Quality

Steget dokumentasjon er å anse som kundemappen til kunden på dette oppdraget. 

Til høyre i bildet har du en mappestruktur som arves fra Innstillinger - Quality - Qualityinnstillinger - Dokumentmapper. Her kan en lage de mapper som selskapet ønsker skal benyttes på kundedokumentasjonen. Det er tre systemmapper:

Under Avtale vil alle avtaler som genereres i systemet lagres. 
Under Oppdragsdokumentasjon vil alle vedlegg som legges til i løpet av veilederen bli lagret.
Under Oppgavedokumentasjon vil alle dokumenter som vedlegges fristene på kunden bli lagret.

 

Generere avtale første gang

 

Trykk på "Lag avtale"
Fyll ut felter i dialogbildet som kommer frem. Systemet vil huske sist benyttede avtalemal og foreslå den. Angi avtalens dato og fra hvilken dato avtalen vil gjelde fra. 

 

For regnskapsførerforetaket kan det velges inn flere kontaktpersoner, disse vil bli listet opp i avtalen. 

Skulle det være noen felt som avtalen er avhengig av og som ikke er fylt ut , blir dette varslet med linker til der informasjonen skal legges inn. 

 

Når alle påkrevde felt er utfylt kan avtalen genereres:

Det varsles oppe i høyre hjørnet at X antall dokumenter er vellykket etablert:

Disse legger seg under mappen Avtale i det formatet som de ligger under innstilling - quality - qualitymaler.

Er det flere dokumenter som en ønsker vedlagt, kan dokumentene legges til under innstillinger dersom det er et fast dokument som alltid skal leveres sammen med avtalen, eks prisliste.

Er det et dokument som bare gjelder for denne kunden, kan dette lastes opp via "last opp" knappen, eller utarbeides direkte gjennom "nytt dokument" knappen. 

For å redigere et av skjemaene; markere det dokumentet som skal redigeres og gå på alternativer:

Når alt er på plass og klart for at kunden kan signere, ønsker en å endre formatene til PDF og slå dem sammen til en fil, slik at en sender en samlet fil til signering:

Marker de skjema (uansett format) som skal inngå i avtalen, trykk "alternativer" og velg "opprett PDF":

Følgende dialogboks kommer opp:

Er det kommet med noen dokumenter som ikke skal være med i samlefilen, bare trykk på søppelboksen bak navnet på filen og filen blir borte fra visningen her, men ligger fortsatt lagret i mappen. 

 

Slå sammen til en PDF

Skal skjemaene slås sammen? la haken stå på. Tas den av vil dokumentene bare bli omgjort til PDFer singelvis og lagres i mappen de kom fra.

 

Endre dokumentenes rekkefølge

Kan gjøres ved å "drag and drop" 

Gi samlePDFen et navn

 

Den samlede filen legger seg i mappen Avtale og er klar for å sendes til signering.

 

Sende avtalen til signering

For å kunne benytte seg av elektronisk signatur må selskapet ha utvidelsen Signant - denne legges til under Meny - Innstillinger - system - utvidelse.  Videre må brukeren ha tilgang til dokumentsenteret på sin rolle. 

Avtalen kan også sendes via e-post. Det anbefales da kryptering av vedlegg. 

Automatisk oppdatering av signaturdato ved signering av Oppdragsavtale

Når Signant benyttes som signaturløsning kan systemet sette dato for signering automatisk ved ferdig signert. For at systemet skal vite hvilket dokument som er selve avtalen, må dette markeres inne på avtalemalene som benyttes.
Gå til Innstillinger - Quality - Avtalemaler
Åpne avtalemalene som benyttes, gå til fanen Dokumenter, marker det dokumentet som er selve avtaledokumentet: 

 

 

Systemet vil da aktivere automatisk datosetting på Genereltsteget inne på Oppdrag så lenge dette dokumentet er inkludert i forsendelsen til elektronisk signering via Signant. 

For å se hvilken status signeringen har, ta frem kolonnen "Signering" i oversikten over aktive oppdrag og den viser status på dokumentet. 

 

Lage ny/oppdatere oppdragsavtale etter endring

Dersom det er noen endringer som må med eller det bare en en oppdatering som skal inn, foretas oppdateringen i versjoner i Go. 
Foreta de endringer som er påkrevd under tjenestesteget, og trykk på "lag avtale" og ny avtaledokumenter etableres som versjoner:

Du får følgende bekreftelse på hendelsen:

 

De nye dokumentene lagres på samme dokument som sist (så lenge navnene ikke er endret) som versjoner. Siste versjon ligger alltid i listen. For å se endringen fra sist kan en trykke på versjonsnummeret så åpnes en ny dialogboks hvor forrige versjon finnes under sitt versjonsnummer. På den måten har en oversikt over alle endringer som er foretatt på oppdragsavtalen siden oppstart. 

 

 

Oppdragsdokumentasjon

 

Alle vedlegg som er lastet opp i løpet av gjennomgang av veilederen legger seg under mappen oppdragsdokumentasjon:

 

 

ID-kontroll av hele styret

Dersom en ønsker elektronisk IDkontroll - kan firmaattest sendes til signering av styret. På den måten får en bekreftet IDen på samtlige styremedlemmer. (forutsetter at selskapet har utvidelsen Signant).

Da markerer en bare dokumentet og velger alternativet "send til signering". Ny dialogboks kommer opp hvor en kan legge inn en melding og legger til de personene som skal signere. Marker den personen som skal starte signeringen:

 

 

Mappen oppgavedokumentasjon

Under denne mappen vil alle skjema som blir lagt til eller benyttes på fristene lagres. Når de kommer fra fristen vil dokumentet være påført år, regnskapsperiode, oppgavenavn og tjenesteområde.

 

Lastes Dokument opp under steget Dokumentasjon, kan egenskaper settes på manuelt via Alternativer og valget Egenskaper.

 

Legg inn verdier:

 

Linjen oppdateres med tag angitt:

 

Dette gjør at en kan filtrere på de samme kriteriene senere og da vil de dokumenter som har denne tilknytningen dukke opp.