Quality

Denne artikkelen beskriver de ulike innstilligene som finnes under Quality-innstillinger. Vi ser på hvordan du registrerer standard-opplysninger som skal brukes når du oppretter de ulike oppdragene. Du finner beskrivelse av oppbyggingen av mappestruktur i dokumentsteget på oppdragene. Og til slutt viser vi hvordan underleverandører registreres slik at de tas med i oppdragsavtalen. Quality-innstillingene finnes ved å gå til: Meny --> Innstillinger --> Quality-innstillinger.

Quality-innstillinger: Generelt
På generelt-arkfanen angis ulike verdier som benyttes i den videre opprettingen av oppdragene. 

• Angi "standard oppsigelsestid". Denne vil bli foreslått på genereltsteget på oppdraget. Kan overstyres på det enkelte oppdrag hvis det er behov for det. Det er mulig å velge mellom 1 og 24 måneder.
• "Endre frister til". Ta stilling til hva som skal skje når fristdato faller på en helge- eller helligdag.
• For de oppdrag som innehar betalingsoppgaver, skal "tjenesteområdet hvor betalingsoppgaver" foreligge oppgis her, slik at systemet får beskjed om hvor fletteinformasjon skal hentes fra.
• "Signatar"  - her registreres det hvem hos byrået som skal signere avtaledokumentene for selskapet. Registrer også hvilken tittel personen har. Både navn og tittel blir flettet inn i oppdragsavtalen. 
• Feltet "Internkunde" benyttes for å identifisere hvilken kunde som skal lagres internoppgaver på. Som oftest er det byrået selv.
• I feltet "Godkjenner PEP/RCA" legges navnet på den brukeren som skal godkjenne inntak eller fortsettelse av et oppdrag hvor det er identifisert en PEP/RCA. Som regel hvitvaskingsansvarlig hos byrået. 

Quality-innstillinger: Dokumentmapper
Byrået setter opp en kundemappestruktur som vil arves ut til Dokumentasjon-steget på hvert enkelt Oppdrag. De tre første mappene er system-mapper, og disse er låst for redigering (foruten navnet på mappen). Dette fordi de er relatert til dokumenter som opprettes som følge av veilederen og fristlisten.

• Etter de tre systemmappene er det mulig å opprette egne både mapper og undermapper. Trykk på "Ny mappe" for å opprette nye mapper. Se eksempel i bildet nedenfor.
• Det er også mulig å opprette undermapper. Marker hovedmappen som skal få en ny undermappe. Trykk på nedtrekksmenyen til knappen "Ny mappe" og velg "Ny undermappe". Undermappen legger seg under den mappen som var markert når valget ble gjort. Det kan også opprettes undermapper under de tre systemmappene som ligger som standard. 
• På allerede opprettede mapper kan det navnet endres. Marker den mappen som skal endres, Trykk på knappen "Endre navn", og register det nye navnet.
• Sletting av mappe: Dersom en mappe er i bruk kan ikke mappen slettes før alle dokumenter som er tilknyttet mappen er flyttet. Når mappen ikke har noen dokumenter tilknyttet seg på noen av oppdragene, så vil sletteknappen bli aktiv og mappen kan slettes. 
• NB! Vær obs på at denne mappestrukturen gjelder for alle oppdrag, dvs den blir lik på alle oppdrag. 

Quality-innstillinger: Registrere underleverandører

Personvernerklæringen for Regnskapsførere er et av avtaledokumentene som kommer med Go Quality. Denne skal inneholde oversikt over de underleverandører som benyttes av byrået. Underleverandører registreres ved å gå til Innstillinger --> Quality-innstillinger --> Underleverandører. PowerOffice AS ligger allerede i denne listen, og ved å trykke på "Legg til underleverandør" registreres de andre underleverandørene. 
Disse flettes så automatisk inn i avtaledokumentet når avtalen opprettes.