Ferie og Fravær

Se også denne videoen som viser hvordan du registrerer ferie/fravær på web

Se også denne videoen som viser hvordna du registrerer ferie/fravær på mobil

Registrering av Ferie og fravær kan gjøres fra ulike steder i GO:

• Meny > Time > Timeliste
• Meny > Time > Ferie og fravær 
• Hurtigregistrering av time i globallinja
• I tillegg kan Ferie/Fravær registreres i app på mobilen

Registrering via Ferie og fravær-modulen

Meny > Ferie og fravær > Min oversikt > knapp "Legg til"

All ferie og fravær som registreres vil skape timer i timelisten.

Ved registrering av Ferie, Permisjon og Sykemelding vil hele raden i timelisten bli låst for redigering

 

To typer fravær oppfører seg annerledes:

Avspasering: Det skapes timer i timelisten, men det er kun den dagen du søker avspasering på som blir låst. Det vil si at resten av uka er redigerbar og noe som da tillater avspasering direkte. For at avspasering skal vises i timelisten må dette være valgt under Timeinnstillinger.

Syk med egenmelding: Dette er et sykefravær som startes når man velger dette og må avsluttes ved endt fravær. Timene skapes etter hver dag som egenmeldingen pågår.

 

Trykk "Legg-til" for å registrere Ferie eller fravær. Det vil komme frem 4 alternativer for registrering av fravær:

• Ferie
• Avspasering
• Sykefravær
• Permisjon

 

Vær OBS på at det under de fire ulike fraværskategoriene ligger flere fraværsaktiviteter som det kan føres fraværstimer på. F. eks vil det under "Sykefravær" være mulig ved å trykke på nedtrekksmenyen under "Aktivitet" fremkomme flere alternativer:

 

 

 

I dette eksemplet skal det registreres Ferie.

Velg Ferie fra listen og en ny boks hvor informasjon om Ferie legges inn. 

 

 

I denne boksen kan det legges inn dato (tidsrom) det skal søkes ferie for. Samt at det kan legges inn en kommentar som også leder kan se.

Nederst i denne boksen finnes informasjon om hvor mange feriedager som er tilgjengelig og den vil også vise hvor mange feriedager som er brukt. Når omsøkt ferie er lagt inn så kan dette sendes til godkjenning til den lederen som er satt på ansattkortet. Skal ansatt godkjenne sin egen ferie vil den ansatte da ha mulighet til å godkjenne fraværet sitt direkte.

 

 

Søknad om avspasering er bygd på samme prinsippet som søknad om ferie og prosessen er lik.

 

 

Innlegging av sykefravær oppfører seg litt annerledes.

Ved å trykke på "Legg-til" knappen og velge Sykefravær dukker boks opp for å legge inn detaljer.

Her kan du velge aktivitet, det vil si at du kan velge hvilken type sykefravær det gjelder.

Alternativene er: Syk med egenmelding, syk med sykemelding og Barns sykdom

 

 

Egenmeldt fravær:

Syk med egenmelding er satt opp slik at her startes det et sykefravær som da løper til den ansatte er tilbake på jobb og selv avslutter sykefraværet. Ledere kan også avslutte et sykefravær for sine ansatte.  Det vil skapes timer for sykefraværet i timelisten fra dag 1. Hver natt vil det genereres timer i timelista helt til fraværet avsluttes.

Nederst i denne boksen vil det også være en oversikt over hvor mange dager eller perioder som er registrert. Dager vises i de tilfeller hvor selskapet er satt opp med IA-regler og perioder i de tilfeller hvor dette ikke er satt opp.

 

 

Dette sykefraværet vil da i oversikten vises som et pågående fravær hvor bare startdatoen vises. Det vil også komme en melding øverst i GO om at et nytt sykefravær er startet.

Samtidig vil det komme et varsel i timeregistreringen både på web og mobil som indikerer at egenmeldt fravær pågår. Da vil det være enklere for de ansatte å se at det ligger en pågående egenmelding i Ferie og fravær. Varslet vil komme som eget banner i timeregistreringen. Varselet vil også ha en blå lenke slik at fraværet kan redigeres eller stoppes direkte fra timelistene. 

 

Registrere fravær med klokkeslett

På enkelte typer fravær er det mulig å legge inn til-fra klokkeslett ved registrering av fravær.

Dette gjelder:

• Avspasering i timer
• Permisjon i timer
• Sykt barn i timer
• Helse/tannlege i timer

Legges det inn til-fra klokkeslett så vil dette vises både i listen under "Min oversikt", men også i timelisten.

 

 

Registrere gradert sykefravær

Det er mulig å registrere gradert sykefravær. Dette gjøres ved å legge til en fraværsregistrering  med aktivitet "Syk med sykemelding". I vinduet som kommer frem vil det være en boks for "Fravær %".

Her kan det legges inn hvor stor prosent en ansatt er sykemeldt. 

 

 

For eksempel er en ansatt sykemeldt 80% så legges dette inn i registreringen. Går vi ut i fra at normaltiden er på 7,5 timer for dag, vil det legge seg 6 timer med aktiviteten "Syk med sykemelding" i timelista hver dag i perioden som er lagt inn. Den ansatte må da fylle inn de resterende timene med annet arbeid for å fylle opp dagen

 

 

 

Registrering av ferie og fravær i timelisten og hurtigregistreringen

 

Registrering av ferie og fravær kan også gjøres direkte i timelisten og hurtigregistreringen via knappen "Nytt fravær"

 

 

Registreringen foregår på samme måte som i modulen ferie og fravær. Timene som det søkes om vil legge seg i timelista. Det vil også vises i widgeten hvor mye ferie og fravær som er registrert.

 

 

Nederst i selve timelisten er det også en hurtig-knapp som enkelt tar deg direkte til den ansattes oversikt i Ferie og fravær

 

 

 

Sletting av en fraværsregistreringer som er godkjent

 

Det er mulig å kunne slette eller endre fraværsregistreringer som er godkjent. For at dette skal kunne gjøres enten av den ansatte selv eller av en leder, så må godkjenningen av fraværsregistreringen oppheves. Det er bare leder eller administrator som har rett rolletilgang som kan oppheve en allerede godkjent registrering. Når denne er opphevet vil sletteknapp bli synlig både for leder/administrator og for den ansatte