Følg

Fristlisten - Bruk av avstemmingsskjema

Go Quality kommer ikke med egne avstemmingsskjema, men har lagt til rette for at avstemmingsskjemaer kan legges til på oppgavene og benyttes til utfylling via fristlisten. 

Avstemmingsskjema

Bruker legger til et avstemmingsskjema som skal benyttes ved utførelse av en oppgave, under Qualityoppgaver på oppgaven fanen avstemming. 

Når en skal utføre oppgaven åpner en oppgavedialogen ute i fristlisten og trykker på "hent avstemmingsskjema" - systemet henter da det avstemmingsskjema som er vedlagt oppgaven i innstillinger og en kan starte avstemmingen:

 

Når avstemmingsskjema er fylt ut og du går ut legger avstemmingsdokumentet seg på fanen for dokumenter på fristen, markert med perioden den tilhører:

 

Den lagres også i veilederen steg Dokumentasjon, under mappen Oppgavedokumentasjon, merket med navn, årstall og periode:

 

 

Neste frist

Når neste frist kommer, åpnes dialogbildet og en trykker på "hent avstemmingsskjema".

Systemet henter da skjema fra siste frist bakover i tid, lager en ny kopi med utfyllingen fra tidligere inkludert, slik at en kan fortsette redigeringen. Når du går til fanen "dokumenter" så ser du bare denne fristens avstemmingsskjema.

 

I travle dager skjer det at en må hoppe over en frist, og går direkte til neste frist. Altså får ikke tid til å avstemme bank i mars, men foretok avstemming i februar og er nå i april og ønsker å foreta avstemming for april og mars samtidig på aprilfristen. 

Når du henter avstemmingsskjema vil systemet hente det sist brukte avstemmingsskjemaet bakover i tid, i eksemplet over vil februarskjema hentes og en fortsetter på dette i april.

Skulle en gå tilbake til fristen på mars og ønsker å lage dokumentasjon her også, vil han hente februarskjema. De endringer som foretas her vil ikke bli oppdatert i skjemaet som allerede ligger på frist for april. 

 

Se tidligere perioders avstemmingsskjema fra fristen

Bak fanenavnet "Dokumenter" er det en boks som forteller hvor mange dokumenter som er tilknyttet denne fristen dette året.

Noen gangen har en behov for å se tilbake på avstemminger som er foretatt tidligere. Disse kan hentes frem under fanen "dokumenter" i fristdialogen via filterknappen. Ta bort haken for perioden og en får alle dokumentene tilknyttet fristen dette året frem i listen under. En kan også velge bare noen perioder slik at listen ikke blir så lang, men bare viser det som en ønsker å se.

 

 

En får da oversikt over de dokumenter som er knyttet til de perioder som er satt som ønske - her januar, februar og mars:

 

 

Legg til annen dokumentasjon

Dersom en ønsker å legge ved dokumenter som underbygger arbeidet som er foretatt kan dette gjøres ute på fristen, under fanen dokumenter. 

I eksemplet under er det lagt til lønnsgrunnlag mottatt fra kunde og en mail som kunden har sendt med ytterligere informasjon som danner grunnlaget for lønnsbehandlingen. Laster dokumentene opp, de lagres på fristen og får tilknytning til år og periode. Ute i veileder for oppdrag, steg Dokumentasjon, legger de seg sammen med oppgavedokumentasjon og kan søkes opp sammen med dem. 

 

Dokumentasjonen som lastes opp fremkommer av mappen "oppgavedokumentasjon" i veilederen for aktuell kunde:

 

På den måten sikrer en seg at det som lastes opp på en frist og som underbygger jobben som er utført, blir samlet på samme plass og merket med år og periode. 

 

Nytt dokument fra veilederen steg dokumentasjon

En kan også legge til dokumenter under steget dokumentasjon ute i veilederen, og derfra knytte bilaget opp mot periode og år:

 

Laster opp eller lage er dokument:

 

Markerer dokumentet, går på alternativer og velger egenskaper:

 

 

Dokumentet får da samme tilknytning som når en legger det på fristen og fremkommer når en filtrerer på år og periode:

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Artikkelen er stengt for kommentarer.