Quality

Når det på et oppdrag skal angis hvilke tjenester som skal leveres i dette oppdraget, så velger en oppgaver fra Oppgaveregisteret. Quality leveres med et standard oppgaveregister, som finnes ved å gå til Meny --> Innstillinger --> Oppgaveregister. Registeret er inndelt i Tjenesteområder, Kategori og Oppgave. I denne artikkelen viser vi hvordan nye oppgaver legges til, hvordan de er bygd opp, og hvordan de kan redigeres.

Opprett ny oppgave
Nye oppgaver kan opprettes ved å gå til Meny --> Innstillinger --> Oppgaveregister. Marker linjen for det tjenesteområdet eller den kategorien som en ønsker at oppgaven skal tilhøre, og trykk på knappen "Legg til oppgave" (se bildet under).

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Generelt

• "Navn". Angi navnet til oppgaven. Det navnet som velges her er det navnet på oppgaven som vil vises på steget Tjenester i veilederen for oppdrag. Lag gjerne et kort navn, da blir det enklere og mer oversiktlig å lese i fristlisten. En kan senere lage et lengre navn som vil brukes i oppdragsavtalen (feltet Beskrivelse på arkfanen Avtale). Navnet på en oppgave må være unik fra andre oppgavenavn.
• "Tjenesteområde" og "Kategori": Oppgaven knyttes til det tjenesteområdet og den kategori som var aktivt når du tykte på "Legg til oppgave". Er dette feil kan det korrigeres dette ved å velge riktig tjenesteområde/kategori fra nedtrekksmenyen. 
• "Utføres av rolle": Dersom det er en bestemt rolle (oppdragsansvarlig, medarbeider, osv) som normalt skal utføre frister på denne oppgaven, så kan det legges til her. Denne kan selvfølgelig fravikes på det enkelte oppdraget. Utfyllingen som står med grå skrift brukes hvis ikke annet er angitt, og den grå skriften henviser til at dette er en arvet opplysning fra et av nivåene over (tjenesteområde eller kategori).
• "Link": Det kan her angis en link til det riktige steget hvor denne oppgaven skal utføres, på riktig klient i PowerOffice. Den link som legges til her vil kunne benyttes i fristlisten ved å trykke på det vi kaller "Go-knappen". Knappen ser ut som dette:  Ved å trykke på dette ikonet vil et nytt bilde åpnes, på riktig steg - og på riktig klient. Følgende linker er mulig å legge inn:
  • Alle hovedmenyene i PowerOffice
  • Alle rapportene i PowerOffice
  • En ekstern nettadresse (egendefinert URL)
• "Aktivitet": For de som benytter timeregistrering i PowerOffice. Her kan det angis hvilken timeregistrerings-aktivitet som skal benyttes når timer registreres fra frister som tilhører denne oppgaven. 
• "Frister forskyves til": Angi hva som skal skje når en fristdato faller på en helge- eller helligdag. Innstillingen er angitt generelt for hele byrået under Meny --> Innstillinger --> Quality-innstillinger, men kan overstyres her pr oppgave.
• "Intern oppgave": Et selskap kan ha behov for å etablere oppgaver som ikke skal inngå i oppdragsavtalen, men som er oppgaver som er for internt bruk. Vi kaller disse for interne oppgaver, og de velges ved å sette hake på "Intern oppgave". Det er mulig å planlegge frister på disse oppgavene. I lister over oppgavene vil de interne oppgavene angis med et hus etter oppgavenavnet. Symbolet ser ut slik som dette: Når haken er satt på for intern oppgave, så forsvinner arkfanen for "Avtale" fra denne oppgaven.
• "Aktiv": Markerer om en oppgave er aktiv eller ikke. Hvis haken for aktiv tas bort, får du spørsmål om denne oppgaven skal fjernes fra alle oppdragene hvor den er valgt. Og du får spørsmål om å slette alle ikke-påbegynte frister knyttet til denne oppgaven.
• "Høy prioritet": En oppgave kan merkes med høy prioritet. I fristlistene vil oppgaver med høy prioritet merkes medet rødt flagg. De fleste listene kan også filtreres etter kun oppgaver med høy prioritet.  Symbolet for høy prioritet ser slik ut:

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Arbeidsrutine
For å legge til rette for at byrået har en mest mulig lik behandling av alle kundene, kan det være hensiktsmessig å legge til en "Standard rutine". Det kan være byråets standard arbeidsrutine, som alle i byrået skal benytte utførelse av denne oppgaven, - på alle oppdragene. Denne beskrivelsen følger oppgaven i oppdragsveilederen, og videre til fristlisten. På den måten kan den som utfører oppgaven lett få tilgang til hvilke rutiner byrået har vedr utførelse av denne oppgaven. 

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Avtale
Her registreres den tekst knyttet til denne oppgaven som skal med i Oppdragsavtalen. Teksten kommer med i avtalen på alle oppdrag. Feltene "Beskrivelse", "Frekvens" og "Kommentar" vil fremgå av tabellen i oppdragsavtalen. Feltet "Avtaletekst" vil fremgå nedenfor selve tabellen.

• "Beskrivelse": Her kan det angis et beskrivende navn på oppgaven. Beskrivelsen som legges her vil brukes i oppdragsavtalen. Benytt gjerne et lengre og mer beskrivende navn enn det oppgavenavnet som ble lagt til på Generelt-arkfanen.  Eks: Oppgavens navn er "Registrere bilag" og det vil fremkomme i oppgaveregisteret og i fristlisten. Men navnet som skal med i Oppdragsavtalen er "Registrering og kontering av bilag".
• "Frekvens": Angir hvor ofte en oppgave skal utføres. Frekvensen som legges til her vil bli foreslått og benyttet på alle oppdrag, men kan selvfølgelig fravikes på det enkelte oppdraget hvis det er ønskelig. Det er mulig å velge mellom følgende frekvenser: 
  • På forespørsel. Det vil si at denne oppgaven skal vi gjøre når kunden har behov for det. Vi vet ikke når, men tar det med i avtalen slik at oppgaven når den blir aktuell kan utføres. 
  • Løpende. På fristen kan det da velges mellom ukentlige eller 2-ukentlige frister. En kan velge hvilke dager i uken fristen skal opptre på, og ved 2-ukentlig kan en velge mellom partall- eller oddetalls uker.
  • Månedlig
  • 2-mnd
  • Kvartal
  • Tertial
  • Årlig
• "Forfallsdato": Når frekvens settes dukker tilleggsbokser for forfallsdato og måned opp (foruten ved frekvens "Løpende" og "På forespørsel"). Her angis det når oppgaven er ment å skulle være ferdigstilt.  
• "Kommentar": Feltet kommentar kommer med i oppdragsavtalen, og presenteres rett under "Beskrivelse" (navnet på oppgaven), - som en mer utfyllende beskrivelse av hva og hvordan oppgaven skal utføres. Det kan være vanskelig å fylle dette ut på forhånd her i oppgaveregisteret under innstillinger, men det kan være ihvertfall være lurt å legge opp til spørsmål som bør stilles eller avklares når denne oppgaven fylles ut på det enkelte oppdraget. Disse spørsmålene legges til i feltet "Hjelp til kommentar", se nedenfor.
• "Avtaletekst": Her angis den teksten vedrørende denne oppgaven som er nødvendig for at oppdragsavtalen skal være fullstendig. Teksten som ligger her kommer med i avtalen nedenfor tabellen over oppgavene.   
• "Hjelp til kommentar": Dette feltet kan hjelpe byrået med lik behandling og avklaring på alle sine oppdragsavtaler. Det kan være spørsmål som "Hvordan leverer kunden bilagene? Hvordan godkjenner kunden bilagene før postering? Skal det benyttes prosjekt og avdeling?" Når feltet "Hjelp til kommentar" er fylt ut vil det dukke opp et eget ikon bak oppgavenavnet i oppgavelisten på oppdraget. Ikonet er et spørsmålstegn, slik som dette: .  Ved å holde musepekeren over symbolet, vil denne hjelpeteksten dukke opp. Spørsmålstegnet og hjelpeteksten vises også når den aktuelle oppgaven åpnes.
• "Hvis denne oppgaven ikke er valgt, angi det i avtalen": Oppdragsavtalene fra PowerOffice legger opp til at avtalene også skal angi spesifikt det som ikke inngår i avtalen. Derfor er det etablert en tekst som kommer inn i avtalen dersom denne oppgaven ikke velges inn i avtalen. Denne teksten aktiveres ved å slå på haken for "Hvis denne oppgaven ikke er valgt, angi det i avtalen". Tas denne haken bort, vil det ikke bli spesifisert i avtalen at denne oppgaven ikke skal leveres av selskapet.  

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Frister
Kryss av for om det skal opprettes frister. Den frekvens som angis her vil bli foreslått på alle byråets oppdrag, men kan selvfølgelig overstyres/endres på enkeltoppdrag. Er det satt frekvens, dato og måned på arkfanen Avtale (se ovenfor), så vil dette arves til frister når haken for "Opprett frister" slås på.

PowerOffice har forhåndsutfylt de fleste lovpålagte frister, slik at disse vil automatisk bli foreslått når oppgaven velges på oppdragene.

• "Frekvens": De frekvensene som kan velges på fristene er:
  • Egendefinert
  • Ukentlig. Angi hvilke ukedag(er) fristen skal legges til.
  • 2-uke. Angi hvilken ukedag(er), samt om det skal gjelde partall- eller oddetallsuker.
  • Månedlig
  • To-månedlig
  • Kvartalsvis
  • Tertial 
  • Halvår
  • Årlig
• "Frist": Angi på hvilken dato, og hvilken måned fristen skal forfalle.
• "Tabell": Nedenfor frekvens og frist vil det dukke opp en tabell med de aktuelle fristene. De foreslåtte fristene kan redigeres i denne tabellen.  F eks merverdiavgift som normalt forfaller den 10. om 2 måneder. For 3. termin så skal forfall endres til den 31. august (siste dag i måneden). Se eksempel i bildet under. Ved ukentlige frister vil det ikke kommer datoer i tabellen - det vil bare stå hvilke dager fristene vil bli opprettet på.

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Avstemming

Her lastes opp og lagres det avstemmingsskjema som ønskes benyttet på fristen i fristlisten. Word- og Excel-skjema må ha formatet DOCX og XLSX for at funksjonaliteten skal fungere. "Gyldig fra"- feltet angir for hvilken periode det aktuelle skjema skal gjelde fra. Det vil si at skjema kun er gyldig fra den angitte måneden og fremover. Skjer det endringer i skjemaene kan det lastes det opp nye skjema, - med ny "Gyldig fra"-måned. Når et skjema lastes opp settes automatisk dagens måned som gyldighetsmåned. Skal skjema benyttes på en tidligere periode, må egenskapene på skjema endres. For å endre "Gyldig fra"-måned markeres filen, og trykk på Alternativer --> Egenskaper. Her kan både navn på filen og "Gyldig fra"-måned endres. 

Det kan legges inn flettekoder på skjemaene, se tilgjengelige flettekoder her. 

Skjemaene som er lagret på oppgavene vil fremkomme på alle fristene på denne oppgaven på alle oppdragene. Skjema hentes ved å trykke på knappen "Hent avstemmingsskjema" på fristen i fristlisten. Se eksempel i bildet under: 

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Historikk
Historikken viser historikk over når oppgaven ble opprettet, samt hvis navn eller avtaleteksten er endret. Bildet nedenfor viser eksempel på slike endringer.