Ferie og Fravær

NB! Det er viktig før oppstart av Ferie og fravær at det sjekkes opp at fraværstypene i GO er satt riktig. Det vil si at fraværstypene som settes på aktivitetene "Syk med egenmelding" og "Syk med sykemelding" spesielt, må være riktig.

Nedenfor vises de anbefalte fraværstypene som bør være satt på aktivitetene i GO for at Ferie og fravær skal fungere optimalt:

Innstillinger for Ferie og Fravær kan gjøres på følgende menyer i Poweroffice GO:

• Ferie og fravær Innstillinger
• Aktiviteter
• Ansattkort

En administrator på en klient vil ha tilgang til innstillingene på Ferie og Fravær uten å være ansatt på klienten. Det betyr at en administrator kan legge inn ferie og fraværsinnstillinger på overordnet nivå på sine klienter uten at bruker nødvendigvis trenger å være ansatt.

Ferie og fravær Innstillinger

Meny > Innstillinger > Ferie og fravær innstillinger

Innstillinger Feriedager

Som standard ligger det inne 25 feriedager og 6 dager ekstra for de over 60 år. Dette er Ferielovens formulering hvor den ansatte har krav på ordinært 25 feriedager og 6 feriedager ved fylte 60 år. Det vil si at dette kan tilsvare i forhold til lønnsinnstillinger 6 dages uke, 4 uker + 1 dag. For andre måter å telle feriedager på, så må dette endres under Innstillinger for å tilpasse antall dager.

Hvor mange dager de ansatte skal avvikle i ferieåret må bedriften selv ha kontroll på. Systemet tar ikke hensyn til tariff eller andre avtaler som en bedrift kan falle inn under.

Antall dager kan overstyres manuelt.

Innstillinger Sykefravær

Egenmelding:

Under menyen sykefravær kan det settes innstillinger for antall egenmeldingsdager og perioder som bedriften har.

Det er tre typer innstillinger:

• Minimumskrav Folketrygden: Her ligger det fastlagte verdier, definert som folketrygdens minimumskrav: 12 for "Maks antall dager totalt 12 mnd", 4 for "Maks antall tilfeller 12 mnd" og 3 for "Maks antall dager per tilfelle". Disse verdiene er låst og kan ikke endres.

• IA-regler:  Her ligger det fastlagte verdier som tilsvarer det som IA-reglene tillater. 24 for "Maks antall dager total 12 mnd". 24 for "Maks antall tilfelle 12 mnd" og 8 for "Maks antall dager per tilfelle". Disse verdiene er låst og kan ikke endres.

• Egendefinert: Her kan det legges inn egendefinerte verdier hvis det er aktuelt med andre dager eller tilfelle for egenmelding. Her ligger det inne validering. Det vil komme feilmelding hvis dager og perioder ikke samsvarer.

NB! For nærmere regler angående egenmeldinger bør dere sjekke NAV sine nettsider.

Vær oppmerksom på at ferie- og fraværsmodulen ikke beregner arbeidsgiverperioden på 16 dager. Klienter må følge opp dette separat.

Innstilling for telling av sykefraværsdager

Når haken settes PÅ for "Tell kun dager med normaltid som egenmeldingsdager", så vil det i modulen bare telles fraværsdager på de dagene som det er satt normaltid på. 

Fjernes haken vil det telles fravær for alle dager (kalenderdager)

NB! Det vil komme en melding når haken slås AV og funksjonen for kalenderdager tas i bruk. Denne meldingen spør om fravær som allerede er ført skal oppdateres! Velges det JA her så vil tellingen av fraværet tilbake i tid oppdateres. Grafer og saldoer vil da oppdateres med de nye innstillingene.

Innstillinger Avspasering

Under innstilling for avspasering kan det hukes AV eller PÅ, for om alle ansatte skal kunne se avspaseringen i firmaoversikten, merk at ingen detaljer vil være synlige for andre ansatte.

Det er også mulig å legge innstilling for om avspasering skal godkjennes av en leder.

Hukes det PÅ for godkjenning av leder, så vil avspasering både på timebasis og hele dager sendes til godkjenning til leder satt på ansattkortet eller hvis der er satt egen godkjenner for Ferie og fravær.

Aktiviteter:

Meny > Innstillinger > Time > Aktiviteter

Som standard er aktivitetene som omhandler ferie og fravær satt til at de trenger godkjenning av en leder. Unntaket er aktiviteten Helse/tannlege hvor denne ikke trenger godkjenning.

Dette kan overstyres inne på den enkelte aktivitet ved at haken eventuelt fjernes på de aktivitetene der det ikke kreves godkjenning av en leder.

Skal den ansatte godkjenne alle typer fravær selv. Kan dette  gjøres på ansattekortet.

Det er også mulig å velge på fraværsaktivitetene om disse skal være synlig for andre ansatte i Firmaoversikten.  Dette valget finnes under hver aktivitet ved å gå på Meny > Aktiviteter 

En administrator vil alltid se alle aktiviteter på alle ansatte i firmaoversikten, uavhengig av om det er valgt å skjule disse. En bruker som er satt som leder på et ansattkort og også har rolletilgangene "Mine ansatte" vil se alle aktiviteter på sine ansatte.

En bruker som er satt som leder på ansattkort, men bare har rolletilgangen "Administrer" vil se aktiviteten på sine ansatte, men da uten detaljer og vises som grå "pølse" i firmaoversikten.

Ansatt og ansattkort:

1. Oppsett av normaltid

Systemet trenger å vite hvor mye den ansatte forventes å jobbe for å beregne fraværsprosent og restferie korrekt. Normaltid må være definert på én av følgende måter:

• Generelle innstillinger: Satt opp under innstillinger for timeregistrering.

• Individuelle avvik: Registrert som avvikende normaltid direkte på den ansattes personkort (hvis vedkommende har en annen stillingsbrøk eller arbeidstid enn standarden).

2. Oppdatert ansattliste

Rapportene henter data basert på ansettelsesforholdets varighet. Sørg derfor for at:

• Startdato: Er korrekt registrert for alle nyansatte.

• Sluttdato: Er lagt inn på ansatte som har sluttet, slik at de ikke påvirker statistikken for fremtidige perioder.

Inne på ansattkortet Meny > Kontakter > Ansatte, er det et eget menypunkt for Ferie og fravær. Her kan du definere antall feriedager for den enkelte ansatte.

Du kan også legge inn ekstra feriedager for ansatte over 60 år, dersom bedriften har avtalefestet dette.

Antall feriedager på ansattkortet hentes automatisk fra de globale innstillingene under Timeinnstillinger > Ferie og fravær. Ved behov kan du overstyre disse innstillingene og legge inn avvikende feriedager direkte på den enkelte ansatte.
 

Under menypunktet Godkjennere settes det opp om leder skal godkjenne fraværet eller ikke. Som standard må alle registreringer godkjennes av en leder. Dersom den ansatte skal kunne godkjenne sitt eget fravær, må du huke av for «Godkjenner eget fravær».

Korrigering av feriedager ved starten av hvert år

På ansattkortet kan du også endre inngående saldo tilbake eller frem i tid. Korrigering av feriedager gjøres ved å velge ønsket år og deretter legge inn riktig antall dager for den aktuelle perioden.

Dette er særlig aktuelt dersom ferie og fravær tas i bruk midt i et år, eller hvis det har oppstått feil i fjorårets saldo etter at nytt år er påbegynt. I slike tilfeller er denne funksjonen den eneste måten å korrigere historiske data på.

Når endringene er utført, bør du kontrollere at saldoene er korrekte. Dette gjør du via rapporten Meny > Rapporter > Ferie og fravær > Ferie.