Quality

Planleggingssteget er planlegging for et normalår på kunden. 

Her finner vi de oppgaver som er aktive i avtalen, med tilegg for de interne oppgavene som tilhører de områder og kategorier som er valgt inn. 

På denne måten sikrer vi at det er en link mellom det som er tatt med i avtalen og det som er planlagt skal utføres. Foreligger det ikke en frist for det som kunden sier han vil du skal utføre, er dette mest sannsynlig et tilleggsarbeid som skal faktureres særskilt. 

Oversiktsbildet første gang gjenspeiler de oppgaver som er valgt under Tjenester. Dersom en under tjenester har aktivert frister på fanen for frister vil disse komme ferdig utfylt i oversikten. De oppgaver som er under innstillinger satt med frister vil også frem gå i oversikten:

 

Sette frister

 

Ikke aktivert frister er standardinnstillingen:

Her må en inn på oppgavedialogen og hake ut for opprett frister, så vil innstillinger foretatt på fanen "Avtale" arves inn på frekvens, dato og måned for ferdigstillelse. 

Dette kan endres her inne. 

Aktivert frister - sett på haken og dersom utfylt på fanen Avtale vil dette arves inn:

 

For beskrivelse av fristfrekvensene - se Innstillinger og Qualityoppgaver.

 

Endre medarbeider

I veileder er det bare mulig å sette en oppdragsansvarlig og en medarbeider på steget Generelt. I virkelig liv er det ofte flere medarbeidere som deler på et oppdrag. For å endre medarbeider på hvem som skal utføre fristen så kan dette endres under Planlegging:

Trykk på navnet som står bak oppgaven i kolonnen for utføres av. En dialogboks dukker opp. Begynn skrive navnet til den ansatte som skal ha denne oppgaven, navnet vil dukke opp - er det en nyansatt som enda ikke er lagt inn på ansattkortet kan denne legges til herfra:

 

 

Endres medarbeider på nivået for tjenesteområde vil alle oppgaver under dette området arve medarbeider. Settes det på kategorinivå vil alle oppgaver som tilhører den kategorien endre medarbeider. 

 

 

Forklaring til ikoner:

Ukentlige frister og to-ukentlige frister vises med et flermappesymbol, hvor første dag i uken vises i første mappe, her ukentlig med tirsdag som første dag:

 

Alle andre frekvenser etableres på den måneden de tilhører med angivelse av dato og mnd for utførelse. Eksemplet under viser avstemming og kontroll foretas hver andre mnd innen den 10 i måneden etter perioden:

 

 

Aktivere avtalen og etablere frister

 

Når planleggingen er foretatt kan en aktivere avtalen. Samtidig som aktivering av avtalen skjer vil fristene som er etablert flyttes ut til Fristlisten.

Trykk på knappen "aktiver og lag frister" - ved første gangs etablering av frister vil fristene bli etablert for inneværende år fra den dato som er satt under generelt som startdato for oppdraget. 

 

Når du trykker OK - vil oppdraget gå fra å være et utkast til å bli en aktiv avtale, og endrer status automatisk.

Nye dialogbokser opprettes.

 

Nå kan en "gå til fristlisten" - da kommer en direkte inn til fristlisten på akkurat denne kunden på det aktuelle året:

 

 

Endre i planlegging på aktivt oppdrag

Noen ganger er det behov for å endre i planleggingen for et aktivt oppdrag. Endre dato for rapportering til kunde for eksempel. 

Gå til tjenestesteget og endre oppgaven slik at avtalen gjenspeiler utførelsen, vurder om dette er en endring som medfører at ny avtale må genereres og signeres. Inne på Planlegging endrer du frekvensdato på oppgaven til den nye datoen. Trykker OK i oppgavedialogen. Trykk "opprett frister" og fristlisten er oppdatert med de endringer som er foretatt. 

Nedenfor vist i bilder:

Tjenestesteget:
Oppgaven endres fra den 20 i mnd etter, til den 10 i mnd etter:

 

Gå til Planleggingssteget:

Det er to måter foreta endringen på her:

Gå inn på oppgavedialogen og endre dato fra 20 til 10 - endringen vil vises i dialogbildet:

 

Skal du sikre deg at endringen er i tråd med det som står i avtalen (gjelder ikke interne oppgaver) tar du bort haken, alt blir borte - og setter på haken igjen - og du har samsvar mellom det som ligger i avtalen under steget Tjenester og det som planlegges ute i fristlisten:

 

 

Få endringer i planlegging ut i fristlisten:

Når endringer er foretatt under planlegging i veileder for avtale, kan dette oppdateres ute i fristlisten ved å trykke på "oppdater frister". Du får en dialogboks hvor du kan angi hvilket regnskapsår som skal oppdateres og fra hvilken dato - forslag er alltid dagens dato og året i år, men kan endres både bakover i tid og fremover i tid. På første regnskapsår vil systemet aldri lage frister til perioder før oppstartsdato. 

 

Trykk OK - og fristlisten er oppdatert med de endringer som er foretatt siden sist. 

På oversiktsbildet over aktive oppdrag har du en egen kolonne som viser når frister sist ble oppdatert.