilken faglig tilnærming som benyttes for bokføringen som skal integreres, har vårt API en generell støtte begge varianter. Under skisseres noen muligheter som ofte tilbys ut over kjernefunksjonaliteten:

• Betalingsstatus på kredittsalg synkroniseres fra PowerOffice og tilbake til nettbutikken.
• Produkter synkroniseres mellom nettbutikk og PowerOffice (nødvendig ved ordreoverføring).
• Betalingstransaksjoner bokføres til PowerOffice og fordringer omposteres (eksempelvis når ordre i. nettbutikk betales med kredittkort, Stripe eller lignende).
• Lagerbeholdning synkroniseres mellom PowerOffice og nettbutikk.
• Nettbutikken kan også være tilknyttet kassasystemløsning for kontantsalg.

 

Viktige avklaringer for parter som skal integrere nettbutikker med PowerOffice

Dersom salget ikke anses som kontantsalg, er den generelle hovedregelen at salget følger dokumentasjonskravene til fakturering, inkludert bokføring via kundereskontro. Det er viktig å merke seg at dette også gjelder dersom fakturaprosessen er satt ut til en tredjepart (eksempelvis Klarna eller lignende aktører). Det er selger av vare/tjeneste som er ansvarlig for å utstede korrekt og gyldig salgsdokumentasjon, og tredjeparters salgsdokumentasjon er ikke nødvendigvis gyldig for selgerens regnskap.

Et annet viktig moment i PowerOffice er at salg og betaling vil være to separate bokføringshendelser i systemet. Salget er én bokføringshendelse på et gitt tidspunkt, betalingen er en separat bokføringshendelse på et gitt tidspunkt.

 

Generell anbefaling til nettbutikk integrasjoner:

• Avklar hvilke type salg man står ovenfor og hvilke regler som gjelder for dokumentasjon av salget.
• Dersom salgsdokumentasjon følger krav til faktura, ta stilling til om nettbutikkløsningen utsteder tilstrekkelig dokumentasjon, eller om PowerOffice skal benyttes til å utstede salgsdokumentasjonen.
• Hvis nettbutikk utsteder tilstrekkelig salgsdokumentasjon: Beste praksis er at integrasjonen overfører og bokfører fakturabilag til PowerOffice. Vurder nødvendig detaljnivå iht SAF-T kravene.
• Hvis nettbutikk ikke utsteder tilstrekkelig salgsdokumentasjon: Beste praksis er å overføre ordrer til PowerOffice, som deretter faktureres fra PowerOffice for å utstede salgsdokumentasjon og postere salget. SAF-T kravene vil være ivaretatt i den forbindelse.
• Uavhengig av variant: Betalinger håndteres som separate hendelser, og vil typisk overføres som daglige bilag til PowerOffice med alle de relevante betalingstransaksjoner og omposteringer for den gitte dagen.

 

Mer informasjon og avklaringer rundt SAF-T

Artikkelen lenket her, gir en del informasjon om SAF-T kravene og betraktninger som bør gjøres i forhold til disse reglene. Artikkelen er på engelsk, da den er laget som en del av api dokumentasjonen vår, som vi anbefaler alle integrasjonsparter å gjennomgå og ta stilling til.

 

Tilgjengelige integrasjoner

En oversikt over integrasjonsparter som har integrert sine kassasystem og/eller nettbutikkløsninger mot PowerOffice, finnes her.