Quality

Oppgaveregister: Legg til eller redigere Oppgave

📱 Vi flytter til nytt hjelpesenter

Denne artikkelen finnes ogsĂ„ i vĂ„rt nye hjelpesenter. Se oppdatert versjon her →



NÄr det pÄ et oppdrag skal angis hvilke tjenester som skal leveres i dette oppdraget, sÄ velger en oppgaver fra Oppgaveregisteret. Quality leveres med et standard oppgaveregister, som finnes ved Ä gÄ til Meny --> Innstillinger --> Oppgaveregister. Registeret er inndelt i TjenesteomrÄder, Kategori og Oppgave. I denne artikkelen viser vi hvordan nye oppgaver legges til, hvordan de er bygd opp, og hvordan de kan redigeres.

Opprett ny oppgave
Nye oppgaver kan opprettes ved Ä gÄ til Meny --> Innstillinger --> Oppgaveregister. Marker linjen for det tjenesteomrÄdet eller den kategorien som en Þnsker at oppgaven skal tilhÞre, og trykk pÄ knappen "Legg til oppgave" (se bildet under).

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Generelt

  • "Navn". Angi navnet til oppgaven. Det navnet som velges her er det navnet pĂ„ oppgaven som vil vises pĂ„ steget Tjenester i veilederen for oppdrag. Lag gjerne et kort navn, da blir det enklere og mer oversiktlig Ă„ lese i fristlisten. En kan senere lage et lengre navn som vil brukes i oppdragsavtalen (feltet Beskrivelse pĂ„ arkfanen Avtale). Navnet pĂ„ en oppgave mĂ„ vĂŠre unik fra andre oppgavenavn.
  • "TjenesteomrĂ„de" og "Kategori": Oppgaven knyttes til det tjenesteomrĂ„det og den kategori som var aktivt nĂ„r du tykte pĂ„ "Legg til oppgave". Er dette feil kan det korrigeres dette ved Ă„ velge riktig tjenesteomrĂ„de/kategori fra nedtrekksmenyen. 
  • "UtfĂžres av rolle": Dersom det er en bestemt rolle (oppdragsansvarlig, medarbeider, osv) som normalt skal utfĂžre frister pĂ„ denne oppgaven, sĂ„ kan det legges til her. Denne kan selvfĂžlgelig fravikes pĂ„ det enkelte oppdraget. Utfyllingen som stĂ„r med grĂ„ skrift brukes hvis ikke annet er angitt, og den grĂ„ skriften henviser til at dette er en arvet opplysning fra et av nivĂ„ene over (tjenesteomrĂ„de eller kategori).
  • "Link": Det kan her angis en link til det riktige steget hvor denne oppgaven skal utfĂžres, pĂ„ riktig klient i PowerOffice. Den link som legges til her vil kunne benyttes i fristlisten ved Ă„ trykke pĂ„ det vi kaller "Go-knappen". Knappen ser ut som dette: mceclip1.png Ved Ă„ trykke pĂ„ dette ikonet vil et nytt bilde Ă„pnes, pĂ„ riktig steg - og pĂ„ riktig klient. FĂžlgende linker er mulig Ă„ legge inn:
    • Alle hovedmenyene i PowerOffice
    • Alle rapportene i PowerOffice
    • En ekstern nettadresse (egendefinert URL)
  • "Aktivitet": For de som benytter timeregistrering i PowerOffice. Her kan det angis hvilken timeregistrerings-aktivitet som skal benyttes nĂ„r timer registreres fra frister som tilhĂžrer denne oppgaven. 
  • "Frister forskyves til": Angi hva som skal skje nĂ„r en fristdato faller pĂ„ en helge- eller helligdag. Innstillingen er angitt generelt for hele byrĂ„et under Meny --> Innstillinger --> Quality-innstillinger, men kan overstyres her pr oppgave.
  • "Intern oppgave": Et selskap kan ha behov for Ă„ etablere oppgaver som ikke skal inngĂ„ i oppdragsavtalen, men som er oppgaver som er for internt bruk. Vi kaller disse for interne oppgaver, og de velges ved Ă„ sette hake pĂ„ "Intern oppgave". Det er mulig Ă„ planlegge frister pĂ„ disse oppgavene. I lister over oppgavene vil de interne oppgavene angis med et hus etter oppgavenavnet. Symbolet ser ut slik som dette: NĂ„r haken er satt pĂ„ for intern oppgave, sĂ„ forsvinner arkfanen for "Avtale" fra denne oppgaven.
  • "Aktiv": Markerer om en oppgave er aktiv eller ikke. Hvis haken for aktiv tas bort, fĂ„r du spĂžrsmĂ„l om denne oppgaven skal fjernes fra alle oppdragene hvor den er valgt. Og du fĂ„r spĂžrsmĂ„l om Ă„ slette alle ikke-pĂ„begynte frister knyttet til denne oppgaven.
  • "HĂžy prioritet": En oppgave kan merkes med hĂžy prioritet. I fristlistene vil oppgaver med hĂžy prioritet merkes medet rĂždt flagg. De fleste listene kan ogsĂ„ filtreres etter kun oppgaver med hĂžy prioritet.  Symbolet for hĂžy prioritet ser slik ut:

mceclip0.png

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Arbeidsrutine
For Ă„ legge til rette for at byrĂ„et har en mest mulig lik behandling av alle kundene, kan det vĂŠre hensiktsmessig Ă„ legge til en "Standard rutine". Det kan vĂŠre byrĂ„ets standard arbeidsrutine, som alle i byrĂ„et skal benytte utfĂžrelse av denne oppgaven, - pĂ„ alle oppdragene. Denne beskrivelsen fĂžlger oppgaven i oppdragsveilederen, og videre til fristlisten. PĂ„ den mĂ„ten kan den som utfĂžrer oppgaven lett fĂ„ tilgang til hvilke rutiner byrĂ„et har vedr utfĂžrelse av denne oppgaven. 

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Avtale
Her registreres den tekst knyttet til denne oppgaven som skal med i Oppdragsavtalen. Teksten kommer med i avtalen pÄ alle oppdrag. Feltene "Beskrivelse", "Frekvens" og "Kommentar" vil fremgÄ av tabellen i oppdragsavtalen. Feltet "Avtaletekst" vil fremgÄ nedenfor selve tabellen.

  • "Beskrivelse": Her kan det angis et beskrivende navn pĂ„ oppgaven. Beskrivelsen som legges her vil brukes i oppdragsavtalen. Benytt gjerne et lengre og mer beskrivende navn enn det oppgavenavnet som ble lagt til pĂ„ Generelt-arkfanen.  Eks: Oppgavens navn er "Registrere bilag" og det vil fremkomme i oppgaveregisteret og i fristlisten. Men navnet som skal med i Oppdragsavtalen er "Registrering og kontering av bilag".
  • "Frekvens": Angir hvor ofte en oppgave skal utfĂžres. Frekvensen som legges til her vil bli foreslĂ„tt og benyttet pĂ„ alle oppdrag, men kan selvfĂžlgelig fravikes pĂ„ det enkelte oppdraget hvis det er Ăžnskelig. Det er mulig Ă„ velge mellom fĂžlgende frekvenser: 
    • PĂ„ forespĂžrsel. Det vil si at denne oppgaven skal vi gjĂžre nĂ„r kunden har behov for det. Vi vet ikke nĂ„r, men tar det med i avtalen slik at oppgaven nĂ„r den blir aktuell kan utfĂžres. 
    • LĂžpende. PĂ„ fristen kan det da velges mellom ukentlige eller 2-ukentlige frister. En kan velge hvilke dager i uken fristen skal opptre pĂ„, og ved 2-ukentlig kan en velge mellom partall- eller oddetalls uker.
    • MĂ„nedlig
    • 2-mnd
    • Kvartal
    • Tertial
    • Årlig
  • "Forfallsdato": NĂ„r frekvens settes dukker tilleggsbokser for forfallsdato og mĂ„ned opp (foruten ved frekvens "LĂžpende" og "PĂ„ forespĂžrsel"). Her angis det nĂ„r oppgaven er ment Ă„ skulle vĂŠre ferdigstilt.  
  • "Kommentar": Feltet kommentar kommer med i oppdragsavtalen, og presenteres rett under "Beskrivelse" (navnet pĂ„ oppgaven), - som en mer utfyllende beskrivelse av hva og hvordan oppgaven skal utfĂžres. Det kan vĂŠre vanskelig Ă„ fylle dette ut pĂ„ forhĂ„nd her i oppgaveregisteret under innstillinger, men det kan vĂŠre ihvertfall vĂŠre lurt Ă„ legge opp til spĂžrsmĂ„l som bĂžr stilles eller avklares nĂ„r denne oppgaven fylles ut pĂ„ det enkelte oppdraget. Disse spĂžrsmĂ„lene legges til i feltet "Hjelp til kommentar", se nedenfor.
  • "Avtaletekst": Her angis den teksten vedrĂžrende denne oppgaven som er nĂždvendig for at oppdragsavtalen skal vĂŠre fullstendig. Teksten som ligger her kommer med i avtalen nedenfor tabellen over oppgavene.   
  • "Hjelp til kommentar": Dette feltet kan hjelpe byrĂ„et med lik behandling og avklaring pĂ„ alle sine oppdragsavtaler. Det kan vĂŠre spĂžrsmĂ„l som "Hvordan leverer kunden bilagene? Hvordan godkjenner kunden bilagene fĂžr postering? Skal det benyttes prosjekt og avdeling?" NĂ„r feltet "Hjelp til kommentar" er fylt ut vil det dukke opp et eget ikon bak oppgavenavnet i oppgavelisten pĂ„ oppdraget. Ikonet er et spĂžrsmĂ„lstegn, slik som dette: .  Ved Ă„ holde musepekeren over symbolet, vil denne hjelpeteksten dukke opp. SpĂžrsmĂ„lstegnet og hjelpeteksten vises ogsĂ„ nĂ„r den aktuelle oppgaven Ă„pnes.
  • "Hvis denne oppgaven ikke er valgt, angi det i avtalen": Oppdragsavtalene fra PowerOffice legger opp til at avtalene ogsĂ„ skal angi spesifikt det som ikke inngĂ„r i avtalen. Derfor er det etablert en tekst som kommer inn i avtalen dersom denne oppgaven ikke velges inn i avtalen. Denne teksten aktiveres ved Ă„ slĂ„ pĂ„ haken for "Hvis denne oppgaven ikke er valgt, angi det i avtalen". Tas denne haken bort, vil det ikke bli spesifisert i avtalen at denne oppgaven ikke skal leveres av selskapet.  

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Frister
Kryss av for om det skal opprettes frister. Den frekvens som angis her vil bli foreslÄtt pÄ alle byrÄets oppdrag, men kan selvfÞlgelig overstyres/endres pÄ enkeltoppdrag. Er det satt frekvens, dato og mÄned pÄ arkfanen Avtale (se ovenfor), sÄ vil dette arves til frister nÄr haken for "Opprett frister" slÄs pÄ.

PowerOffice har forhÄndsutfylt de fleste lovpÄlagte frister, slik at disse vil automatisk bli foreslÄtt nÄr oppgaven velges pÄ oppdragene.

  • "Frekvens": De frekvensene som kan velges pĂ„ fristene er:
    • Egendefinert
    • Ukentlig. Angi hvilke ukedag(er) fristen skal legges til.
    • 2-uke. Angi hvilken ukedag(er), samt om det skal gjelde partall- eller oddetallsuker.
    • MĂ„nedlig
    • To-mĂ„nedlig
    • Kvartalsvis
    • Tertial 
    • HalvĂ„r
    • Årlig
  • "Frist": Angi pĂ„ hvilken dato, og hvilken mĂ„ned fristen skal forfalle.
  • "Tabell": Nedenfor frekvens og frist vil det dukke opp en tabell med de aktuelle fristene. De foreslĂ„tte fristene kan redigeres i denne tabellen.  F eks merverdiavgift som normalt forfaller den 10. om 2 mĂ„neder. For 3. termin sĂ„ skal forfall endres til den 31. august (siste dag i mĂ„neden). Se eksempel i bildet under. Ved ukentlige frister vil det ikke kommer datoer i tabellen - det vil bare stĂ„ hvilke dager fristene vil bli opprettet pĂ„.

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Avstemming

Her lastes opp og lagres det avstemmingsskjema som Ăžnskes benyttet pĂ„ fristen i fristlisten. Word- og Excel-skjema mĂ„ ha formatet DOCX og XLSX for at funksjonaliteten skal fungere. "Gyldig fra"- feltet angir for hvilken periode det aktuelle skjema skal gjelde fra. Det vil si at skjema kun er gyldig fra den angitte mĂ„neden og fremover. Skjer det endringer i skjemaene kan det lastes det opp nye skjema, - med ny "Gyldig fra"-mĂ„ned. NĂ„r et skjema lastes opp settes automatisk dagens mĂ„ned som gyldighetsmĂ„ned. Skal skjema benyttes pĂ„ en tidligere periode, mĂ„ egenskapene pĂ„ skjema endres. For Ă„ endre "Gyldig fra"-mĂ„ned markeres filen, og trykk pĂ„ Alternativer --> Egenskaper. Her kan bĂ„de navn pĂ„ filen og "Gyldig fra"-mĂ„ned endres. 

Det kan legges inn flettekoder pĂ„ skjemaene, se tilgjengelige flettekoder her. 

Skjemaene som er lagret pĂ„ oppgavene vil fremkomme pĂ„ alle fristene pĂ„ denne oppgaven pĂ„ alle oppdragene. Skjema hentes ved Ă„ trykke pĂ„ knappen "Hent avstemmingsskjema" pĂ„ fristen i fristlisten. Se eksempel i bildet under: 

 

Legg til ny eller rediger oppgave: Historikk
Historikken viser historikk over nÄr oppgaven ble opprettet, samt hvis navn eller avtaleteksten er endret. Bildet nedenfor viser eksempel pÄ slike endringer.

 

Har du flere spÞrsmÄl? Send oss en henvendelse