Quality

Steget tar for seg mye av den kartleggingen som er forpliktet utført når en regnskapsfører tar på seg et regnskapføreroppdrag.

 

Seksjon Hvitvasking og Risiko

Vurdering av kundens iboende risiko og hvilken betydning det har for selskapet som inngår avtalen med kunden. 

Når du kommer inn første gang ser bildet slik ut:

Det anbefales å foreta de tre underpunktene til seksjonen før risikonivået settes på klienten. 

 

Spørreundersøkelsen

Ved å svare JA eller NEI på spørsmålene i undersøkelsen vil systemet gi en tilbakemelding om det foreligger elementer hos selskapet som tilsier høy risiko eller middels risiko. Resultatet av undersøkelsen kan sees inne på selve undersøkelsen, men vil også bli presentert ute i seksjonen.
Vi gjør oppmerksom på at enkelte spørsmål er knyttet opp mot aksjeselskap, så ved andre selskapstyper vil det totale antall spørsmål som skal besvares være mindre. 

Vist ute i seksjonen:

 

Aksjonærer

Kartlegging av aksjonærer med eierprosent over 25 %  gjøres via linken bak"aksjonærer". Her angis om en privat aksjonær også er en politisk eksponerte personer(PEP) eller nærstående av en PEP (RCA).
Linken fører til kundekortet og forutsetter at bruker har tilgang til redigering av kontakter:

 

For å kartlegge Reelle rettighetshavere  og politisk eksponerte personer (PEP) eller deres nærstående (RCA) se egne artikler om dette under  Quality oppdrag eller følg lenkene over. 

 

 

Kredittsjekk

Foreta sjekk av kundens kredittsituasjon og legg ved resultatet av kontrollen som vedlegg til seksjonen. Legg inn informasjon i dialogen til kredittsjekk og seksjonen vil vise resultatet og kan benyttes når vurdering av risikonivå skal fastsettes.

 

Risikonivå

For å sette valgt risikonivå trykk på knappen "vurder",  og ny dialogboks kommer opp.

Velg risikonivå og hvilken begrunnelser som ligger bak valgt risiko, eller laste opp eget skjema som fylles ut og legges som vedlegg til seksjonen.

 

Følgende valg for risiko har en å velge mellom:

 

Hva som indikerer hvilken risiko som settes, bør selskapets interne rutiner avgjøre. Når risiko settes må det alltid skrives noen ord som begrunnelse før lagring.

 

 

Når risiko og begrunnelse er satt ser feltene slik ut:

 

Se historikken på risikofastsettelsen

 

Legg til et dokument til Risikovurderingen

 

På høyre side av skjermen - ligger det et filfelt. Klikk i feltet  og få valg om å hente dokument fra utforskeren på maskinen eller fra Dokumentsenteret på klienten. Funksjonen "dra og dropp" fungerer også her, dersom det er en mail som en ønsker medtatt, dette forutsetter outlook mailboks.
Det er ingen begrensninger på antall vedlegg, og vedleggene legger seg i tilknytning til den seksjonen som er åpen. Alle dokumenter vil presenteres samlet under Dokumenter, mappen Oppdagsdokumentasjon. 

 

 

 

 

 

Seksjon Kvalifikasjon og kapasitet

 

Ta stilling til følgende utsagn, underbygg dette ved å legge til vedlegg:

 

 

Seksjon Kundetiltak

Her skal kunden kontrolleres. Det skal sjekkes om selskapet eksisterer, og at personen som kontakter selskapet er den personen som den utgir seg for å være. 

Dette kan gjøres manuelt, da legger en ved vedlegg av de dokumenter som er benyttet for å underbygge kontrollen.

Dersom en har tilgang til Signant kan firmaattesten sendes til elektronisk signering til alle i styret og eiere, og en får bekreftet alle parter på et og samme bilag. 
Benytt da Dokumentasjonssteget for denne handlingen. 

 

 

I den øverste delen kontrollerer vi at selskapet er reelt.

 

I den midterste delen foretas kontroll av personen som har rettighet til å signere på vegne av selskapet. 

Dersom personen bor langt unna geografisk sett kan elektronisk kontroll foretas for å bekrefte personen, eller en kan få en tredje part til å foreta kontrollen. Dersom en benytter seg av tredje person, må en sette hake for dette og legge inn dato og navn på den som har utført kontrollen:

 

Siste del gjelder kontroll av selskapets kredittsituasjon. Foreta en kredittsjekk og legg ved resultatet av kontrollen som vedlegg til seksjonen.

 

 

 

Seksjon Data og system

For avtaleformål og kartlegging av hvilket system som benyttes på kunden legger vi her inn hvilket regnskapsystem som benyttes til de ulike aspektene ved oppdraget.

 

For å bekrefte ansvaret tar vi stilling til hvem som betaler for tilgangen til regnskapssystemet. Skulle det kommer manuelle bilag, angi hvem har ansvaret for å skanne disse inn.

 

Kartlegge hvilket system som benyttes til å utarbeide utgående faktura, og hvordan disse kommer inn til regnskapssystemet. 

 

 

Kartlegge hvilket system som benyttes til lønnsutbetalinger, og hvordan denne informasjonen kommer inn til regnskapssystemet.

 

 

Dersom selskapet har kontantsalg, sett på haken og boksene under vil bli mulig å fylle inn. Sjekk via link til "godkjente kassasystemer" at oppgitt kasse faktisk er en godkjent kasse jfr skatteetaten. 

Angi hvordan data fra kassen kommer inn til regnskapet, og hvordan rutinen er for kasseoppgjør.  

Ta stilling til om pliktige journaler lagres på kassen eller ikke.

 

 

 

Seksjon tidligere regnskapsfører

Dersom et selskap som kontakter en ny regnskapsfører allerede har eller har hatt regnskapsfører, skal ny regnskapsfører ved aksept av tilbud,  kontakte tidligere regnskapsfører før avtale med kunden inngås. 

Legg inn hvem en har kontaktet, når kontakten ble opprettet og hva utfallet ble. 

 

Dersom selskapet er nystiftet eller under etablering, hak ut for "nyetablering" og feltene under blir borte.