Timeføring

Denne artikkelen veileder deg gjennom de ulike timeinnstillingene i PowerOffice Go. Lær hvordan du tilpasser felter, fakturaforslag, timearter, normaltid og påslag.

Innstillingene du setter opp her vil gjelde for både timeregistrering på web og mobil. 

Timeinnstillingene konfigureres via Meny > Innstillinger > Time > Timeinnstillinger, og består av følgende delmenyer:

• Generelt
• Fakturaforslag
• Normaltid
• Timearter
• Aktivitetskategorier
• Påslag
• Fleksitidsaldo
• Bokføring av timer (periodisering)

Nedenfor gjennomgår vi de ulike menyene og innstillingene som kan gjøres her.

Generelt

I denne menyen velger du hvilke felt som skal være tilgjengelige når du fører timer:

• "Kunde" brukes for å kunne koble timer til spesifikke kunder.
• “Prosjektkode” og “Delprosjektkode” vises bare i timelisten hvis et slikt detaljnivå er ønsket. Det samme gjelder for “Område” under “Oppdrag”.
• For å føre timer på en annen avdeling enn den ansattes egen, må det hukes av for “Avdeling”.
• For å kunne føre for eksempel overtid eller andre typer timearter, må felt for “Timeart” aktiveres.
• Du kan også velge om du vil vise klokkeslett, stoppeklokke, trekk av pause, fakturerbar tid og timepris i timeføringen. Vær oppmerksom på at disse feltene kun fremkommer i dagsvisningen og i hurtigregistreringen, og stoppeklokkefunksjonen krever at klokkeslett også er valgt for å registrere start- og stopptid.

OBS: “Aktivitet” er et standardfelt som alltid må fylles ut, og kan derfor ikke velges bort eller konfigureres vekk. Det må alltid registreres en aktivitet over hva som er gjort når det føres timer.

Andre innstillinger:

• "Standard timepris" tilsvarer timesats på overordnet nivå. Les mer om prisfastsetting i Go her.
• Hvis du har gjort prisendringer som skal ha tilbakevirkende kraft, kan du oppdatere de allerede førte transaksjonene. For å gjøre dette, trykk på knappen "Rekalkuler transaksjoner".

OBS: Når man rekalkulerer timer via Meny - Timeinnstillinger - Generelt - "Rekalkuler transaksjoner", så settes fakturerbare timer som er endret til ikke-fakturerbart, tilbake til fakturerbare.

Fakturaforslag

Det er mulig å velge om fakturaforslag skal brukes eller ikke på klienten. Dette er spesielt nyttig for klienter som bruker tredjepartssystemer til fakturering.

For å fjerne fakturaforslaget fra menyen og samtidig ha mulighet til å fakturere fra andre områder i PowerOffice Go, kan haken for "Bruk fakturaforslag" fjernes. Denne avkrysningsboksen er på som standard.

Produkter:

Salgskontoer kan kun registreres på produktnivå via Meny > Produkter. Under Meny > Timeinnstillinger > Fakturaforslag definerer du hvilke produkter/salgskontoer som skal benyttes ved fakturering av timer, stykk, fastpris, viderefakturering av kostnader og fakturapåslag.

• Fastprisprosjekt: Ordrelinjen viser produktet som er valgt for "Fastpris".
• Viderefakturering av kostnader: Ordrelinjen viser produktet for "Kostnader".
• Påslag kostnader: Oppretter en egen ordrelinje med beløp som tilsvarer et prosentpåslag ved viderefakturering av kostnader.
• Påslag honorar: Oppretter en egen ordrelinje med beløp som tilsvarer prosentpåslaget ved fakturering av timer og fastpris.

Fakturalinjer:

Her definerer du hvordan time- og stykkføringer, fastprisprosjekter, kostnader og påslag skal presenteres som ordrelinjer på fakturaen.

Timelinjene kan grupperes som følger: 

• Total: Produktet for "Timer" vises på ordrelinjen med total sum for timeføringen, uavhengig av ansatte og aktiviteter. NB: Her vil antallet alltid være 1.
• Per ansatt: Den ansattes navn og sum timeantall vises på ordrelinjen.
• Per aktivitet: Aktivitetsnavn og sum per aktivitet vises på ordrelinjen. Merk: Hvis dette valget er satt, kan produktet overstyres på aktiviteten via Timeinnstillinger > Aktiviteter, slik at ulike aktiviteter kan ha ulike salgskontoer.

Stykklinjer: Stykkføring kan grupperes som følgende linjer:

• Total: Stykktransaksjonene summeres opp til én total linje.
• Per aktivitet: Stykktransaksjonene grupperes og vises per aktivitet.

Kostnadslinjer:Innstilling for å styre hvordan kostnadslinjer presenteres i faktura ved viderefakturering av prosjekt kostnader.

• Total

Beskrivelsesfeltet i fakturaet viser produkt som ligger under "Kostnader" i Timeinnstillinger > Fakturaforslag.

• Produkt:

Når "Produkt" er valgt, vil det produktet som er lagt inn på bilagslinjen vises på fakturaen. (dersom ingen produkt er valgt på bilagslinje, skal fakturaen hente produkt som ligger under "Kostnader" i Timeinnstillinger > Fakturaforslag)

• Beskrivelse:

Når radioknappen "Beskrivelse" er valgt, vil beskrivelsesfeltet i fakturaen vise teksten fra beskrivelsesfeltet i bilagsføringen, i tillegg til produktnavnet. Produktet som brukes er det som ligger under "Kostnader" i Timeinnstillinger > Fakturaforslag, med mindre det er overstyrt på bilagslinjen.

Hvis konteringslinjene er identiske, vil produkter og beskrivelser som er lagt inn på flere konteringslinjer, bli slått sammen på fakturaen.

Fakturadetaljer vedlegg:

Dersom du ønsker å legge ved en timeliste eller rapport over stykktransaksjoner som fakturavedlegg, kan dette gjøres under "Fakturadetaljer".

Du kan velge om rapporten skal vise kun ansattnummer, eller om ansattnavn også skal vises. Standardinnstillingen er "ansattnummer".

Merk at rapport for stykktransaksjoner per i dag kun er tilgjengelig ved fakturering mot kunde, prosjekt eller oppdrag. 

Normaltid

Vis normaltid i timeliste: 

Normaltid brukes til å måle om arbeidstiden er oppfylt, og for å beregne fleksitidssaldo. I feltet “Fra dato” angis dato for når normaltiden starter å gjelde. Avvikende normaltid på den enkelte ansatte kan registreres via Meny > Kontakter > Ansatte > Timeregistrering.

Registrer avspasering i timelisten:

Hvis det er ønskelig å dokumentere avspaseringen i timelisten, kan det legges til en fast timeføringlinje hvor avspaseringstimene registreres. Resultatet utgjør det samme som om det ikke føres timer. 

Normaltid må være oppnådd før godkjenning tillates: 

Når denne innstillingen er aktivert, vises en advarsel både ved innsending og godkjenning av timelisten dersom normaltiden ikke er oppnådd. Dette fungerer som en påminnelse og kan bidra til at ansatte fører timer fortløpende.

NB! Timelønnede har vanligvis ikke normaltid. For disse må normaltiden settes til 0 % i ansattkortet dersom denne regelen skal brukes – ellers vil de ikke kunne sende inn eller få godkjent timelisten.

Timearter

Feltet for “Standard timeart” vil være den timearten som er mest brukt på klienten. Ved oppretting av ny klient følger et standardregister med timearter:

• Timearten "Ordinær tid" er ikke tilknyttet en lønnsart, da den er beregnet for fastlønnede ansatte. Den vil ikke overføres til PowerOffice Go Lønn, og tilsvarer 100% fleksitid, 100% kostnad og ingen timeart.
• Timearten "Timelønn" (med lønnsart 120) brukes for ansatte som er lønnet per time. Det anbefales å registrere denne som standard timeart i ansattkortet til timelønnede for å unngå å føre timer på feil timeart.
• Timearter med mer enn 0% fleksitid påvirker fleksitidssaldo. 

Administrasjon av timearter:

• Nye timarter opprettes via knappen "Legg til".
• Kostpris: Her angis hvor stor andel av kostpris som skal gjelde ved bruk av timearten. Kostpris registreres på den ansatte.
• Kun timearter med tilknyttet lønnsart overføres til lønn. Ved manglende lønnsart, opprettes den via Meny > Innstillinger > Lønn > Lønnsarter.
• Fjern hake for "Aktiv" hvis en timeart ikke lenger skal være tilgjengelig ved timeføring.

Aktivitetskategorier

I denne delen av timeinnstillingene kan du tilpasse hvilke typer aktivitetskategorier som er tilgjengelig i timeføringssammenheng:

• Timetransaksjoner: Dette feltet er aktivert som standard og kan ikke deaktiveres. Det er grunnlaget for vanlig timeføring.
• Stykk: Aktiveres hvis stykkføringer i timelisten skal være tilgjengelig.
• Lønnstillegg: Dette feltet blir tilgjengelig kun når “Stykk” også er valgt. Huk av her for å kunne registrere lønnstillegg som en del av timeføringen.

Påslag

Påslag og avrunding på fakturerbar tid:

• Påslag fakturerbar tid: Denne innstillingen øker den fakturerbare tiden (tiden kunden ser på fakturaen).
• Minimum fakturerbar tid: Hvis du velger for eksempel å avrunde minimumsregistrering til nærmeste kvarter (00:15), vil en registrering på under 15 minutter bli avrundet tilsvarende (0,25t).
• Avrund fakturerbar tid opp til nærmeste: Hvis du velger å avrunde opp til nærmeste halvtime (00:30), vil en registrering mellom 15 og 30 minutter få en fakturerbar tid på 30 minutter (0,50t).

NB! Avrunding skjer etter at påslag er lagt til.

Fakturapåslag:

• Påslag kostnader: Oppretter en egen ordrelinje med et beløp som tilsvarer ønsket prosentpåslag ved viderefakturering av kostnader.
• Påslag honorar: Oppretter en egen ordrelinje med et beløp som tilsvarer prosentpåslaget ved fakturering av timer og fastpris.

Fleksitidssaldo

Det er enkelt å overføre fleksitidssaldo på alle ansatte ved årsskifte. Les mer om dette her.

Her kan også fleksitidssaldoen reguleres manuelt ved behov. Vær oppmerksom på at slik regulering ikke vil være sporbar, og at det er saldoen for januar som blir endret, noe som igjen regulerer dagens fleksitidssaldo. 

For å regulere fleksitiden anbefales det å registrere minustid og eventuelt slette linjene på lønnskjøringen, eller føre ekstra tid i timelisten alt etter behov.

Bokføring av timer

Denne delen av timeinnstillingene omhandler hvordan kostprisen på timer bokføres og periodiseres mot prosjekter og avdelinger. Denne funksjonen er beskrevet nærmere her.