Generelt om PowerOffice

I denne hjelpesenterartikkelen vil vi vise hvordan en ny klient settes opp dersom du er helt ny bruker. Artikkelen viser også oppsett av klient om du allerede har tilgang til andre klienter fra før. Vi viser hvordan du får ferdig utfylt offentlig tilgjengelig informasjon om firmaet ved å fylle inn navn eller organisasjonsnummer, samt hvordan du får registrert din regnskapsfører i partnerkodefeltet. Du får også informasjon om hvordan du setter opp fakturamottak via EHF og e-post, og angir startdato for bokføring i PowerOffice. Vi går også gjennom kontoplan og reskontroserier, bankkontoer og valutaer. Til slutt anbefaler vi at klienten settes opp med tofaktorautentisering for alle brukere. 

Opprett PowerOffice-klient for ditt firma

Ved første gangs registrering av klient for ny bruker, starter en klientveileder som går gjennom stegene for å gjøre klienten operativ. For eksisterende brukere, gå i klientmenyen og trykk «Legg til ny regnskapsklient».

Klientveilederen tar deg gjennom en rekke skjemaer der informasjon og innstillinger kan registreres.

Det er mulig å hoppe over denne, helt eller delvis, da oppsettet kan defineres i klientens innstillinger på et senere tidspunkt. I så tilfelle, registrer firmainformasjonen, gå til siste steg i veilederen, og trykk fullfør. 

• Firma

Fyll inn bedriftens navn eller organisasjonsnummer. PowerOffice vil søke opp relevant informasjon om selskapet fra vår tjenesteleverandør av foretaksinformasjon (Proff.no og Brønnøysundregisteret) og fyller ut feltene med tilgjengelig informasjon. Kontroller at informasjonen er korrekt. Oppdater eventuell utdatert informasjon. Felter med stjerne er obligatoriske og må være utfylt.

Benytter klienten et regnskapsbyrå som er partner av Poweroffice, skal det stå en partnerkode i feltet «Partner» som knytter klienten til regnskapsbyråets portefølje. I så tilfelle og koden mangler, kontakt regnskapsfører for å få denne oppgitt.

• Adresser

Her fyller PowerOffice inn virksomhetens postadresse og eventuelt leveringsadresse. Dette hentes inn fra Foretaksregisteret automatisk, men kan overstyres om ønskelig. Dersom leveringsadresse er ulik postadresse, fjernes haken fra «Samme som postadresse» og leveringsadresse legges inn.

• Fakturamottak

Det er to måter å motta elektroniske faktura på, via EHF og e-post.

EHF

I PowerOffice er det svært enkelt å registrere seg som mottaker av EHF-faktura. Huk av for «Motta faktura og purringer som EHF» og fyll inn kontaktperson, telefon og e-post. Virksomheten blir da automatisk registrert i ELMA-registeret når klientens abonnement aktiveres og vil da umiddelbart være klar for å kunne motta EHF-faktura (angitt kontaktperson vil motta en e-post som bekrefter registreringen). Vi anbefaler alle klienter å aktivere for mottak av EHF-faktura.

Kontroller at virksomheten allerede ikke er registrert i ELMA-registeret som mottaker i et annet regnskapssystem. I så fall må det vurderes oppsigelse av ELMA-registreringen fra det andre regnskapssystemet ved overgang til PowerOffice, ettersom det ikke er mulig å være registrert som mottaker av EHF fra to separate regnskapssystemer samtidig. Sjekk her om virksomheten allerede er registrert i ELMA. Det vil komme feilmelding i PowerOffice hvis virksomheten allerede er registrert via et annet system.

E-post

For å kunne motta elektroniske fakturaer og bilag på e-post, huk av for «Motta fakturaer og purringer på e-post» og fyll inn ønsket epost-adresse i feltet «Faktura e-post». Vanligvis benyttes virksomhetens navn eller en forkortelse, etterfulgt av @faktura.poweroffice.net. Valgt epost-adresse for inngående faktura må ikke finnes fra før. Bilagene som sendes til denne adressen må være i pdf-format.

Informer alle nødvendige forretningsforbindelser om nytt bilagsmottak!

• Finans

Angi konverteringsdato for overgang til PowerOffice. Fastsatt måned (og år) legges inn her. Første dag i oppgitt måned vil være bedriftens oppstartsdato i PowerOffice.

Bokføringsvaluta står fast til NOK og kan ikke endres.

Regnskapsårets slutt skal i de aller fleste tilfeller settes til desember. Likevel er det mulig å overstyre dette dersom din virksomhet har godkjenning fra myndighetene for avvikende regnskapsår (typisk for virksomheter som er sesongbaserte).

Nummerserier ansatte, kunder og leverandører er satt opp med standard nummerserier, men kan endres og defineres med nummerserier fra gammelt system hvis ønskelig ved avvik. Skal flere reskontro nummerserier og/eller annen hovedboktilknytning benyttes, settes disse opp i klientens innstillinger. Dette bør gjøres før transaksjoner registreres på reskontroene. Nummerseriene kan ikke overlappe hverandre.

Nummerserien 1000-9999 kan ikke benyttes da denne er låst til kontoplanen.

Fjern hake om virksomheten ikke er mva-registrert. 

Mva reg.nr fylles automatisk inn fra Foretaksregisteret (klientens org.nr), dersom bedriften er mva-pliktig.

Sett hake om klienten er kompensasjonsberettiget. 

• Driftskonto

Angi bedriftens bankkontonummer som benyttes til inn og utbetalinger (driftskonto).

Banknavnet fylles inn automatisk av PowerOffice, basert på bankkontonummeret. Dersom dette ikke skjer, kan banknavn fylles inn manuelt.

Angi hvilken hovedbokskonto i balansen bankkontoen er knyttet til, for eksempel 1920.

Skriv inn navnet på hovedbokskonto som bankkontoen er knyttet til.

• Valutaer

Dersom bedriften sender eller mottar faktura i en annen valuta enn NOK, må aktuell valuta spesifiseres her for å gjøres tilgjengelig i PowerOffice. Kursene oppdateres daglig mot Den europeiske sentralbank. Kurs på angitt bokføringsdato benyttes ved postering og omregnes til norske kroner. Ved innbetaling (OCR) og utbetaling (remittering) posteres valutagevinst/-tap automatisk mot angitt konto under finansinnstillingene.

• Kontoplan

Klientveilederen er satt opp med kontoplan basert på norsk standard (NS-4102), klar til import. Hvis ønskelig kan denne erstattes med kontoplan fra gammelt system. I så tilfelle må gammel kontoplan eksporteres ut fra gammelt system hvor data fra fra denne settes opp i en importfil.

Anbefaler bruk av Excel for å lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Filen må lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Når filen er ferdig satt opp, trykk «Importer» og velg filen som skal importeres. Filen importeres så inn. Alle data er redigerbare. Bruk knappene «Legg til» og «Fjern» for å eventuelt redigere kontoplan før innlesning.

Se for øvrig på import av kontoplan for mer informasjon og hvor kontoplan kan importeres på et senere tidspunkt.

• Sikkerhet

Ta i bruk denne innstillingen for å sikre at alle brukere som skal ha tilgang til denne klienten, må ha aktivert tofaktorautentisering (2FA). Brukere uten tofaktorautentisering aktivert vil ikke få tilgang til klienten. Vi anbefaler på det sterkeste at kravet er aktivert for klienten. Det sikrer dataene dine på en mye tryggere måte.

Trykk «Fullfør» for å opprette klienten.