Timeføring

Om funksjonen

I timeinnstillingene er det mulig å aktivere funksjonalitet for å periodisere og bokføre kostprisen på timetransaksjoner, mot prosjekt og avdeling. Funksjonen fungerer for både timelønnede og fastlønnede. Resultatet vil være en løpende oppdatering av estimert lønnskostnad i prosjekt- og avdelingsregnskapene.

Gjennom kostpris på ansattkortet i Go, kan det angis den presisjonen som er ønskelig for estimert lønnskostnad. Eksempel på dette kan være å lage et anslag på direkte lønn (per time), og inkludere arbeidsgiveravgift, feriepenger, arbeidsgiveravgift av feriepenger, og eventuelle andre påslag for sosiale kostnader og andre indirekte kostnader dersom det er aktuelt. Kostpristabellen på ansattkortet kan her utnyttes for å få en glidende overgang mellom endringer i lønnsestimater. I tillegg vil de generelle innstillinger for timearter styre hvordan kostprisen beregnes ved bruk av eksempelvis overtid, slik at kostprisen blir korrekt satt på alle timetransaksjoner.

Når en timetransaksjon posteres av systemet, vi det generelt skje på følgende måte:

• Debet beløp: timekostnad knyttet til timetransaksjonen, med prosjekt og avdeling
• Kredit beløp: timekostnad knyttet til timetransaksjonen, uten prosjekt og avdeling

Det er altså ingen netto resultateffekt for regnskapet etter posteringen, men prosjekt- og avdelingsregnskapene vil få postert estimert lønnskostnad - løpende, og på riktig periode.

Når denne funksjonen benyttes, vil selve lønnskjøringene i Go være uten prosjekt- og avdelingskode, for timerelaterte lønnslinjer (fastlønn, utbetaling mertid, og alle timelønnslinjer). Dette fordi bokført lønnskostnad ikke skal dupliseres på prosjekt- og avdelingsnivå når timelønnslinjene i Go bokføres ved kjøring av lønn.

NB! Det er viktig å merke seg at timer postert via denne funksjonen, ikke kan redigeres etterpå. Unntaket er redigering av fakturerbar tid, så fremst timene ikke er fakturert. Det er derfor viktig at bedriften har gode godkjenningsrutiner og at timene gjennomgås før de posteres.

NB! Vær OBS med tilbakedatering av periodiseringer. Dette kan skape dobbelpostering av timer mot prosjektet eller avdelingen!

Det anbefales at ved start av funksjonen er det best å sette periodiseringsdato frem i tid og sette en cut-off opp mot lønn da unngår en dobbeltposteringer mot prosjekt eller avdeling.

 

Aktivering av funksjonaliteten

Funksjonen aktiveres via Meny > Innstillinger > Timeinnstillinger, og fanen "Bokføring av timer"

Sett hake for å aktivere funksjonen.

• "Fra dato": Angi fra og med hvilken dato systemet skal hente og postere timer.
• Periodiseringskonto: Angi hvilken periodiseringskonto i regnskapet som skal benyttes ved postering. Anbefaler bruk av konto i 5xxx- serien (konto for lønnskostnader) for at prosjekt og avdelingsregnskap skal reflektere posteringene korrekt.
• Automatisk postering: Se siste avsnitt i denne artikkelen.

 

Postere timer manuelt

Når funksjonen for bokføring av timer er aktivert, blir det tilgjengelig en egen knapp i timegodkjenningen i Go:

For tilgang til denne knappen og aktivering av den, må brukeren i Go ha full tilgang til Timetransaksjoner i rollestyringen.

Klikk på knappen "Periodiser beregnet timekostnad". Angi til og med dato systemet skal periodisere godkjente timer for. 

Klikk "Bokfør". 

Systemet vil nå postere kostprisen på alle godkjente timetransaksjoner for alle ansatte (som ikke tidligere er postert); fra og med startdato for funksjonen (angitt i innstillinger), til og med dato angitt overfor. 

Eksempel på bokføring av timer

Eksempel som illustrerer hvordan funksjonen fungerer.

Følgende generelle innstillinger er satt:

Ansatt "Test Bruker" har følgende kostpris:

"Test Bruker" fører timer mandag 21.10.2019 mot ulike prosjekter og avdelinger, med ulike timearter. Her er det ført 7,5t ordinær tid, 1t overtid 100%, og 2t timelønn:

 

Timene godkjennes per mandag 21.10.2019, og funksjonen "Periodiser beregnet timekostnad" initieres via "Timegodkjenning":

 

Bruker som utfører periodiseringen, får melding når disse er postert:

I rapporten Timetransaksjoner (Meny > Rapporter > Timetransaksjoner), sortèr datofilteret på "Denne uke", og hent fram den skjulte kolonnen "periodiserings bilagsnr":

Se at timene er markert som postert, ved at de har fått bilagsnummer. Merk at kun fakturerbar tid er mulig å redigere etter at postering er utført.

Klikk på bilagsnummeret for å åpne bilagsdetaljene som viser hvordan timene er postert:

Kostprisen på timene er postert mot prosjekt og avdeling, på angitt periodiseringskonto. Netto resultateffekt på kontoen er null. Lønnskostnad på disse prosjektene og avdelingene er imidlertid oppdatert og reflektert i prosjektrapport og avdelingsregnskap.

Dersom det opprettes en lønnskjøring, som tar med timelønnen (2 t) og overtidstimen (1 t) ført i dette eksemplet, er lønnslinjene frikoblet fra prosjekt og avdeling:

Funksjon for automatisering

Er det ønskelig å automatisere prosessen med bokføring av timekostnad, er det en forutsetning at det fins gode rutiner på timeføring og timegodkjenning. Merk igjen at posterte timer ikke kan redigeres.

 

Innstilling for automatisering:

Ved aktivering av "Automatisk periodisering", velg hvilket intervall systemet skal benytte for postering:

• Ukentlig: Hver søndags kveld utfører systemet automatisk postering av nye godkjente timetransaksjoner, som ikke tidligere er postert.
• Månedlig: Hver natt til den 1. i ny måned, utfører systemet automatisk postering av nye godkjente timetransaksjoner, som ikke tidligere er postert.

Selv om automatiseringen er aktivert, anbefales det at det ved periodeavslutning/rapportering, kjøres en manuell periodisering i tillegg. Dette for å sikre at eventuelle nye registrerte timetransaksjoner blir postert.