Regnskap

Åpningsbalanseimport

📱 Vi flytter til nytt hjelpesenter

Denne artikkelen finnes ogsĂ„ i vĂ„rt nye hjelpesenter. Se oppdatert versjon her →



I denne artikkelen vil vi vise hvordan du kan importere saldobalanse og importere Äpne poster reskontro ved oppstarten i PowerOffice. I punktene nedenfor forklarer vi konverteringsdato som markerer oppstart pÄ bokfÞringen og kravene ved import av saldobalanse og reskontro (filtype, kolonnenavn, valideringer og avstemming mellom importfilene). Saldobalanse og reskontroer importeres i hver sin fil og i hvert sitt steg. Reskontrotypene er kunder, leverandÞrer og ansatte. Import av inngÄende saldo finner du pÄ menypunktet Meny > Innstillinger > InngÄende saldo

NÄr saldobalanse og Äpne poster kunder, leverandÞrer og eventuelt ansatte er avstemt i gammelt regnskapssystem, mÄ disse eksporteres ut for kunne Ä lage import-fil til Go.

NB: Det er per i dag ikke mulig Ă„ importere en saldobalanse med avdeling- og/eller prosjekttilknytning (avdeling/prosjekt-regnskap). Dette kan eventuelt omposteres per konto etter import ved bruk av bilagstype Ă„rsavslutning.


Forarbeid
NÄr saldobalanse og Äpne poster kunder og leverandÞrer er avstemt i gammelt regnskapssystem, mÄ disse eksporteres ut for Ä kunne lage import-fil til PowerOffice. Saldobalansen kan importeres flere ganger sÄ denne trenger ikke vÊre endelig ved fÞrste gangs import. Det mÄ derimot Äpne poster kunder, leverandÞrer og eventuelt ansatte vÊre da disse ikke kan overskrives med ny import.

Skal forelĂžpig saldobalanse importeres fĂžr Ă„pne poster er klar, mĂ„ hovedbokskontoene som skal reskontrofĂžres kunde, leverandĂžr og evt. ansatte gis en annen midlertidig hovedbokskonto (eks 1500 til 1501,  2400 til 2401 og 2910 til 2911). Dette fordi det ved import gjĂžres en validering mot sum reskontrofĂžrt hovedbokskonto som skal stemme med sum Ă„pen postliste.

Saldobalanse og Äpne poster kan importeres i en excel-fil i vÄrt standardformat (slik som beskrevet nedenfor), eller i filer som du eksporterer fra Duett eller Agro.

  • KONVERTERINGSDATO

Sett Þnsket konverteringsdato. Denne bÞr vÊre mellom to mva-perioder for Ä slippe Ä rapportere periode fra to systemer (mva-melding for samme periode fra to systemer mÄ i sÄ fall konsolideres og rapporteres manuelt). Konverteringsdato blir fÞrste dag i angitt mÄned. InngÄende saldo importeres pÄ dagen fÞr konverteringsdato.

NÄr Äpne poster kunder, leverandÞrer og/eller ansatte importeres vil konverteringsdato bli lÄst for endring.

Inng_ende_saldo_konverteringsdato.png

  • IMPORTER SALDOBALANSE

Eksporter ut saldobalanse fra gammelt regnskapssystem. 

Mva-kontoer mÄ vÊre avstemt og tÞmt mot 2740 pÄ forhÄnd. Anbefaler Ä ikke importere systemkontoer for mva fra gammelt system (2700-2739) selv om disse stÄr med nullsaldo. Disse kan avvike fra Go sine systemkontoer for mva og da oppstÄr risiko for at kontotekst ikke stemmer med kontoens funksjonalitet i Go.

Konto kan ikke vĂŠre listet i importfilen mer enn Ă©n gang, som betyr at det per i dag ikke mulig Ă„ importere en saldobalanse med avdeling- og/eller prosjekttilknytning (avdeling/prosjekt-regnskap). Dette kan eventuelt omposteres per konto etter import ved bruk av bilagstype Ă„rsavslutning.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for Ă„ lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. PĂ„krevde kolonner mĂ„ inneholde data. Filen mĂ„ lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres saldo i fremmed valuta pÄ en konto, mÄ bÄde valutakode, valutabelÞp og belÞp i bokfÞringsvaluta vÊre angitt. Valutakurs pÄ konverteringsdato benyttes ikke for Ä beregne saldoer ved import.

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Ved import av saldobalanse er det ikke tillatt Ă„ skrive over mva-kode pĂ„ eksisterende konto med posteringer der mva-koden er lĂ„st til kontoen. NĂ„r klient opprettes i Go med kontoplan fra klientveileder, lĂ„ses angitt mva-kode til alle salgskontoer (3000-3999). Er det gjort posteringer mot kontoer med lĂ„st mva-kode fĂžr denne importen leses inn, mĂ„ mva-kode samsvare med det som allerede er angitt pĂ„ konto i kontoplanen. Skal mva-kode erstattes med en annen, mĂ„ lĂ„s oppheves pĂ„ gjeldende konto(er) fĂžr import. Systemet tillater ikke tusenskilletegn pĂ„ talldata.

Importer fil

GĂ„ pĂ„ fanen Â«Saldobalanse» og trykk Â«Importer». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres saldoer i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabelĂžp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom debet og kredit.

Eksisterende kontoplan blir ikke erstattet, men eksisterende kontoer overskrives med informasjon fra importfil.

Inng_ende_saldo_saldobalanse.png

  • IMPORTER ÅPNE POSTER KUNDER

Eksporter ut Ă„pne poster kunder fra gammelt regnskapssystem.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for Ă„ lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. PĂ„krevde kolonner mĂ„ inneholde data. Filen mĂ„ lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, mĂ„ bĂ„de valutakode, valutabelĂžp og belĂžp i bokfĂžringsvaluta vĂŠre angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass pÄ:

Avstem kundenumre i fil mot kundenumre i Go fĂžr innlesing (hvis opprettet).

  • Er det opprettet ekstern kode pĂ„ kunder i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten.

Bilagsnummer (VoucherNo) mÄ vÊre unikt for hver Äpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Mangler fakturanummer leses posten inn som en manuell post.

Det er kun faktura og kreditnota som skal ha fakturanummer. Fjern eventuelt fakturanummer pÄ andre bilagstyper. Disse vil da leses inn som manuelle poster.

Fakturanumrene mĂ„ vĂŠre unike. 

Det er ikke tillatt med bokstaver i fakturanummer.

Anbefales at adresseinformasjon angis hvis kunde ikke fins fra fĂžr.

Er KID benyttet bĂžr ogsĂ„ disse vĂŠre med i importen. Er KID-nummeret over en viss lengde og/eller inneholder ledende nuller, bĂžr kolonnen for KID i importfilen vĂŠre formattert til tekst for at ikke Excel skal gjĂžre tallene om til eksponentielle tall og/eller fjerne ledende nuller.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn pÄ talldata.

Importer fil

GĂ„ pĂ„ fanen «Åpne poster kunder» og trykk «Importer Ă„pne poster Kunder». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabelĂžp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom Ă„pne poster og regnskap (saldobalanse).

Inng_ende_saldo_apne_poster_kunder.png

  • IMPORTER ÅPNE POSTER LEVERANDØRER

Eksporter ut Ă„pne poster leverandĂžrer fra gammelt regnskapssystem.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for Ă„ lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. PĂ„krevde kolonner mĂ„ inneholde data. Filen mĂ„ lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, mĂ„ bĂ„de valutakode, valutabelĂžp og belĂžp i bokfĂžringsvaluta vĂŠre angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass pÄ:

Avstem leverandĂžrnumre i fil mot leverandĂžrnumre i Go fĂžr innlesing (hvis opprettet).

  • Er det opprettet ekstern kode pĂ„ leverandĂžrer i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten

Bilagsnummer (VoucherNo) mÄ vÊre unikt for hver Äpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Mangler fakturanummer leses posten inn som en manuell post.

Det kan ikke vĂŠre samme fakturanummer innenfor samme leverandĂžr

Er KID benyttet bĂžr ogsĂ„ disse vĂŠre med i importen. Er KID-nummeret over en viss lengde og/eller inneholder ledende nuller, bĂžr kolonnen for KID i importfilen vĂŠre formattert til tekst for at ikke Excel skal gjĂžre tallene om til eksponentielle tall og/eller fjerne ledende nuller.

Fins ikke leverandĂžr fra fĂžr i Go, anbefales det pĂ„ det sterkeste at organisasjonsnummer er med i filen. Dette for Ă„ unngĂ„ dublett nĂ„r det mottas fakturaer fra gjeldende leverandĂžr i bilagsmottaket. Go leser organisasjonsnummer fra faktura og leter etter dette blant eksisterende leverandĂžrer. Fins ikke nummeret, opprettes leverandĂžren automatisk. Er leverandĂžren allerede opprettet uten organisasjonsnummer vil det oppstĂ„ dublett.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn pÄ talldata.

Importer fil 

GĂ„ pĂ„ fanen «Åpne poster leverandĂžrer» og trykk «Importer Ă„pne poster LeverandĂžrer». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabelĂžp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom Ă„pne poster og regnskap (saldobalanse).

Inng_ende_saldo_apne_poster_leverandorer.png

  • IMPORTER ÅPNE POSTER ANSATTE

Eksporter ut Ă„pne poster ansatte fra gammelt regnskapssystem hvis systemet har stĂžtte for dette.

Filoppsett

Anbefaler bruk av Excel for Ă„ lage importfil.

Relevant data fylles inn for hver kolonne. PĂ„krevde kolonner mĂ„ inneholde data. Filen mĂ„ lagres i .csv (semikolonseparert) format.

Skal det importeres poster i fremmed valuta, mĂ„ bĂ„de valutakode, valutabelĂžp og belĂžp i bokfĂžringsvaluta vĂŠre angitt. 

Last ned eksempelfil her.

Last ned filbeskrivelse her.

Pass pÄ:

Avstem ansattnumre i fil mot ansattnumre i Go fĂžr innlesing (hvis opprettet).

  • Er det opprettet ekstern kode pĂ„ ansatt i Go, er det denne som skal benyttes i filimporten

Bilagsnummer (VoucherNo) mÄ vÊre unikt for hver Äpen post.

Bilagsnummer (VoucherNo) kan ikke inneholde bokstaver.

Postene blir lest inn som manuelle poster.

Systemet tillater ikke tusenskilletegn pÄ talldata.

Importer fil 

GĂ„ pĂ„ fanen «Åpne poster ansatte» og trykk «Importer Ă„pne poster Ansatte». Velg filen som skal importeres.

Hvis det skal importeres poster i fremmed valuta, fins der alternative kolonner for valutakode og valutabelĂžp som kan hentes fram.

Sjekk at det ikke er differanse mellom Ă„pne poster og regnskap (saldobalanse).

Inng_ende_saldo_apne_poster_ansatte.png

Trykk «Ok» for Ä postere Äpningsbalansen.

Har du flere spÞrsmÄl? Send oss en henvendelse