Regnskap

Har et bilag blitt postert med feil er det mulig å korrigere dette på en enkel måte. Det er kun mulig å korrigere inngående bilag som har bilagsbilde.

Utføre korreksjon

Gå inn på det posterte bilaget som skal korrigeres. Trykk «Rediger» og velg «Korriger».

Bilaget settes nå i korreksjonsmodus. Legg inn endringer slik bilaget ønskes ført. Tilbakeføringslinjer skal ikke legges inn.

I eksemplet over har konto på den andre konteringslinjen blitt endret fra 6600 til 6620.

Når endringene er lagt inn, trykk «Lagre korrigering». Legg inn eventuell kommentar og trykk «Korriger».

Opprinnelig bilag blir reversert og et nytt bilag genereres med korreksjonene som er gjort. Bruker blir samtidig rutet til det nye bilaget som er skapt.

Merk: Det er ikke alltid bilagsnummeret umiddelbart fremkommer på det nye bilaget som er generert. Dette skjer fordi visningen skapes før bilagsnummer er rukket å bli tildelt. Skulle dette oppstå, trykk F5 for å få frem det tildelte bilagsnummeret i visningen.

Opprinnelig bilag og ny korrigert versjon av bilaget vil få en banner i toppen som inneholder en link for navigering mellom hverandre. Korrigeringen oppretter også hendelse i bilagets historikk.

Et bilag kan korrigeres flere ganger om ønskelig, men det er kun siste versjon av bilaget som er mulig å korrigere.

Det medfører ingen ekstra kostnad ved å korrigere et bilag. Reverseringsbilaget og ny versjon av bilaget som genereres i forbindelse med en korreksjon, er alltid gratis å postere.

Korreksjoner som ikke skaper korreksjonsbilag

Korreksjoner som ikke skaper korreksjonsbilag, vil være endringer som ikke påvirker en konteringslinje i vesentlig grad. Slike korreksjoner stemples likevel inn i bilagets historikk for en eventuell sporing. Dette vil i hovedsak gjelde korreksjon av betalingsdetaljer, beskrivelsesfelter, bestillingsnummer og kontraktsnummer. Det er ikke nødvendig å kommentere hva som korrigeres da dette vil bli lagt til historikken automatisk. I tillegg vil en banner legges seg i toppen av bilagsbildet med den samme informasjonen.

Korrigerte bilag i rapporter

Når en korreksjon med korreksjonsbilag gjennomføres, vil opprinnelig bilag og tilhørende reverseringsbilag, oppheve hverandre slik at summen av disse gir en null-effekt i regnskapet. I alle regnskapsrapporter som viser konteringslinjer, vil disse bilagslinjene være presentert i kursiv og kan skjules av et filter om ønskelig. Alle bilag involvert i en korrigering med korreksjonsbilag, vil være merket om de er en reversering, er reversert og/eller en korreksjon av et annet bilag.

Merk: Gjøres en korreksjon av et bilag som ligger i låst periode vil reverseringen og det nye bilaget kunne føres på første ledige dato i åpen periode. Gjøres dette, vil opprinnelig bilag ha effekt i regnskapet frem til datoen det er reversert og ført på nytt, men bilaget skjules likevel av dette filteret. Det kan derfor oppstå avvik i saldo på rapporter ved bruk av dette filteret hvis til-dato settes slik at reverseringen og ny føring ikke blir med i utvalget.

Kontrollspor

Uansett hvilken versjon av et bilag som åpnes i en kjede av korreksjoner, er det via bilagets bilagsdetaljer enkelt å navigere til:

• Korrigert bilag: navigerer til forrige versjon av bilaget 

• Reversert av bilag: navigerer til bilaget som reverserer bilaget man står inne på 

• Gjeldende bilag: navigerer til siste versjon av bilaget

I bilagsdetaljene til siste versjon av bilaget er det mulig å få presentert detaljene til alle involverte bilag i en kjede av korreksjoner ved å sette hake på for «Vis korreksjoner».

Korreksjon av bilag godkjent for betaling

Når et bilag er godkjent for betaling (tidligere kalt autorisert for betaling), vil betalingsdetaljene for alltid være låst for korreksjon inne på selve bilaget.

Skal betalingsdetaljer endres må dette gjøres fra betalingslisten «venter på godkjenning» etter betalingen er fjernet i bank og avvist fra forfallsoversikten. Elementer i bilaget som ikke angår betalingsdetaljene er mulig å korrigere, uansett status på bilaget.

Matching

Korrigeres bilag som enten er matchet på reskontro eller i bankavstemmingen, ivaretas dette av systemet automatisk. Matching mellom motpost og bilag som korrigeres oppheves, hvor motpost matches på nytt mot ny versjon av bilaget. Opprinnelig bilag og reverseringen matches så sammen. I bankavstemmingen vil likevel ikke motpost matches mot ny versjon av bilaget om det er beløpet som korrigeres.