Regnskap

I denne artikkelen tar vi for oss hvordan en regnskapsklient og dennes leverandører kan settes opp for å få bilagsføringen mest mulig optimalisert og automatisert.

Se også disse filmene om effektiv bilagsføring:

Aktiver mottak av EHF (Elektronisk HandelsFormat)

Alle klienter bør være registrert i ELMA-registeret for mottak av EHF-faktura og kreditnota. Dette er det viktigste grepet som kan gjøres for å sikre mest mulig korrekt registrering av en inngående faktura/kreditnota når leverandøren leverer i dette formatet. Tjenesten er helt gratis å benytte i PowerOffice Go.

EHF aktiveres under meny -> innstillinger -> firmainnstillinger -> fanekort fakturamottak

Fakturaer mottatt som EHF får en chip satt på bilagstypen i bilagsføringen.

• Gi leverandører beskjed om EHF mottak
  • Mange leverandører og deres fakturasystemer har "sniffere" som sjekker og sender faktura/kreditnota som EHF, om kunden er registrert i ELMA-registeret som mottaker (PowerOffice Go har denne funksjonen). Leverandører som fortsetter å sende faktura som pdf, bør få beskjed om at faktura ønskes levert som EHF. Dette kan bl.a gjøres ved å sende dem en mail direkte fra bilagsføringen med sist mottatte faktura som vedlegg. 

Hvorfor bidrar mottak av leverandørfaktura/kreditnota i EHF til automatisering sammenlignet med å motta fakturaen som pdf-fil via e-post?

• En pdf-faktura/kreditnota mottatt via e-post må tolkes ut fra bilagsbildet. Siden det ikke fins noen standard på et fakturaformular, vil det alltid være en viss risiko for feilmargin på tolking av informasjon eller at informasjon ikke kan tolkes i det hele tatt. Slike avvik er heller ikke alltid like lett å oppdage.
• EHF-forsendelser benyttes ikke bilagstolk. Mottatt EHF-faktura/kreditnota er en datafil (.xml-fil) der leverandøren har lagt inn informasjon i standardiserte felter som leses av mottakersystem.

Benytt korrekt konteringsmetode per leverandør

For å minimere/fjerne behovet for menneskelig kontering av inngående faktura/kreditnota, er det viktig at de ulike leverandørene settes opp med konteringmåten som passer for leverandøren.

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> EHF kontering

• Standardkonto
  • Konterer mottatt faktura/kreditnota fra gitt leverandør med angitt standardkonto på én konteringslinje. Kan benyttes når hele kostnaden skal konteres mot én konto med fradrag for samme mva-sats hver gang. Fungerer for mottatte pdf og EHF faktura/kreditnota.
• Spesifiser per mva-sats
  • Konterer mottatt faktura/kreditnota fra gitt leverandør med angitt standardkonto på inntil 4 konteringslinjer (4 ulike mva-satser). Kan benyttes når hele kostnaden skal konteres mot én konto, med fradrag og ulike mva-satser hver gang. Fungerer bare for EHF faktura/kreditnota.
• Spesifiser per produkt
  
  • Lager én konteringslinje per varelinje (produkt) i mottatt faktura/kreditnota fra gitt leverandør. Konto som benyttes per konteringslinje vil knyttes til leverandørens produktnummer ved postering, slik at den samme konto vil settes neste gang leverandøren fakturerer det samme produktet. Fungerer bare for EHF faktura/kreditnota.

Sett dimensjon automatisk på faktura

• Knytt dimensjon til konto
  • Konto som automatisk settes av systemet på konteringslinjen, kan knyttes til en dimensjon i kontoplanen. Det vil si at tilknyttet dimensjon settes samtidig ved kontering. Dimensjonen kan også angis som påkrevd. Metoden kan benyttes når samme dimensjon skal brukes hver gang ved postering mot konto.

Oppsett gjøres under meny-> innstillinger -> kontoplan -> klikk på ønsket konto -> fanekort dimensjoner

• Sett dimensjon fra EHF ordrereferanse (NY)
  • Skal faktura fra samme leverandør posteres med ulik dimensjon fra gang til gang, kan dimensjonskoden på forhånd oppgis til leverandør og be dem sette denne inn som ordrereferanse (OrderReferenceID) i EHF-fakturaen. Ved mottak av EHF faktura/kreditnota vil Go lete i angitt dimensjonsregister etter koden som leverandøren har satt som ordrereferanse. Ved match settes dimensjonskoden for angitt dimensjon inn i bilagshodet til faktura/kreditnotaen med påfølgende arv til konteringslinjer.

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> EHF ordrereferanse er

Eksempel: Faktura fra gitt leverandør ønskes automatisk kontert med et gitt prosjekt som ligger aktivt i mottakers prosjektregister. Fakturamottaker ber leverandøren legge inn prosjektkoden som ordrereferanse i EHF-fakturaen som skal sendes. På leverandørkortet hos fakturamottaker er det satt opp at EHF ordrereferanse skal leses som prosjekt. Når faktura mottas vil koden fra fakturaens ordrereferanse matche prosjektkoden i prosjektregisteret og koden blir satt inn i bilagshodet til fakturaen (med påfølgende arv til konteringslinjer). Fakturerer leverandøren fra PowerOffice Go, legges denne koden inn i felt for bestillingsnummer i ordreutkastet.

Send faktura automatisk på godkjenningsflyt

Er rutine for kostnadsgodkjenning (godkjenningsflyt) etablert på klienten og bilag fra gitt leverandør konteres automatisk riktig hver gang (ingen menneskelig behandling i bilagsføring), kan systemet settes opp til sende mottatt faktura/kreditnota fra gitt leverandør, automatisk på godkjenningsflyt til første nivå godkjenner. 

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> Send leverandørfakturaer automatisk til godkjenning

Aktivér pålitelig leverandør

Ved å aktivere pålitelig leverandør på leverandører dette passer for, vil ikke faktura/kreditnota fra leverandøren kreve menneskelig behandling før betaling skal overføres til bank.

Oppsett gjøres under meny-> leverandører -> klikk på kontakt -> fanekort kjøp -> pålitelig leverandør