Quality

Oppgaveregisteret - Etablere ny oppgave

Etablering av en ny oppgave

Aktiver linjen for tjenesteområdet, eller den kategorien som en ønsker at oppgaven skal tilhøre og trykk på knappen for å "legg til oppgave":

mceclip0.png

Dialogboksen for oppgave kommer opp:

Angi navnet til oppgaven, som må være unik fra andre oppgavenavn, og gjerne så kort at det er plass når det skal etableres en frist på oppgaven. En kan senere lage et lengre navn som vil opptre i avtalen (feltet Beskrivelse på fanen Avtale). Det navnet som velges her er det navnet på oppgaven som vil vises under Tjenesteområde og Kategori ute i veileder for oppdrag. 

Knytt oppgaven opp mot et tjenesteområde og evt en kategori. Systemet vil foreslår det området som var aktivt når du trykket på "legg til oppgave", er dette feil korrigeres dette ved å velge riktig tjenesteområde fra nedtrekksmenyen. Er ikke tjenesteområdet lagt til enda, kan dette opprettes fra samme nedtrekksmeny.

Dersom en ønsker kan oppgaver knyttes til kategorier under Tjenesteområdet. Er ikke kategorien etablert, kan en gjøre dette herfra via "legg til" i feltet for kategori. Se bildet under.

Ved timeregistrering fra frist kan en her legge inn aktiviteten som skal benyttes ved timeføring fra frister som tilhører denne oppgaven. 

 

mceclip0.png

 

Link

Det kan etableres en link til området i Poweroffice GO hvor oppgaven skal utføres. Denne linken legges inn her på oppgaven og vil fremtre som et ikon på fristen, mceclip1.png. Ved å trykke på dette ikonet vil et nytt bilde åpnes på aktuell klient og føre utfører til det området hvor oppgaven skal utføres.

Følgende linker er mulig å legge inn:

Alle hovedmenyene i Go:

mceclip0.png

 

Alle rapportene i GO:

mceclip1.png

 

 Aktivitet

Benyttes timeføring gjennom Go kan ønsket aktivtet legges inn på oppgavenivå under innstilling. Denne vil da komme opp som foreslått aktivtet ved arbeid på aktuell frist. Ligger ikke ønsket aktivitet under nedtrekksmenyen, må denne opprettes under time - aktiviteter. 

 

Frister forskyves til 
Under generelle innstillinger settes hovedregelen for hvordan en datoen til en frist skal forskyves når den faller på en helge- eller helligdag. Her kan hovedregelen overstyres på den enkelte oppgave, og vil gjelde for alle frister knyttet til den aktuelle oppgaven. 

Intern oppgave 

Et selskap kan ha behov for å etablere oppgaver som ikke skal inngå i selve avtaleverket, men som er oppgaver som er ment for internt bruk, vi kaller disse for interne oppgaver. Disse vil en kunne foreta planlegging på og dermed få frist, slik at en kan sikre seg kontrollpunkter i fremdriften av et oppdrag. Interne oppgaver velges ved å sette hake på "intern oppgave". Interne oppgaver vil vises i oppgaveregisteret med eget ikon for interne oppgaver: 

 

 

Når haken er satt på for intern oppgave endrer dialogbildet seg. Fanen for Avtale blir borte da denne oppgaven aldri skal inn i avtaleverket.

 

 

Fanen Arbeidsrutine

Selskapet kan her oppgi hvilken rutine selskapet har ved utføring av denne oppgaven. Denne beskrivelsen følger oppgaven ut i veileder for oppdrag og videre ut til fristlisten. På den måten kan den som utfører oppgaven lett få tilgang til hvordan rutinen er på denne oppgaven. Selskapet har da mulighet for å legge til rette for lik behandling. 

 

Fanen Avtale

Her legges alt inn som skal komme med i avtalen vedrørende oppgaven. Feltene "Beskrivelse", "Frekvens" og "kommentar" vil fremgå av tabell i avtale. Feltet "Avtaletekst" vil fremgå under tabell for tjenesteområdet det tilhører, og etter evtuell tekst fra tjenesteområde og kategori. 

Forklaring til feltene:

Feltet Beskrivelse; her kan du oppgi et lengre navn som er mer beskrivende enn oppgavenavnet som vises i oppgaveoversikten. Eks: Oppgavens navn er "Registrere bilag" og det vil fremkomme i oppgaveregisteret, i veilederen for oppdrag og ute i fristlisten. Beskrivelsen som legges her under fanen avtale og feltet Beskrivelse vil komme med inn i avtalen i tabellen under tjenesteområdet som oppgaven tilhører. 

 

Visning i avtalen:

 

Feltet Frekvens

Det er mulig å legge inn frekvens her i innstillinger for dato for utførelse på en oppgave. Dersom dette gjøres her vil det ligge fast på oppgaven og følge med inn i veileder for oppdrag. Det kan redigeres i oppdraget dersom nødvendig.   

Følgende valg på frekvens er opprettet:

 

 

Når frekvens settes dukker følgende tilleggsbokser opp, foruten ved frekvens "Løpende" og "På forespørsel". Her kan en si når oppgaven er ment å skulle være ferdigstilt, dato og mnd. 

Forklaring til enkelte av frekvensene:

På forespørsel - vil fristvalget bli "egendefinert" noe som vil si at denne oppgaven skal vi gjøre når kunden har behov for det. Vi vet ikke når, men tar det med i avtalen slik at oppgaven når den blir aktuell kan utføres. 

Løpende - på fristnivå får en da velge mellom ukentlige frister, eller 2-ukentlige frister. En kan velge hvilke dager i uken fristen skal opptre på, og ved 2-ukentlig kan en velge mellom partall- eller oddeuker.

 

Feltet Kommentar

Feltet kommentar kommer også med i tabellen i avtalen, og presenteres rett under "Beskrivelse" som en utfyllende beskrivelse av hva og hvordan oppgaven skal utføres. Det kan være vanskelig å fylle denne ut på forhånd her under innstillinger, men en kan legge opp til spørsmål som bør stilles eller avklares når i veilederen for oppdrag, steg tjenester. Dette gjøres i feltet for "hjelp til kommentar", og hjelper selskapet til lik behandling og avklaring på sine oppdragsavtaler. Se eks:

Når feltet "Hjelp til kommentar" er fylt ut vil dette fremkomme som et ikon ute i veilederen, både etter navnet på oppgaven, og inne i dialogen til oppgaven. Ved å hovre over symbolet vil teksten som står i feltet på oppgaven i innstilling fremkomme, se eks:

 

I veileder for oppdrag, steg Tjenester:

 

I oppgavedialogen ute i veileder for oppdrag:

 

Visning ute i avtalen:

 

Feltet Avtaletekst

Her oppgis den tekst som er knyttet til oppgaven, som er nødvendig for at avtalen skal være fullstendig. Teksten som ligger her vil bli lagt inn under tabellen i avtalen på det tjenesteområdet som oppgaven ligger under. 

 

Fanen Frister

Er det satt frekvens, dato og måned under fanen for Avtale vil dette arves inn hit når haken settes på.

Dersom en ønsker kan en allerede her i oppgaveregisteret sette på standard frekvens, dato og måned og bare endre når ute i veileder for oppdrag. Systemet har forhåndsutfylt lovpålagte frister, slik at disse vil komme automatisk når oppgaven velges i veilederen.

På fanen avtale er følgende fylt ut:

PÅ fanen Frister arves innlegging fra avtalefanen:

Månedfristene kan redigeres rett i tabellen:

Eks moms som forfaller den 10 om 2 mnd, foruten ved 3 termin mai og juni, hvor forfall er den 31. august:

 

UKEFRISTER

Dersom frekvensen settes til løpende under Avtale - vil forslaget i fanen for frister se slik ut:

Valget kommer automatisk til ukentlig på fanen for frister, eks her er at fristen skal komme hver onsdag og fredag. 

 

Ved ukentlige frister vil det ikke kommer datoer nedover i en tabell - vil bare stå hvilke dager fristene vil bli opprettet på:

 

Samme skjer ved valget 2-ukentlige frister - her kan en velge mellom odde- eller partallsuker:

 

Fanen Avstemming

Under denne fanen kan en legge et avstemmingsskjema som en ønsker skal følge oppgaven ut i fristlisten. Word og Excel skjema må ha formatet Docx og Xlsx for at funksjonaliteten skal fungere. 

Når et skjema lastes opp settes dagens måned som gyldighetsmåned, det vil si at skjema kun er gyldig fra den måneden og fremover. Skal skjema benyttes på en tidligere periode må egenskapene på skjema endres.

Det kan legges inn flettekoder på skjema, trykk her for å se tilgjengelige flettekoder. 

Sette gyldighetsdato

Ved opplastning av skjema i Mars 2019 settes gyldighetsdatoen automatisk til den måned som skjema lastes opp:

 

For at skjema skal være gyldig  i periodene før mars - må dokumentets egenskaper endres:

Marker filen - velg alternativer - velg egenskaper - legg inn riktig dato - trykk ok:

 Avstemmingsskjema med endret gyldighetsmåned:

Skjema vil fremkomme på fristen under følgende knapp:

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse