Regnskap

Se også denne video som viser hvordan du setter opp fakturamottaket i PowerOffice

Siden PowerOffice er fullstendig papirløst må alle inngående bilag sendes inn på klienten elektronisk. Disse vil komme fram under bilagsføring som viser alle mottatte ubehandlede bilag. Innsendingen kan gjøres på flere forskjellige måter.

• EHF (Elektronisk HandelsFormat)

Ved mottak i EHF, leses fakturainformasjonen inn fra fil og mulighet for feil i fakturainformasjon er minimal. Dette er den mest anbefalte måten å motta faktura og kreditnotaer fra leverandører på.

For å kunne være mottaker av EHF må virksomheten være registrert i ELMA-registeret. Se punktet E-faktura under firmainnstillinger hvordan klienten meldes inn. 

• Pdf via e-post

Ved mottak av pdf via e-post, sendes bilagene som vedlegg til e-postadressen angitt som klientens bilagsmottak. Se punktet E-faktura under firmainnstillinger hvordan e-postadresse opprettes.

Det er også mulig å scanne bilag til bilagsmottakets e-postadresse.

Pdf'er som leses inn i Go kjøres gjennom en fakturatolk som leser innholdet i pdf'en for å finne relevant fakturainformasjon.

Det gjøres oppmerksom på at tolken leser scannede pdf-bilag dårligere enn originale pdf'er som kommer direkte fra leverandør, da disse ikke lenger er digital.

• Manuell opplasting av pdf

Inne i bilagsføringen er det mulig å manuelt laste opp bilag bruker har lagret på maskin/server.

Trykk «Legg til» for å åpne utforsker på lokal maskin eller server og marker vedlegget som ønskes lastet opp. Trykk «Åpne» for å laste opp.

«Legg til» knappen har også drag and drop funksjon slik at lagrede pdf'er kan dras over og slippes på knappen for opplasting.

• Manuell opplasting av bildefiler

For å garantere riktig visning av bilagsbilder, må disse være i pdf-format. Bildefiler (jpeg, png etc.) vil kunne lastes opp i bilagsføringen, men PowerOffice kan ikke garantere for vellykket opplasting eller korrekt visning av bildet. Skal bilde av kvitteringer og lignende sendes inn til bilagsføringen, er det anbefalt at dette gjøres via PowerOffice Go appen.

Svartelisting av leverandører

Skulle det oppstå at useriøse leverandører sender «falske» eller mistenkelige fakturaer inn i klientens bilagsmottak, er det mulig å få Go til å detektere mistenkelige fakturaer ved å svarteliste leverandøren. Først må funkjonaliteten være aktivert på klienten (innstillinger - finans) for å kunne sette dette per leverandør.

Inne på leverandørkortet i fanen kjøp, sett hake for «Er svartelistet» og angi en eventuell årsak. Anbefaler også å fjerne hake for «Utbetal fakturaer».

Alle inngående fakturaer/kreditnotaer fra denne leverandøren vil da få en rød melding i bilagsbildet som ikke er mulig å fjerne. Meldingen ligger også på bilag som er postert. Bruker må da undersøke faktura om den er reel eller skal slettes. Det vil fremdeles være mulig å utbetale faktura til svartelistede leverandører, funksjonaliteten setter kun varslingsmelding på bilagene.

PowerOffice har også mulighet til å svarteliste useriøse leverandører globalt slik at alle klienter i Go vil få varslingsmelding hvis faktura kommer inn på klienten fra denne leverandøren. Forutsetter at funksjonaliteten er aktivert i finansinnstillingene.