Quality

Quality oppdrag - steg dokumentasjon

📱 Vi flytter til nytt hjelpesenter

Denne artikkelen finnes ogsĂ„ i vĂ„rt nye hjelpesenter. Se oppdatert versjon her →



Steget dokumentasjon er Ă„ anse som kundemappen til kunden pĂ„ dette oppdraget. 

Til hÞyre i bildet har du en mappestruktur som arves fra Innstillinger - Quality - Qualityinnstillinger - Dokumentmapper. Her kan en lage de mapper som selskapet Þnsker skal benyttes pÄ kundedokumentasjonen. Det er tre systemmapper:

Under Avtale vil alle avtaler som genereres i systemet lagres. 
Under Oppdragsdokumentasjon vil alle vedlegg som legges til i lĂžpet av veilederen bli lagret.
Under Oppgavedokumentasjon vil alle dokumenter som vedlegges fristene pÄ kunden bli lagret.

 

Generere avtale fĂžrste gang

 

Trykk pÄ "Lag avtale"
Fyll ut felter i dialogbildet som kommer frem. Systemet vil huske sist benyttede avtalemal og foreslĂ„ den. Angi avtalens dato og fra hvilken dato avtalen vil gjelde fra. 

 


For regnskapsfĂžrerforetaket kan det velges inn flere kontaktpersoner, disse vil bli listet opp i avtalen. 

Skulle det vĂŠre noen felt som avtalen er avhengig av og som ikke er fylt ut , blir dette varslet med linker til der informasjonen skal legges inn. 

mceclip0.png

 

NÄr alle pÄkrevde felt er utfylt kan avtalen genereres:

Det varsles oppe i hĂžyre hjĂžrnet at X antall dokumenter er vellykket etablert:

Disse legger seg under mappen Avtale i det formatet som de ligger under innstilling - quality - qualitymaler.

Er det flere dokumenter som en Ăžnsker vedlagt, kan dokumentene legges til under innstillinger dersom det er et fast dokument som alltid skal leveres sammen med avtalen, eks prisliste.

Er det et dokument som bare gjelder for denne kunden, kan dette lastes opp via "last opp" knappen, eller utarbeides direkte gjennom "nytt dokument" knappen. 

For Ă„ redigere et av skjemaene; markere det dokumentet som skal redigeres og gĂ„ pĂ„ alternativer:

NÄr alt er pÄ plass og klart for at kunden kan signere, Þnsker en Ä endre formatene til PDF og slÄ dem sammen til en fil, slik at en sender en samlet fil til signering:

Marker de skjema (uansett format) som skal inngÄ i avtalen, trykk "alternativer" og velg "opprett PDF":

FĂžlgende dialogboks kommer opp:

Er det kommet med noen dokumenter som ikke skal vĂŠre med i samlefilen, bare trykk pĂ„ sĂžppelboksen bak navnet pĂ„ filen og filen blir borte fra visningen her, men ligger fortsatt lagret i mappen. 

 

SlÄ sammen til en PDF

Skal skjemaene slÄs sammen? la haken stÄ pÄ. Tas den av vil dokumentene bare bli omgjort til PDFer singelvis og lagres i mappen de kom fra.

 

Endre dokumentenes rekkefĂžlge

Kan gjĂžres ved Ă„ "drag and drop" 

Gi samlePDFen et navn

 

Den samlede filen legger seg i mappen Avtale og er klar for Ă„ sendes til signering.

 

Sende avtalen til signering

For Ă„ kunne benytte seg av elektronisk signatur mĂ„ selskapet ha utvidelsen Signant - denne legges til under Meny - Innstillinger - system - utvidelse.  Videre mĂ„ brukeren ha tilgang til dokumentsenteret pĂ„ sin rolle. 

Avtalen kan ogsĂ„ sendes via e-post. Det anbefales da kryptering av vedlegg. 

Automatisk oppdatering av signaturdato ved signering av Oppdragsavtale

NÄr Signant benyttes som signaturlÞsning kan systemet sette dato for signering automatisk ved ferdig signert. For at systemet skal vite hvilket dokument som er selve avtalen, mÄ dette markeres inne pÄ avtalemalene som benyttes.
GĂ„ til Innstillinger - Quality - Avtalemaler
Åpne avtalemalene som benyttes, gĂ„ til fanen Dokumenter, marker det dokumentet som er selve avtaledokumentet: 

 

mceclip0.png

 

Systemet vil da aktivere automatisk datosetting pĂ„ Genereltsteget inne pĂ„ Oppdrag sĂ„ lenge dette dokumentet er inkludert i forsendelsen til elektronisk signering via Signant. 

For Ă„ se hvilken status signeringen har, ta frem kolonnen "Signering" i oversikten over aktive oppdrag og den viser status pĂ„ dokumentet. 

 

Lage ny/oppdatere oppdragsavtale etter endring

Dersom det er noen endringer som mĂ„ med eller det bare en en oppdatering som skal inn, foretas oppdateringen i versjoner i Go. 
Foreta de endringer som er pÄkrevd under tjenestesteget, og trykk pÄ "lag avtale" og ny avtaledokumenter etableres som versjoner:

Du fÄr fÞlgende bekreftelse pÄ hendelsen:

 

De nye dokumentene lagres pĂ„ samme dokument som sist (sĂ„ lenge navnene ikke er endret) som versjoner. Siste versjon ligger alltid i listen. For Ă„ se endringen fra sist kan en trykke pĂ„ versjonsnummeret sĂ„ Ă„pnes en ny dialogboks hvor forrige versjon finnes under sitt versjonsnummer. PĂ„ den mĂ„ten har en oversikt over alle endringer som er foretatt pĂ„ oppdragsavtalen siden oppstart. 

 

 

Oppdragsdokumentasjon

 

Alle vedlegg som er lastet opp i lĂžpet av gjennomgang av veilederen legger seg under mappen oppdragsdokumentasjon:

 

 

ID-kontroll av hele styret

Dersom en Þnsker elektronisk IDkontroll - kan firmaattest sendes til signering av styret. PÄ den mÄten fÄr en bekreftet IDen pÄ samtlige styremedlemmer. (forutsetter at selskapet har utvidelsen Signant).

Da markerer en bare dokumentet og velger alternativet "send til signering". Ny dialogboks kommer opp hvor en kan legge inn en melding og legger til de personene som skal signere. Marker den personen som skal starte signeringen:

 

 

Mappen oppgavedokumentasjon

Under denne mappen vil alle skjema som blir lagt til eller benyttes pÄ fristene lagres. NÄr de kommer fra fristen vil dokumentet vÊre pÄfÞrt Är, regnskapsperiode, oppgavenavn og tjenesteomrÄde.

mceclip3.png

 

Lastes Dokument opp under steget Dokumentasjon, kan egenskaper settes pÄ manuelt via Alternativer og valget Egenskaper.

 

Legg inn verdier:

mceclip1.png

 

Linjen oppdateres med tag angitt:

mceclip2.png

 

Dette gjĂžr at en kan filtrere pĂ„ de samme kriteriene senere og da vil de dokumenter som har denne tilknytningen dukke opp. 

 

 

 

 

 

Har du flere spÞrsmÄl? Send oss en henvendelse