Prosjekt

Go støtter ulike måter å sette opp og organisere det regnskapsmessige knyttet til prosjekt. Her følger generelle eksempler på noen mulige oppsett.

Dersom det er ønskelig å splitte et prosjekt i mindre deler, er det to måter å gjøre dette på i Go. Enten kan det opprettes helt separate prosjekt som faktureres særskilt hver for seg, eller så kan det opprettes et hovedprosjekt med tilhørende delprosjekt. Hvert delprosjekt kan da settes opp med egne innstillinger, team og priser - eller de kan arve innstillinger fra hovedprosjektet.

Dersom man på forhånd vet at et prosjekt skal deles opp i ulike delprosjekt, kan man ha interne rutiner på at timer og kostnadsføring utelukkende skal skje på delprosjekt. Hovedprosjektet blir da å anse som en "paraply" som samler oversikten over alle delene - se også beskrivelse av prosjektrapporten.

Benytter man hovedprosjekt med delprosjekt, er det likevel mulig å føre timer og bilag direkte på hovedprosjektet. Hovedprosjektet er således å anse som et delprosjekt i seg selv. Bruksområdet for dette er kanskje særlig relevant dersom man har startet opp et prosjekt, men bryter opp enkeltdeler i etterkant. Et annet eksempel, kan være fastprisprosjekt hvor det oppstår tilleggsarbeid som skal faktureres etter andre betingelser. Da kan tilleggsarbeidet opprettes som et delprosjekt, slik at man oppnår både en separasjon og tilhørighet til fastprisprosjektet.

Merk at hovedprosjekt må ha status "pågår" for at man skal kunne føre timer mot delprosjekt.

Delprosjekt kan arkiveres uavhengig av hovedprosjektet. 

 

Eksempel 1, bygg- og anleggsbransje:

Her er hovedprosjektet en leveranse av et hus - en fastpriskontrakt på 5 MNOK og fakturamåte på prosjektet er satt til fastpris. Det er valgt å bryte opp leveransen i to delprosjekt: Grunnarbeid og tømring, og på hvert av delprosjektene er det satt opp budsjett for timer og kostnader. 

Delprosjektene er satt til "ikke fakturerbart", da de kun er ment for internkontroll og oppfølging av prosjektene. Delprosjektene vil bli benyttet for timeføring og kostnadsføring i de ulike fasene av prosjektet, men disse timene og kostnadene vil ikke dukke opp i fakturaforslaget i Go. Fakturering skjer på hovedprosjektet.

Eksempel 2, bygg- og anleggsbransje:

Her er hovedprosjektet satt til "ikke fakturerbart", da man iht avtale med kunden skal fakturere hvert delprosjekt (hver fase) av prosjektet særskilt. Hvert enkelt delprosjekt er satt til avtalt fastpris med budsjetterte kostnader.

Hvert delprosjekt ligger da i fakturaforslag i Go. Via fakturaforslag kan det da opprettes separate faktura per delprosjekt, eller en sammenslått faktura (hvor fakturautkastet får én ordrelinje per delprosjekt).

Eksempel 3, konsulentvirksomhet

Hovedprosjekt er et avtalt oppdrag satt til fastpris. Underveis i oppdraget får man en relatert tilleggsbestilling, som vil bli fakturert på timebasis. Dette er opprettet som et eget delprosjekt med fakturamåte "time og kostnader".

 

Eksempel 4, bruk av prosjekt for regnskapsførere

I dette eksemplet er hovedprosjekt satt opp med tanke på at det skal gjelde regnskapet 2020 for kunde B. Hovedprosjektet følger dermed ikke kalenderåret, da løpende regnskapførsel av regnskapet 2020 og årsavslutning av regnskapet vil gå over 2 kalenderår.

Det er satt opp ett delprosjekt for hver tjeneste som leveres, og hvert delprosjekt har satt en fastpris. Hovedprosjekt er satt til fastpris = 0,-, da hvert delprosjekt skal faktureres for seg. Dersom hovedprosjektet har satt fastpris = 0,- vil det også støttes at delprosjektene kan benyttes med fakturamåte "timer og kostnader". 

Oppsettet kan også benyttes av revisorer

 

Eksempel 5, bruk av prosjekt for regnskapsførere

Sammenlignet med eksempel 4, har man her satt opp et hovedprosjekt som representerer en fastpris for alt arbeid som gjøres i oppdragsåret (kalenderåret). Her leveres en fastpris for alt regnskapsarbeid utført i kalenderåret, som da inkluderer årsavslutning av forrige års regnskap, og regnskapsførsel av kalenderårets regnskap.

Det er satt opp og budsjettert delprosjekt som representerer de ulike tjenestene som inngår i fastprisoppdraget. Disse prosjektene er satt som "ikke fakturerbare", da de er ment for intern kontroll og oppfølging.