Timeføring

I denne artikkelen forklarer vi hvordan prishierarkiet for timeføring fungerer. Lær også hvordan du setter opp egne prisregler i prismatrisen – det øverste nivået i hierarkiet – og hvordan de ulike dimensjonene avgjør hvilken timepris som gjelder.

Prishierarki ved timeføring

Det er mulig å angi timepriser flere steder i systemet. Det finnes derfor et prishierarki. Prisreglene som er satt i prismatrisen er det øverste nivået og overstyrer alle priser lengre ned i hierarkiet.

Her er det overordnede prishierarkiet ved timeføring, fra høyest til lavest prioritet:

• Prismatrise
• Delprosjekt* / Tjenesteområde
• Prosjekt* / Oppdrag
• Aktivitet
• Kunde
• Kundegruppe
• Ansatt
• Klient

Pris som er registrert på et nivå overstyrer prisen på nivået under. For eksempel vil en pris satt på Kunde overstyre prisen på Ansatt. En pris satt på Prosjekt overstyrer prisen på Aktivitet, og så videre. Merk: Du kan ikke kombinere Oppdrag og Prosjekt i én og samme timeføring. Derfor er de plassert ved siden av hverandre i oversikten.

* Når Prosjekt/Delprosjekt brukes som dimensjon ved timeføring, benyttes ikke Kunde i hierarkiet. Prisfastsetting ved bruk av prosjekt avhenger av hvordan prisen er satt på det spesifikke prosjektet. 

Prishierarki ved bruk av ulike innstillinger på prosjekt:

Prisregler 

Under Meny > Innstillinger > Time > Prismatrise time kan ulike prisregler settes opp. Antall dimensjoner i prisregelen avgjør hvilken pris som gjelder. Om det er registrert likt antall dimensjoner, avgjør dimensjonenes plass i prishierarkiet hvilken dimensjon som styrer prisen.
 

Vær oppmerksom på:

• Når du velger en prisregel knyttet til Oppdrag, blir kundefeltet automatisk låst til kunden som er tilknyttet oppdraget. Feltet for Prosjekt låses også – og omvendt – siden disse to dimensjonene ikke kan brukes samtidig.
• Dersom en aktivitet er satt opp til å inngå i en fastprisavtale på et tjenesteområde, vil dette overstyre prisregler som gjelder for den samme kombinasjonen av tjenesteområde og aktivitet.

Eksempler på prisregler

Under tar vi for oss eksempler på hva som gjelder når flere prisregler settes opp. Vi bruker prosjekt og delprosjekt i  eksemplene, men den samme logikken gjelder for oppdrag og tjenesteområde i lignende oppsett.

Prisregel 1:

Når ansatte fører timer på kunden A-B Transport AS – enten direkte på kunden eller på et av kundens prosjekter, og uavhengig av aktivitet – er timeprisen satt til kr 300.

Prisregel 2:
Når ansatte fører timer på prosjektet "2 Rengjøring" knyttet til kunden A-B Transport AS, er timeprisen i dette tilfellet kr 400. Dersom timene føres direkte på kunden eller andre prosjekter som tilhører kunden, gjelder timeprisen fra prisregel 1 (Kr 300).

Prisregel 3:
Når ansatte fører timer på delprosjektet «2.20 Vask av gulv», som er knyttet til kunden A-Transport og har «2 Rengjøring» som hovedprosjekt, settes timeprisen til kr 500. Denne regelen overstyrer både prisregel 1 og 2.

Prisregel 4.
Når ansatte fører timer på delprosjektet «2.20 Vask av gulv» med aktiviteten «Fakturerbar tid», settes timeprisen til kr 600. Denne regelen overstyrer prisregel 3. Dersom timene føres på andre aktiviteter i dette delprosjektet, gjelder prisen fra prisregel 3.

Prisregel 5: 
Hvis ansatt "Siv Bakke" fører timer på aktiviteten "Fakturerbar tid" på delprosjekt "2.20 Vask av gulv" blir timeprisen kr 700. For andre ansatte som registrerer tid på samme aktivitet i dette delprosjektet, gjelder prisregel 4.

Prisregel 6. Likt antall dimensjoner:

Hvis flere prisregler har likt antall dimensjoner, så følges reglene i prishierakiet.

I eksempelet under, hvor to prisregler er satt opp med tre dimensjoner, overstyrer dimensjonen "Aktivitet" dimensjonen "Ansatt" i prishierakiet. Derfor blir timeprisen kr 600.

Prisregel 7. Pris på delprosjekt:
Hvis prisen på et delprosjekt arves fra hovedprosjektet gjennom prisinnstillinger på prosjektnivå, gjelder dette også i prismatrisen. Det betyr at en prisregel satt på hovedprosjektnivå automatisk vil gjelde for alle tilknyttede delprosjekter.

Hvis det er satt pris på delprosjektnivå, vil prisregelen på hovedprosjektet ikke gjelde for dette delprosjektet.

Redigering av prisregler

Prisregler kan redigeres ved å dobbelklikke på regelen eller ved å benytte "Rediger"-knappen. 

NB: Endringer i en regel påvirker prisene på allerede førte timetransaskjoner dersom du senere rekalkulerer prisene via rapporten "Timetransaksjoner". 

Sletting av prisregler

Prisregler kan slettes ved å bruke knappen «Slett».

NB: Å slette en regel påvirker prisene på allerede førte timetransaksjoner dersom du senere rekalkulerer priser via rapporten "Timetransaksjoner".

Prisjustering av prisregler

Prisjustering kan gjøres via knappen "Prisjustering" eller ved å trykke i kolonne "Pris". Du kan justere én prisregel eller flere samtidig ved å markere dem mens du holder nede Shift- eller Ctrl-knappen. Justeringen kan gjøres enten med et fast beløp eller i prosent.

Inaktive prisregler

Når «Til dato» er passert, blir prisregelen satt som inaktiv. I slike tilfeller gjelder en annen prisregel i prismatrisen, eller prisen hentes fra andre nivåer i prishierarkiet. Inaktive prisregler kan vises/skjules fra oversikten ved å bruke avhukingsboksen, som vist på bildet under.

Korrigering av priser 

Hvis du har gjort endringer i prisfastsettingen – inkludert sletting av regler – og ønsker at prisene skal gjelde for allerede registrerte timer, kan timene rekalkuleres via rapporten "Timetransaksjoner". Les mer om dette her.