Ferie og Fravær

 

NB! Det er viktig før oppstart av Ferie og fravær at det sjekkes opp at fraværstypene i GO er satt riktig. Det vil si at fraværstypene som settes på aktivitetene "Syk med egenmelding" og "Syk med sykemelding" spesielt, må være riktig.

Nedenfor vises de anbefalte fraværstypene som bør være satt på aktivitetene i GO for at Ferie og fravær skal fungere optimalt:

 

 

 

Innstillinger for Ferie og Fravær kan gjøres på følgende menyer i Poweroffice GO:

• Ferie og fravær Innstillinger
• Aktiviteter
• Ansattkort

En administrator på en klient vil ha tilgang til innstillingene på Ferie og Fravær uten å være ansatt på klienten. Det betyr at en administrator kan legge inn ferie og fraværsinnstillinger på overordnet nivå på sine klienter uten at bruker nødvendigvis trenger å være ansatt.

 

Ferie og fravær Innstillinger

Meny > Innstillinger > Ferie og fravær innstillinger

 

Innstillinger Feriedager

Som standard ligger det inne 25 feriedager og 6 dager ekstra for de over 60 år. Dette er Ferielovens formulering hvor den ansatte har krav på ordinært 25 feriedager og 6 feriedager ved fylte 60 år. Det vil si at dette kan tilsvare i forhold til lønnsinnstillinger 6 dages uke, 4 uker + 1 dag. For andre måter å telle feriedager på, så må dette endres under Innstillinger for å tilpasse antall dager.

Hvor mange dager de ansatte skal avvikle i ferieåret må bedriften selv ha kontroll på. Systemet tar ikke hensyn til tariff eller andre avtaler som en bedrift kan falle inn under.

Antall dager kan overstyres manuelt.

 

 

Innstillinger Sykefravær

 

Egenmelding:

Under menyen sykefravær kan det settes innstillinger for antall egenmeldingsdager og perioder som bedriften har.

 

Det er tre typer innstillinger:

• Minimumskrav Folketrygden: Her ligger det fastlagte verdier, definert som folketrygdens minimumskrav: 12 for "Maks antall dager totalt 12 mnd", 4 for "Maks antall perioder 12 mnd" og 3 for "Maks antall dager per periode". Disse verdiene er låst og kan ikke endres.

 

 

• IA-regler:  Her ligger det fastlagte verdier som tilsvarer det som IA-reglene tillater. 24 for "Maks antall dager total 12 mnd". 24 for "Maks antall periode 12 mnd" og 8 for "Maks antall dager per periode". Disse verdiene er låst og kan ikke endres.

 

 

• Egendefinert: Her kan det legges inn egendefinerte verdier hvis det er aktuelt med andre dager eller perioder for egenmelding. Her ligger det inne validering. Det vil komme feilmelding hvis dager og perioder ikke samsvarer.

 

NB! For nærmere regler angående egenmeldinger bør dere sjekke NAV sine nettsider.

 

Innstillinger Avspasering

Under innstilling for avspasering kan det hukes AV eller PÅ, for om alle ansatte skal kunne se avspaseringen i firmaoversikten, merk at ingen detaljer vil være synlige for andre ansatte.

 

Det er også mulig å legge innstilling for om avspasering skal godkjennes av en leder.

Hukes det PÅ for godkjenning av leder, så vil avspasering både på timebasis og hele dager sendes til godkjenning til leder satt på ansattkortet eller hvis der er satt egen godkjenner for Ferie og fravær.

 

 

Aktiviteter:

Meny > Innstillinger > Time > Aktiviteter

 

Som standard er aktivitetene som omhandler ferie og fravær satt til at de trenger godkjenning av en leder. Unntaket er aktiviteten Helse/tannlege hvor denne ikke trenger godkjenning.

Dette kan overstyres inne på den enkelte aktivitet ved at haken eventuelt fjernes på de aktivitetene der det ikke kreves godkjenning av en leder.

Skal den ansatte godkjenne alle typer fravær selv. Kan dette  gjøres på ansattekortet.

 

 

 

Det er også mulig å velge på fraværsaktivitetene om disse skal være synlig for andre ansatte i Firmaoversikten.  Dette valget finnes under hver aktivitet ved å gå på Meny > Aktiviteter 

En administrator vil alltid se alle aktiviteter på alle ansatte i firmaoversikten, uavhengig av om det er valgt å skjule disse. En bruker som er satt som leder på et ansattkort og også har rolletilgangene "Mine ansatte" vil se alle aktiviteter på sine ansatte.

En bruker som er satt som leder på ansattkort, men bare har rolletilgangen "Administrer" vil se aktiviteten på sine ansatte, men da uten detaljer og vises som grå "pølse" i firmaoversikten.

 

 

 

Ansattkort:

Meny > Kontakter > Ansatte

Inne på ansattkortet vil det være et eget menypunkt for Ferie og Fravær.

Her kan det gjøres innstillinger på feriedager og om leder skal godkjenne fraværet.

Som standard må alle registreringer godkjennes av en leder og det vil ikke være huket av for "Godkjenner eget fravær" under innstillingene. 

Skal den ansatte godkjenne eget fravær må det settes en hake ved dette alternativet.

 

 

I ansattkortet kan det også defineres hvor mange feriedager og tillegg feriedager over 60 år som bedriften har avtalefestet.  Feriedager som ligger på ansattkortet er arvet fra innstillinger som ligger globalt under Timeinnstillinger > Ferie og fravær. Denne kan overstyres slik at det kan legges inn avvikende feriedager på hver enkelt ansatt.

 

 

 

 

Korrigering av feriedager ved starten av hvert år

 

På ansattkortet er det også mulig å endre Inngående saldo tilbake i tid eller eventuelt frem i tid hvis dette er ønskelig. Korrigering av feriedager ved starten av året gjøres ved å først velge det året som skal korrigeres, og deretter sette inn rett antall feriedager som skal gjelde for det valgte året.

Korrigering av Inngående saldo kan være ønskelig når oppstart av Ferie og fravær skjer i løpet av et år, eller det er blitt feil ved saldoen foregående år og nytt år har passert. Da vil eneste mulighet for å korrigere tilbake i tid være via denne funksjonen.

Når endringer er gjort anbefales det å sjekke om alt er blitt rett med saldoer, dette kan gjøres via rapporten Ferie.

Meny > Rapporter > Ferie og Fravær > Ferie